A PRIMAVERA informa que foi disponibilizada a nova release da versão 9 e 10 do Accounting Automation (PAA) que, entre outras melhorias, inclui um conjunto significativo defuncionalidades que contribuem para o aumento da produtividade na execução das operações diárias do Escritório de Contabilidade.
Principais novidades
De entre as novidades, destacam-se:
Agendamento de importações
Esta funcionalidade permite criar lotes de agendamentos, onde se pode definir qual o tipo de importação, quais as periodicidades (dias, semanas e meses), as horas a que essas tarefas serão executadas e em que clientes.
Para saber mais informações, sugere-se a consulta dos seguintes recursos:
- Agendamento de importações (Vídeo)
Configuração de pastas de sistema
O PAA irá criar todas as pastas automaticamente, caso não existam. Será também possível definir regras de renomeação de ficheiros.
Para saber mais informações, sugere-se a consulta dos seguintes recursos:
Gestão automática de ficheiros
- Os ficheiros SAF-T ou extratos bancários a importar;
- Onde inserir os recibos verdes e de renda importados;
- Onde consultar os documentos a associar automaticamente ao documento do e-Fatura.
Depois de processar esta informação, os respetivos ficheiros serão renomeados e movidos para as pastas finais.
Sempre que uma importação ou documento é anulado, os respetivos ficheiros são movidos novamente para as respetivas pastas de ficheiros pendentes com a indicação "Anulado", evitando a operação manual.
Envio de ficheiros SAF-T para o portal e-Fatura
Na versão PLUS, poderá enviar os ficheiros em lote, já na versão BASE este envio será por ficheiro e por cliente.
Para saber mais informações, sugere-se a consulta dos seguintes recursos:
Importação de ficheiros SAF-T do Jasmin
A partir do PAA, é agora possível importar os ficheiros SAF-T dos clientes que utilizem o software Jasmin. Na versão PLUS, poderá importar os ficheiros em lote, já na versão BASE, a importação será por cliente.
Consulta de importações do período
Mapeamento automático entre documentos importados e documentos digitais
- associar de forma automática ao documento importado do e-Fatura;
- nos Recibos Verdes e de Renda, o PDF do documento é importado e associado automaticamente;
- associar de forma automática as notas de lançamento do banco ao respetivo movimento do extrato bancário.
Sempre que não for possível efetuar este mapeamento automaticamente, será possível realizá-lo de forma manual.Nos menus de importação, contabilização, reconciliação/contabilização de movimentos bancários e resumo de documentos, será possível visualizar os documentos.
Para saber mais informações, sugere-se a consulta dos seguintes recursos:
Consulta de documentos do e-Fatura, Recibos Verdes e e-Arrendamento
Para saber mais informações, sugere-se a consulta dos seguintes recursos:
- Gestão Automática de Documentos (vídeo)
Importação de Recibos de Renda
Para saber mais informações, sugere-se a consulta dos seguintes recursos:
Importação e-Fatura, Recibos Verdes e Recibos de Renda –Vendas
Para saber mais informações, sugere-se a consulta dos seguintes recursos:
Mapeamento das Contas de Retenção
Se a origem dos dados não tiver nenhuma informação sobre as retenções, as mesmas poderão ser preenchidas manualmente no separador Outros Dados do menu de contabilização e, ao atualizar a contabilização, os valores serão aplicados nas respetivas contas.
Para saber mais informações, sugere-se a consulta dos seguintes recursos:
- Gestão Automática de Documentos (vídeo)
Configuração das liquidações por tipo de documento
Nota: Na versão anterior, já era possível definir ao nível de cada entidade se a liquidação era realizada automaticamente e para que conta do plano de contas. Esta configuração sobrepõe-se à configuração da liquidação do Tipo de Documento.
Para saber mais informações, sugere-se a consulta do artigo "Como configurar tipos de documento?"
Modelos de Configuração
É possível criar mais do que um modelo por extensão, no entanto, só poderá atribuir um modelo por cliente.
