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Os Padrões Bancários consistem num conjunto de regras criadas a partir dos diferentes campos do extrato bancário normalizado que, através da identificação de um terceiro, conta bancária ou conta do plano de contas, irão auxiliar na reconciliação entre os movimentos do extrato bancário e contabilidade.
Além disso, para cada movimento bancário com um padrão atribuído, o Accounting Automation irá sugerir um lançamento na contabilidade com base nas regras definidas nesse padrão e, caso o movimento ainda não tenha sido contabilizado, poderá integrar diretamente na contabilidade, não sendo necessário realizar esta operação manualmente.
Tipos de Padrões Bancários
Existem três tipos de Padrões Bancários:
- Terceiro: é associado ao padrão uma entidade da tabela de dados mestre Terceiros. Trata-se de um padrão multiempresa e por isso será aplicado à respetiva entidade/tipo entidade da base de dados do cliente;
- Conta Bancária: é associado ao padrão uma conta bancária do cliente, sendo por isso apenas aplicado a um cliente;
- Plano de Contas: é associado ao padrão uma conta do plano de contas e pode ser aplicado a um cliente ou a vários, caso a opção multiempresa esteja selecionada. Neste caso, deverá garantir que todos os clientes a quem se atribui o padrão têm a conta definida nos respetivos planos de contas.
Sempre que é atribuído um padrão a um movimento bancário, é apresentado um índice qualitativo dessa correspondência denominado de %Match.
Quando este índice é igual a 100%, obtêm-se uma correspondência exata. Quando este valor é inferior a 100%, significa que foram obtidas correspondências similares, sendo que quanto maior for o índicemais forte é a correspondência.
Os padrões bancários podem ser criados ou editados a partir do menu Padrões Bancários ou a partir do menu Reconciliação/Contabilização dos movimentos bancários.
Os padrões do tipo Plano de Contas não devem ser usados na criação de padrões para terceiros e transferências entre contas bancárias. Para isso, deverá usar os Padrões do tipo Terceiros e Contas Bancárias, respetivamente.
Poderá adicionar regras ao padrão bancário. Por exemplo, se para o mesmo Terceiro são apresentadas diferentes descrições nos extratos bancários de instituições financeiras diferentes, poderá criar um padrão que preveja todas estas descrições, invés de criar vários padrões para o mesmo Terceiro mas para bancos diferentes.
Criar Padrões Bancários
Para criar padrões bancários, deverá definir qual o tipo de padrão pretendido - Terceiro, Conta Bancária ou Plano de Contas -, bem como definir as regras a atribuir ao padrão e à contabilização do próprio padrão.
Ao definir as regras de contabilização, deverá indicar de que forma será realizado o agrupamento na configuração da extensão Bancos, no campo Agrupar Movimentos.
Para criar padrões bancários, siga as seguintes etapas:
Etapa 1: Criar Padrão
- Aceder a Aplicação | Grupo Configurações | Padrões Bancários;
- Clicar em Novo ou selecionar um padrão já existente e clicar em Editar (ou fazer duplo clique sobre a linha). Se pretender replicar um padrão já existente, basta clicar em Duplicar;
- Indicar uma Descrição. Se não preencher este campo, ao clicar em Gravar será atribuído o nome do terceiro, da conta bancária ou a descrição da conta, dependendo do tipo de padrão definido;
- Indicar o Tipo de Padrão e preencher as respetivas informações: - Terceiro: selecionar a entidade no campo Terceiro; - Conta Bancária: selecionar o Cliente a que pretende associar o padrão e, de seguida, indicar uma conta bancária desse cliente no campo Conta Bancária; - Plano de Contas: selecionar um Cliente a que pretende associar o padrão e cuja conta pretendida existe no plano de contas deste. De seguida, indicar uma conta do Plano de Contas no campo Conta CBL. Se pretender criar um padrão deste tipo que seja usado por vários clientes, deverá ativar a opção Multiempresa e de seguida selecionar os restantes clientes pretendidos, caso contrário, o padrão estará apenas disponível para o Cliente selecionado anteriormente.
Etapa 2: Definir Regras do Padrão
Na grelha Padrão Bancário são definidas as regras atribuídas ao padrão. Esta grelha está dividida em duas áreas diferentes para:
- Definir as regras que devem ser validadas para associar um movimento bancário a um determinado padrão;
- Definir os critérios de contabilização a aplicar em cada uma destas regras.
