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Os Anexos permitem guardar de forma organizada os documentos associados a movimentos contabilísticos dentro de pastas, configuradas nas Pastas de Sistema.
É possível associar automaticamente ou de forma manual anexos aos movimentos bancários e aos documentos de compras e vendas importados.
Associar Anexos a documentos
Para associar anexos a documentos de vendas e de compras, deverá aceder à respetiva extensão, validar o mapeamento automático e integrar o documento na contabilidade do ERP.
Para associar anexos a documentos de vendas e de compras, siga as seguintes etapas:
Etapa 1: Ativar gestão de anexos
- Aceder a Ambiente de Trabalho | Grupo Configurações | Pastas de Sistema;
- Definir a pasta Documentos - Vendas se pretender associar os documentos digitais de venda (apenas disponível para a extensão Vendas);
- Definir a pasta Documentos - Recebimentos caso pretenda associar os documentos digitais de venda (apenas disponível para a extensão Vendas);
- Definir a pasta Documentos - Compras se pretender associar os documentos digitais de compras (apenas disponível para a extensão Compras).
- Definir a pasta Documentos - Pagamentos caso pretenda associar os documentos digitais de compras (apenas disponível para a extensão Compras).
Etapa 2: Importar documentos
- Aceder a Aplicação | Grupo Importação | [Compras ou Vendas] | [Compras ou Vendas];
- Em função da origem do documento, a associação de anexos de forma automática é realizada de uma das seguintes formas: - e-Fatura: quando os documentos com origem no e-Fatura estão a ser importados, o PAA irá consultar as pastas de documentos pendentes de compras, pagamentos, vendas ou recebimentos, definidas nas Pastas de Sistema. Os documentos importados do e-Fatura e os documentos inseridos nas pastas serão reconciliados através de um conjunto de critérios e sempre que estes se verificam, a associação é efetuada automaticamente; - Recibos Verdes: quando os documentos com origem nos Recibos Verdes estão a ser importados, o PAA irá também importar os ficheiros em formato PDF do portal da AT e colocá-los na pasta de documentos pendentes de compras ou vendas, definidas nas Pastas de Sistema. Os documentos importados e os documentos PDF ficarão reconciliados automaticamente; - Recibos de Renda: quando os documentos com origem nos Recibos de Renda estão a ser importados, o PAA irá importar os ficheiros em formato PDF do portal da AT e colocá-los na pasta de documentos pendentes de compras ou vendas, definidas nas Pastas de Sistema;
- Na lista de documentos, poderá consultar quais os documentos que têm anexos e os que não tem. Ao clicar num documento com anexo, poderá visualizar o mesmo no painel de visualização de documentos do menu.
Etapa 3: Validar a reconciliação automática
- Aceder a Ambiente de Trabalho | [Cliente] | Menu Ações[Vendas ou Compras] | Contabilizar Documentos;
- Na lista de documentos pendentes, serão indicados quais os documentos com e sem anexo. Existem três estados diferentes, cada um com um ícone específico:
Indica que a associação automática foi realizada na primeira iteração da reconciliação. Este estado também é apresentado sempre que a associação é efetuada manualmente; 
Indica que a associação automática foi realizada após duas ou três iterações da reconciliação com critérios diferentes e, por isso, deverá validá-la; 
Indica que não foi possível efetuar a associação automática porque não foi possível verificar nenhum dos critérios ou porque o ficheiro não está na pasta de documentos pendentes; - Se a associação estiver correta, poderá avançar para a Etapa 5.
Etapa 4: Corrigir associação ou adicionar um anexo manualmente
- No painel de visualização de documentos, está disponível uma lista dos documentos digitais que estão na pasta de pendentes: - Se o documento selecionado tem um anexo associado, irá visualizá-lo juntamente com os restantes ficheiros que estão na pasta de pendentes que não estão associados a nenhum documento no PAA; - Se o documento selecionado não tem nenhum anexo associado, irá visualizar todos os ficheiros que estão na pasta de pendentes que não estão associados a nenhum documento no PAA.
- Ao clicar num ficheiro, poderá visualizá-lo no painel de visualização;
- Escolher a opção pretendida: - Se pretender associar um ficheiro a um documento sem anexos, selecionar o ficheiro pretendido e clicar em Gravar ou Integrar ERP; - Se pretender remover um ficheiro associado a um documento com anexos, desmarcar o ficheiro selecionado e, se pretender, realizar o ponto anterior para anexar um novo ficheiro. No final, clicar em Gravar ou Integrar ERP.
Etapa 5: Integrar documento com o anexo
Após concluir as validações, integrar o documento na contabilidade do ERP clicando em Integrar ERP.
Após o documento ter sido integrado com sucesso, os ficheiros anexos do documento serão movidos para as respetivas pasta de documentos Processados e renomeados de acordo com as regras definidas na configuração das Pastas de Sistema.
Caso um PDF apresente mais do que uma fatura (por exemplo Via Verde), deverá duplicar o ficheiro as vezes que forem necessárias e anexar cada uma das cópias aos documentos.
Associar Anexos a movimentos bancários
Para associar anexos a movimentos bancários, deverá ativar a gestão dos anexos nas Pastas de Sistema, validar o mapeamento automático e reconciliar o movimento.