Os modelos de configuração estão disponíveis para as extensões SAF-T, Vendas, Compras e Bancos.Para cada uma das extensões, poderá criar os modelos que pretender e definir um modelo por predefinição, isto é, o modelo que será automaticamente atribuído aos novos dlientes.
Para saber mais informações, sugere-se a consulta do seguinte artigo:
Template ECHO 2.0
O template ECHO foi alvo de melhorias, nomeadamente nos lançamentos contabilísticos, para torná-lo mais dinâmico e único com o objetivo de dar resposta às diversas particularidades dos clientes.
Desta forma, os lançamentos sugeridos pelo ECHO têm em consideração todas as configurações e o histórico de lançamentos de cada cliente em vez de regras fixas no próprio template.
Para saber mais informações, sugere-se a consulta do seguinte artigo:
Padrões Bancários
Estes padrões podem ser utilizados por qualquer cliente, independentemente do banco utilizado.
Para saber mais informações, sugere-se a consulta do seguinte artigo:
Importação de ficheiros de Retorno SEPA
Assim, esta nova operação permite facilitar tanto a reconciliação bancária como a contabilização de movimentos bancários.
Para saber mais informações, sugere-se a consulta do seguinte artigo:
Reconciliação Bancária
O algoritmo de reconciliação devolve um índice qualitativo da correspondência obtida, bem como permite identificar qual o critério de reconciliação que está a afetar o resultado, facilitando as análises das sugestões obtidas.
Para saber mais informações, sugere-se a consulta dos seguintes recursos:
Contabilização de Movimentos Bancários
Quando os movimentos bancários ainda não estão contabilizados, será possível efetuar esta contabilização a partir do próprio extrato bancário.
Este lançamento poderá ser sugerido através do padrão bancário, caso tenha sido atribuído, ou então através da indicação da conta de contrapartida do movimento bancário a integrar.
Para saber mais informações, sugere-se a consulta dos seguintes recursos:
Nova arquitetura de 64 Bits
Disponibilização da versão de 64 bits que garante um maior aproveitamento dos recursos físicos das máquinas, aumentando a resiliência do produto e dos motores em cenários de carga ou de grandes instalações.
Nota: Esta nova arquitetura apenas é aplicável à versão 10.
Considerações técnicas
Antes da atualização para a nova versão, será necessário ter em consideração os seguintes aspetos técnicos:
- Foicriado um template para a contabilização de movimentos bancários a partir dos extratos bancários com o código “BNC003”. Antes da atualização para a nova versão, não devem existir na base de dados nenhumtemplate com esta codificação. Caso exista, o mesmo deverá ser recodificadoantes da atualização;
- Foi criado um tipo de documento para o tratamento dos recibos de renda,ao qual se atribuíu o código “RR”. Antes da atualização para a nova versão, não devem existir na tabela "Tipos de Documento do PAA"nenhumtipo de documento com esta codificação.Caso exista, o mesmo deverá ser recodificado antes da atualização.
Alertamos para a necessidade de planearem uma intervenção atempada, se necessário, nas instalações dos clientes para garantir a correta atualização e funcionamento do produto, cumprindo todos os aspetos técnicos indicados. Além disto, recomendamos que a realização de um backup da base de dados antes da atualização, para salvaguardar todos os dados da aplicação.
Nota: A abertura da aplicação após a atualização pode ser um processo demoroso devido à migração de dados, devendo ser iniciada com o debug ativo.
Para auxiliar este processo, foi elaborado um Guia de atualização que enumera todos os procedimentos a realizar antes e após a atualização.
Documentação de Ajuda
Para promover a autonomia no esclarecimento de dúvidas e para tirar partido de todas as funcionalidades do PAA, encontra-se agora disponível uma nova área no Help Center V10 com artigos de apoio que irão auxiliar a utilização da aplicação.
Conheça neste vídeo mais pormenores sobre o Help Center.
Para o bom funcionamento destas atualizações, é necessário garantir que se encontram instaladas as últimas versões publicadas do produto. Se tem dúvidas como atualizar, fale com o seu parceiro.