Para definir as regras do padrão, siga os seguintes passos:
- Indicar a Descrição pretendida, sendo que esta não precisa de ser exatamente igual à descrição do extrato. Em cada associação, é determinado o índice %Match que mede a qualidade da correspondência entre o padrão e o movimento bancário;
- Indicar a Natureza que deve ser verificada na respetiva coluna: Crédito, Débito ou Ambas;
- Indicar um Valor a validar na respetiva coluna. Quando o valor é 0, este critério não é tido em consideração;
- Quando o tipo de padrão é Terceiro, na coluna "T. Entidade" indicar qual o tipo de entidade a considerar, caso a regra se verifique. O preenchimento deste campo é opcional nos restantes tipos. Quando atribuí um tipo de entidade e, se no plano de contas existe alguma conta com um tipo de entidade associada, deverá garantir que ambos coincidem. Caso contrário, ao contabilizar o movimento, será apresentada a mensagem: Entidade não permitida na conta;
- Indicar o Template que pretende aplicar na contabilização do movimento bancário;
- Nas colunas "Diário" e "Documento", indicar o diário e documento da contabilidade que pretende aplicar na contabilização do movimento bancário. No tipos de padrão Terceiro e Plano de Contas, os diários e documentos apresentados quando clica na tecla F4 são os da Empresa Modelo. Poderá selecionar uma dessas opções ou selecionar outro diário/documento, devendo apenas garantir que existem nas bases de dados dos clientes selecionados.
Etapa 3: Definir Regras de Contabilização
- Ativar a opção Agrupa Movimentos Bancários no Mesmo Lançamento, caso pretenda que, numa contabilização em lote, todos os movimentos com o mesmo padrão bancários sejam integrados no mesmo movimento contabilístico. Neste caso, deverá indicar na configuração da extensão Bancos, no campo Agrupar Movimentos de que forma será realizado o agrupamento;
- Clicar em Gravar ou Gravar e Sair.
Configurar Padrões na Reconciliação e Contabilização
É possível criar ou editar padrões bancários durante a reconciliação bancária ou durante a contabilização de movimentos bacários.
Para configurar padrões bancários, siga os seguintes passos:
Configurar Padrões Bancários na Reconciliação Bancária
- Aceder a Ambiente de Trabalho | [Cliente] | Menu Ações[Bancos] | Reconciliar/Contabilizar;
- No separador Reconciliação Bancária, na grelha do extrato bancário clicar em Ações (três pontinhos) e de seguida escolher a opção Padrão Bancário;
- Se o movimento bancário tiver um padrão atribuído, será apresenada uma janela para editar o padrão. Caso não tenha, será apresentada a janela de edição do padrão com os campos Descrição, Natureza e Valor preenchidos com a informação do movimento bancário. Deverá efetuar as retificações necessárias e preencher a informação em falta;
- Clicar em Gravar.
Serão guardadas todas alterações realizadas e o padrão aplicado ao movimento bancário. Poderá clicar em Reprocessar Padrões para atribuir o padrão criado aos restantes movimentos bancários que cumpram os critérios definidos.
Configurar Padrões Bancários na Contabilização de Movimentos Bancários
- Aceder a Ambiente de Trabalho | [Cliente] | Menu Ações[Bancos] | Reconciliar/Contabilizar;
- No separador Contabilizar Movimentos, na grelha do extrato bancário clicar em Ações (três pontinhos) e de seguida escolher a opção Padrão Bancário;
- Se o movimento bancário tiver um padrão atribuído, será apresenada uma janela para editar o padrão. Caso não tenha, será apresentada a janela de edição do padrão com os campos Descrição, Natureza e Valor preenchidos com a informação do movimento bancário. Deverá efetuar as retificações necessárias e preencher a informação em falta;
- Clicar em Gravar.
Serão guardadas todas alterações realizadas e o padrão aplicado ao movimento bancário. Poderá clicar em Reprocessar Padrões para atribuir o padrão criado aos restantes movimentos bancários que cumpram os critérios definidos.
Eliminar Padrões Bancários
Poderá eliminar os padrões bancários criados na aplicação desde que estes não estejam atribuídos a nenhum movimento bancário.
Para eliminar padrões bancários, basta aceder a Aplicação | Grupo Configurações | Padrões Bancários e clicar em Apagar.