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É possível apurar a satisfação das requisições através da geração de vários tipos de documentos de compras, stock ou outro documento interno.
O ERP permite o processamento das requisições internas em lote através das opções Seleção em Lote ou via Assistente de Processamento de Requisições. Poderá ainda utilizar a opção Fornecedores para Cotação para gerar automaticamente documentos de cotação para uma requisição.
Além disso, poderá verificar qual o estado em que determinada requisição se encontra.
Satisfazer requisições internas
O processamento de requisições internas permite realizar a satisfação das requisições através da geração de documentos de compras, stock ou outro documento interno.
Por exemplo, é possível através de um documento interno do tipo Requisição Interna, gerar um documento de Pedido de Cotação a fornecedor ou então gerar um documento de Saída de Stock para satisfação de um outro documento.
Assim, enquanto o documento não for fechado, é possível gerar vários documentos para satisfazer vários fluxos, tendo como ponto de partida sempre o documento interno, mantendo a rastreabilidade do processo.
Para satisfazer um documento interno, siga os seguintes passos:
- Aceder a [Marketing & Vendas / Compras] | Inventário | Operações Logísticas | Processar Req. Int.;
- No separador Restrições selecionar o tipo de documento interno a processar;
- Selecionar o tipo de artigos e determinar o intervalo de tempos a considerar para o processamento;
- Filtrar os dados pela informação das requisições e pelo seu estado de satisfação (opcional);
- Clicar em Atualizar;
- Na grelha superior, selecionar o documento interno. É possível verificar os seguintes dados: - Data do documento; - Stock: A quantidade em stock é apresentada na unidade da requisição e depende da opção Considera apenas quantidades existentes no armazém da Requisição Interna do separador Restrições. Se estiver ativa, é apresentado apenas o stock existente no armazém da requisição interna, caso contrário, é apresentado o stock globalde todos os armazéns. Para consultar em detalhe as quantidades em stock por localização, poderá clicar na tecla F11; - Qtd. Pedida; - Qt. Aberto: Quantidade que não foi entregue ao requisitante; - Qt. Enc.: Quantidade que foi encomendada ao fornecedor; - Qt. Recebida: Quantidade que foi já entregue pelos fornecedores;
- Na grelha inferior, indicar os dados do documento de destino a utilizar para satisfazer a requisição selecionada: - Selecionar o Módulo destino; - Escolher o Tipo de Documento a gerar; - Selecionar o Tipo e a Entidade; - Ativar a coluna "Copiar Pr. Un." se pretender que os preços do documento da Requisição Interna sejam copiados para o documento final. Esta coluna está oculta na configuração inicial, mas pode ser adicionada à grelha. Nota: Para remover uma linha desta grelha, deverá clicar sobre a mesma com o botão direito do rato e selecione a opção de contexto Remover Linha. Não é possível remover linhas já processadas;
- Após indicar os documentos destino de todas as requisições a satisfazer, aceder ao separador Resumo para consultar os documentos que serão gerados. Poderá também adicionar à grelha de requisições do separador Geral o campo Processar para verificar a quantidade que será processada.
- Por fim, Clicar em Processar.
Após processar os documentos internos selecionados, são gerados automaticamente os documentos de destino.
Quando a requisição interna é satisfeita através de uma transferência de armazém, esta será valorizada pelo critério do preço unitário definido no documento de transferência utilizado.O tipo de lançamento do documento destino deve ser igual ao tipo de lançamento do documento original.
É possível processar as requisições internas em lote.
Processar requisições internas em lote
Para processar as requisições internas em lote, poderá utilizar uma das seguintes opções:
- Seleção em Lote: permite escolher várias requisições pendentes às quais se aplicam os mesmos critérios de satisfação para definir em simultâneo o documento destino a gerar;
- Assistente de Processamento de Requisições: permite selecionar um conjunto de requisições (através de restrições) para efetuar o respetivo processamento, criando um documento do mesmo tipo para cada uma delas.
Poderá ainda utilizar a opção Fornecedores para Cotação para gerar automaticamente documentos de cotação para uma requisição.
Para processar requisições internas em lote, siga os seguintes passos:
Utilizar a opção Seleção em Lote
Esta opção permite escolher várias requisições pendentes às quais se aplicam os mesmos critérios de satisfação para definir em simultâneo o documento destino a gerar.
