Como importar documentos de compras?

1. No Windows, aceder às pastas de sistema de Compras e Pagamentos configuradas em Aplicação | Grupo Configurações | Pastas de Sistema | [Documentos - Compras e Documentos - Pagamentos];

2. Colocar os documentos que pretende importar nas respetivas pastas em função da sua tipologia;

3. Realizar a importação.

Se o acesso ao Cegid Docs estiver configurado, o PAA irá importar automaticamente os documentos enviados para este para que possam entrar no fluxo de contabilização de documentos. Saiba mais no artigo Arquivo Legal do Cegid Docs.

Os documentos importados do Cegid Docs serão guardados temporariamente na pasta de entrada das Compras ou Pagamentos. Contudo, não é obrigatório que os documentos digitais passem pelo Cegid Docs, sendo possível inserir os ficheiros dos documentos de compras e pagamentos nas respetivas pasta de entrada do Windows.

Após a contabilização destes documentos, o PAA irá enviá-los para o Cegid Docs com os respetivos metadados, garantindo a sua rastreabilidade.

Por exemplo, os recibos verdes e de renda podem e devem ser importados pelo PAA e, após a sua contabilização, são submetidos ao arquivo pelo PAA.

1. Aceder a Ambiente de Trabalho | [Cliente] | Menu Ações das Compras| Importar Documentos; Nota: Em alternativa, poderá aceder a Aplicação | Grupo Importações | Compras;

2. Será aberto o menu de importação já com o cliente selecionado e o intervalo de datas preenchido com base no Mês de Referência definido no Ambiente de Trabalho;

3. Validar o intervalo de datas e outros filtros:

   • Data Inicial: data de início da importação;

   • Data Final: data final da importação;

   • N.º Fiscal: NIF da entidade;

   • Tipo Doc.: tipo de documento fiscal;

4. Validar os parâmetros da importação (predefinidos na configuração do importador):

   • e-Fatura: se ativo, irá importar os documentos do e-Fatura;

   • Recibos Verdes: se ativo, irá importar os Recibos Verdes do Portal da AT. Se esta opção não estiver ativa, os mesmos serão ignorados da importação do e-Fatura. Caso não seja selecionada a importação de Recibos Verdes, será apresentada uma mensagem a perguntar se pretende importar estes documentos, caso existam;

   • Recibos de Renda: se ativo, irá importar os Recibos de Renda do portal da AT;

   • Desp. Fora da Atividade: define a operação a realizar sobre os documentos do e-Fatura indicados como não pertencendo ao âmbito profissional do cliente;

5. Clicar em Processar.

Nota: durante o processo de importação, é verificado o estado das Faturas e dos Recibos Verdes na origem. Sempre que algum destes documentos estiver no estado Anulado, o mesmo será descartado do processo de importação. Esta regra aplica-se também aos documentos que tenham sido importados anteriormente enquanto se encontravam no estado Normal e que, entretanto, tenham sido anulados na origem. No entanto, caso esses documentos já tenham sido integrados no ERP, a sua anulação não origina qualquer atualização, correção ou remoção dos registos existentes. Nestas situações, os documentos mantêm-se inalterados no ERP e não é executada qualquer operação sobre eles.

Após finalizar a importação, poderá consultar os seguintes dados no separador Resultado:

• Data da Importação: indica a data e hora da importação;

• Concluída com Sucesso: se ativo, significa que a importação foi concluída com sucesso;

• Importação Automática: indica que a importação foi executada automaticamente a partir de um agendamento (se aplicável);

• Mensagens: apresenta os erros e avisos resultantes do processamento, caso existam.

Depois da primeira importação ter sido realizada, poderá reprocessá-la as vezes que pretender (por exemplo se à data da primeira importação ainda não tiver toda a informação disponível no e-Fatura, poderá reprocessar novamente ao invés de criar uma nova importação).

Para conhecer em pormenor as operações executadas pelo PAA durante o processo de importação com gestão documental ou Cegid Docs ativos, sugere-se a consulta do artigo Como são obtidos os documentos de compras e vendas?.

Separador Fornecedores

Poderá consultar as entidades que emitiram documentos no período definido. Nesta grelha, é possível visualizar os dados dos fornecedores (os que já existem no ERP e os que irão ser criados), definir quais as contas que se pretendem criar, verificar se os números de contribuinte são válidos, etc. A informação referida nesta tabela deve ser validada e retificada, se necessário.

Se pretender que os dados de uma entidade já existente sejam atualizados no ERP, deverá desativar a opção Conferido.

Separador Documentos

Neste separador, poderá:

• visualizar todos os documentos importados. Ao selecionar cada documento, no grupo Resumo do Documento é possível visualizar as linhas do documento, que neste caso corresponderá ao resumo dos impostos, bem como consultar o documento digital, caso tenha sido possível associar a importação;

• inserir os dados dos documentos e criar entidades de forma manual caso o documento tenha origem num ficheiro e não tenha sido possível extrair os seus dados;

• descartar os documentos que não são para contabilizar, selecionando-os e clicando em Descartar;

• atualizar os documentos no Cegid Docs quando tiveram origem nesta aplicação. Para ta, deverá selecionar os documentos pretendidos e clicar em Atualizar Cegid Docs;

• enviar um documento com origem nas pastas de sistema para o Cegid Docs, caso este seja utilizado. Para tal, deverá selecionar os documentos pretendidos e clicar em Atualizar Cegid Docs.

Separador Documentos Descartados

É possível consultar os documentos descartados durante a importação ou pelo utilizador. Poderá recuperar os documentos descartados selecionando-os e clicando em Anular Descarte.

Após importação, os documentos que tiveram origem no Cegid Docs irão ser movidos para a pasta Em Contabilização onde ficarão bloqueados. Qualquer alteração a estes documentos deve ser efetuada no PAA.

Após validar toda a informação, é possível guardá-la de duas formas:

• Ao clicar em Criar/Editar, os novos clientes e as respetivas contas serão criados no ERP;

• Ao clicar em Gravar, a informação apenas irá ser atualizada no PAA. Os fornecedores e as respetivas contas irão ser criados durante a contabilização;

Qualquer alteração efetuada aos documentos que tiveram origem no Cegid Docs apenas serão guardadas no PAA. Caso pretenda atualizar a informação do documento no Cegid Docs, deverá selecionar os documentos pretendidos e clicar em Atualizar Cegid Docs.

Poderá também enviar os documentos que tiveram origem nas pastas de sistema para a pasta Em Contabilização do Cegid Docs. Para isso deverá selecionar os documentos pretendidos e clicar em Atualizar Cegid Docs.

1. Aceder a Ambiente de Trabalho | [Cliente] | Açõesdas Compras | Importações do Período;

2. Será aberta a lista das importações realizada apenas para o cliente selecionado no mês de referência indicado no Ambiente de Trabalho;

3. Selecionar a importação pretendida e clicar em Editar ou efetuar duplo clique sobre a linha;

4. Ao clicar em Novo a partir desta lista, será aberta a janela para uma nova importação com os dados do cliente para o mês de referência definido no Ambiente de Trabalho.

1. Aceder a Aplicação | Grupo Importações | Compras;

2. Será aberta a lista de todas as importações realizadas para todos os clientes;

3. Selecionar a importação pretendida e clicar em Editar ou efetuar duplo clique sobre a linha.