-
PT
-
ES
-
AO
-
CV
-
MZ
-
ST
-
GW
-
Professional
-
Executive
-
Public Sector
-
Omnia
-
Evolution
O fluxo de compras inicia-se com um pedido de uma requisição interna, um projeto de necessidades ou um pedido de preço. Independentemente do método selecionado, é necessário gerir todos os documentos e processos associados, nomeadamente, a gestão do stock, a criação de documentos de compra, venda ou devolução.
Início da Compra
O fluxo de compras inicia-se através de diversos processos, nomeadamente:
- Pedidos interdepartamentais;
- Consulta de preços ao mercado;
- Projeção de Necessidades;
Para adequar estes processos com as necessidades das organizações, será explicado cada cenário de uso no ERP. Estes processos são escaláveis e ajustados de acordo com as necessidades do negócio, ou seja, é possível aumentar ou reduzir a complexidade até ao nível de registo de fatura de compra.
Pedidos interdepartamentais
Os pedidos dos diversos departamentos são realizados através do registo de uma Requisição Interna que devem ser remetidas ao grupo funcional para aprovação.
Após aprovação, as requisições são tratadas no ecrã de Processamento de Requisições, onde é possível converter a requisição num documento de transferência. No caso de existir stock em outras localizações (disponível na opção Consulta stock nos diversos armazéns), será convertida num documento de interno para efetuar uma saída de stock ou pedido de preço ao fornecedor.
Para analisar a informação, poderá consultar o mapa de Exploração de Internos (Compras – Geral – Explorador de Internos).
Consulta de preços ao mercado
Caso não exista stock em armazém para satisfazer os pedidos interdepartamentais, é necessário efetuar uma consulta de preços ao fornecedor.
No ecrã de Processamento de Requisições, quando é necessário comprar ao exterior, encontra-se disponível a opção consulta de Fornecedores para Cotação. A partir deste ecrã, poderá criar os pedidos de cotação (documento de compra) ou o pedido de preço (documento internos). Ambos os documentos necessitam de consultar uma entidade externa para possibilitar o envio de preços referente ao material indicado nos documentos.
As respostas das entidades a estes pedidos são registadas em cotações (documento de compra) e, posteriormente, são analisados através da funcionalidade Análise de Preços.
A análise de preços é utilizada como instrumento de apoio à tomada de decisão relativa às cotações enviadas em resposta aos pedidos de preços. Através desta opção, é possível aprovar ou rejeitar as cotações enviadas, bem como criar a Encomenda a Fornecedor.
Para analisar a informação, poderá consultar o mapa de Exploração de Compras (Compras – Exploração –Compras - Explorador de Compras).
Projeção de necessidades
A projeção de necessidades permite demonstrar as necessidades de compra baseadas nos níveis de stock atuais (globais ou por armazém) e as encomendas de cliente.
Esta funcionalidade possibilita a associação das encomendas de cliente a encomendas a fornecedor, garante o acompanhamento das compras para satisfazer encomendas de clientes e, adicionalmente, cativar imediatamente o stock de modo a que o mesmo fique automaticamente reservado no ato da sua receção em armazém.
Em ambientes em que o volume de informação é muito elevado ou onde existem mais do que um comprador ativo, esta funcionalidade permite criar listas de trabalho. A lista de trabalho motiva uma reserva de artigos que impossibilita que outro utilizador, exceto o administrador, selecione os artigos.
Através do Gestor de Reservas, é possível gerir o sistema de reserva de stock, assim como criar ou editar as reservas efetuadas com origem nas disponibilidades atuais do inventário numa Encomenda a Fornecedor prevista ou numa Ordem de Fabrico confirmada. Este ecrã permite ainda libertar as reservas existentes e redirecionar esse stock para outros destinos.
Para saber mais sobre a consulta de stock previsto, sugere-se a leitura do artigo “Consulta de Inventário” .
Receções de stock
A funcionalidade Monitor de Receções permite gerir todas as entradas em armazém, originadas pelas Encomendas a Fornecedor, Transferências ou Devoluções de Clientes. Nesta etapa do processo, é realizada a movimentação efetiva de stock.
Através deste monitor, é possível visualizar o detalhe do documento a receber. No processamento é indicado o documento a gerar (Compra – Guia de Entrada, Transferência – TRA ou Venda –Devolução), a quantidade recebida, a quantidade pendente e a quantidade rejeitada (permanece em aberto).
O extrato de artigo (movimento e custos) permite realizar uma análise dos movimentos, bem como os que afetaram o custeio.
Para saber mais sobre as movimentações de stock, sugere-se a consulta do artigo “Consulta de Inventário”.
Fatura de fornecedor
O documento Fatura do Fornecedor (VFA) será criado através da transformação do documento de entrada em stock (Guia de Entrada). A fatura é o documento financeiro que integra com a conta corrente e com a contabilidade.
Se existir alteração nos valores entre o valorizado na guia e na respetiva fatura, estes deverão ser retificados na fatura. Esta informação poderá ser analisada no extrato de artigo de custo através da observação das diferenças. O documento introduzido no sistema deverá ser a uma réplica do documento do fornecedor, não devendo por isso sofrer alterações.
Devolução de mercadoria
Caso o processo de receção de materiais detete anomalias que levem a devoluções ao fornecedor, estas devem ser registadas no sistema com um documento do tipo Stock, a receber e intitulado por Pedido de Devolução. O documento de Pedido de Devolução é criado por cópia de linhas do documento Guia de Entrada assegurando assim a rastreabilidade.
O pedido de devolução estará disponível no monitor de expedição e, quando processado, será convertido no documento de Devolução a Fornecedor, saindo neste momento a mercadoria de armazém.
O documento financeiro Nota de Crédito é criado por cópia de linhas do documento de faturas.
As devoluções são sempre efetuadas com base no valor do custo médio à data que pode ser consultado no extrato de artigo (movimento e custos), permitindo análise dos movimentos, bem como a sua afetação ao custeio.
[av_video src='https://www.youtube.com/watch?v=s3yNdR4D60s&feature=youtu.be' mobile_image='' attachment='' attachment_size='' format='16-9' conditional_play='' id='' custom_class='' av_uid='av-kd8tgknr']
Fatura ou Nota de Crédito de Encargos
Frequentemente, após a realização de uma compra, são rececionados outros documentos relacionados, seja estes encargos (despesas de transporte, custos alfandegários) ou descontos (valores de desconto por compra em quantidade), e que têm impacto nos preços de custo médio do artigo.
No momento de receção destes documentos é necessário distribuir os valores rececionados para realizar a afetação de acordo com as condições necessárias.
Lançamentos contabilísticos
Sempre que existem movimentações de stock, ocorre um lançamento contabilístico com emissão de Guia de Entrada, Fatura e Nota de Crédito.
Para saber mais detalhes como a contabilização é realizada, sugere-se a consulta do artigo: "Contabilização de inventário permanente".