Para associar anexos a movimentos bancários, siga as seguintes etapas:
Etapa 1: Ativar a gestão de anexos
- Aceder a Ambiente de Trabalho | Grupo Configurações | Pastas de Sistema;
- Definir a pasta Documentos - Bancos, se pretender associar as notas de lançamento emitidas pelos bancos dos respetivos movimentos bancários.
Etapa 2: Importar documentos ou extrato bancário
- Aceder a APLICAÇÃO | Grupo Importação | Bancos | Extratos Bancários;
- Quando um extrato bancário está a ser importado, o PAA irá consultar as pastas de documentos pendentes de bancos definida em Pastas de Sistema. Cada movimento do extrato bancário e os documentos contidos na pasta serão reconciliados através de um conjunto de critérios e, sempre que estes se verificam, a associação é efetuada automaticamente;
- No extrato bancário importado, consultar quais os documentos que têm anexos e os que não tem. Ao clicar num movimento bancário com anexo, poderá visualizar o mesmo no painel de visualização de documentos do menu.
Etapa 3: Validar mapeamento automático
- Aceder a Ambiente de Trabalho | [Cliente] | Menu AçõesBancos | Reconciliar/Contabilizar;
- No extrato bancário será indicado quais os movimentos com e sem anexo;
- Se a associação estiver correta, poderá avançar para a Etapa 5.
Etapa 4: Corrigir associação ou adicionar um anexo manualmente
- No painel de visualização de documentos, está disponível uma lista dos documentos digitais que estão na pasta de pendentes: - Se o documento selecionado tem um anexo associado, irá visualizá-lo juntamente com os restantes ficheiros que estão na pasta de pendentes que não estão associados a nenhum documento no PAA; - Se o documento selecionado não tem nenhum anexo associado, irá visualizar todos os ficheiros que estão na pasta de pendentes que não estão associados a nenhum documento no PAA.
- Ao clicar num ficheiro, poderá visualizá-lo no painel de visualização;
- Escolher a opção pretendida: - Se pretender associar um ficheiro a um documento sem anexos, selecionar o ficheiro pretendido e clicar em Reconciliar ou Integrar ERP; - Se pretender remover um ficheiro associado a um documento com anexos, desmarcar o ficheiro selecionado e, se pretender, realizar o ponto anterior para anexar um novo ficheiro. No final, clicar em Reconciliar ou Integrar ERP.
Etapa 5: Reconciliar movimentos com anexos
Quando se reconciliam movimentos de contabilidade que já têm anexos associados, o anexo que inicialmente estava associado ao movimento bancário passará a estar associado ao documento da contabilidade com que reconciliou.
Assim, poderá apresentar mais do que um anexo (por exemplo: a fatura e o comprovativo de pagamento emitido pelo banco).
Etapa 6: Contabilizar movimentos com anexos
Os anexos irão ficar associados ao movimento da contabilidade gerado a partir do extrato bancário.
Após a integração de um documento com anexos e os respetivos ficheiros terem sido renomeados e movidos para a pasta de processados, não os poderá renomear, mover para outra pasta ou eliminá-los, caso contrário a rastreabilidade do documento será perdida. Saiba mais no artigo Como configurar as pastas de sistema?.Durante uma importação, o PAA irá ler todos os ficheiros que estão nas pastas. Assim, deverá garantir que só estão disponíveis os documentos que pretende efetivamente importar, caso contrário poderá trazer para o sistema, por exemplo, documentos de períodos diferentes daquele que está a tratar.
Consultar Documentos
Para consultar os documentos, deverá aceder ao menu Resumo de Documentos. Ao selecionar um documento, poderá visualizar os anexos associados no painel de visuzalização. De salientar que após a integração do documento, não será possível anexar novos ficheiros.
No caso dos movimento bancários, poderá consultá-los no menu Reconciliação/ Contabilização, no separador Extrato Bancário.
Gerir Ficheiros com documentos anulados
A gestão dos ficheiros é automática em ambos os sentidos, isto é, da mesma forma que o documento é inserido na pasta Processados após a integração na contabilidade do ERP, quando o documento é anulado, o PAA irá colocar os respetivos anexos na pasta Pendentes, acrescentando _ANULADO ao nome do ficheiro.
Durante a associação automática que ocorre no processo de importação, os ficheiros de imagem serão convertidos num ficheiro PDF pesquisável com recurso a OCR. No entanto, o PAA não extraí metadados dos documentos digitais.Assim, caso pretenda desativar esta operação, é necessário aceder ao Backstage do PAA, na opção Parâmetros PAA inserir o valor 0 no campo Tempo de espera (minutos) leitor OCR.
Sempre que as faturas têm de ser digitalizadas, a configuração do digitalizador recomendável deve ser no mínimo 300dpi e a preto e branco para obter um equilíbrio entre a qualidade da imagem e o tamanho do ficheiro.Se a digitalizadora não tiver OCR incluído, é recomendado que o ficheiro digitalizado seja guardado no formato tiff, uma vez que este formato produz melhores resultados sempre que é necessário aplicar o OCR para o reconhecimento de caracteres.