Para utilizar esta opção, siga os seguintes passos:
- Aceder a [Marketing & Vendas / Compras] | Inventário | Operações Logísticas | Processar Req. Int.;
- Aplicar os filtros aplicáveis;
- Clicar Atualizar;
- No separador Geral, na grelha superior selecionar as requisições a processar utilizando a caixa de seleção existente em cada linha;
- Clicar na opção Seleção em Lote;
- Preencher o Módulo, Tipo de Documento, Série e Data do documento do documento destino a gerar. Estes dados serão aplicáveis a todas as requisições selecionadas;
- Selecionar a Entidade a associar ao documento. Os tipos de entidades disponíveis dependem do tipo de documento selecionado. Por exemplo, ao selecionar um documento de compra poderá selecionar um fornecedor específico ou indicar um critério de seleção (fornecedor principal, última compra, melhor prazo de entrega);
- Indicar o Armazém e a Localização. Caso se trate de um documento de inventário do tipo Transferência, deverá indicar os dados de origem e destino. Poderá selecionar o armazém/localização ou indicar que pretende utilizar o armazém da requisição interna.
- Selecionar a quantidade a satisfazer: - Quantidade em Aberto: quantidade que não foi entregue ao requisitante; - Stock em Falta: quantidade não disponível em stock e que será necessária para satisfazer a quantidade em aberto; - Quantidade por tratar: quantidade que não foi pedida ao fornecedor nem disponibilizada ao requisitante; - Fixa: quantidade fixa. Nota: Apenas é possível indicar a quantidade na opção Fixa. Nas restantes não haverá informação sobre a quantidade, uma vez que a mesma será calculada para cada requisição selecionada;
- Ativar a opção “Copiar Pr. Unitário” para copiar os preços unitários nas linhas de requisição selecionadas para os documentos destino;
- Clicar em Confirmar;
- Para todas as requisições selecionadas serão adicionados os documentos destino a gerar. No separador Resumo, poderá consultar o resumo desses documentos. Além disso, poderá também adicionar à grelha de requisições do separador Geral o campo Qtd. Processar para verificar a quantidade que será processada em cada requisição;
- Por fim, clicar em Processar.
Utilizar Assistente de Processamento de Requisições Internas em Lote
Através deste assistente, poderá selecionar um conjunto de requisições (através de restrições) para efetuar o respetivo processamento, criando um documento do mesmo tipo para cada uma delas.
Por exemplo, se existem várias requisições para um artigo, poderá criar de uma vez todos os documentos de ordens de compra para estas requisições, indicando as regras para a criação desses documentos. A regra de quantidade pode ser Quantidade em aberto, Quantidade em falta ou Quantidade fixa.
Para processar as requisições internas em lote, siga os seguintes passos:
- Aceder a [Marketing & Vendas / Compras] | Inventário | Operações Logísticas | Processar Req. Int.;
- Aplicar as restrições aplicáveis;
- Clicar Atualizar;
- No menu de Contexto, selecionar a opção Processamento em Lote. A aplicação irá utilizar as restrições que estão disponíveis na janela de requisições internas;
- Clicar em Seguinte;
- Serão apresentados todos os pedidos que satisfazem as restrições realizadas e o tipo de requisição. Por omissão, todas as linhas aparecem com a coluna à esquerda selecionada para serem processadas;
- Selecionar o documento para a criação/processamento em lote;
- Indicar o módulo: Compras, Stocks ou Internos;
- De acordo com o módulo, indicar o tipo de Documento, a respetiva Série e a Data (por omissão é assumida a data atual);
- Dependendo do tipo de documento, se o módulo for Inventário indicar o Armazém (Origem) e o Local (Origem);
- Indicar o Tipo deQuantidade a considerar: - Quantidade em Aberto: quantidade que não foi entregue ao requisitante; - Stock em Falta: quantidade não disponível em stock e que será necessária para satisfazer a quantidade em aberto; - Quantidade por tratar: quantidade que não foi pedida ao fornecedor nem disponibilizada ao requisitante; - Fixa: quantidade fixa. Nota: Apenas é possível indicar a quantidade na opção Fixa. Nas restantes não haverá informação sobre a quantidade, uma vez que no processamento a aplicação calcula a quantidade para cada requisição selecionada;
- Indicar o tipo de Entidade predefinida caso seja definido o módulo Compras. Neste caso, a opção Entidade deixa de estar disponível;
- Definir a Entidade;
- Clicar Seguinte e verificar se é apresentado um resumo dos passos realizados para o processamento em lote;
- Clicar Seguinte;
- Validar o relatório com o resumo do processamento e informação sobre os documentos que foram criados;
- Por fim, clicar em Finalizar.
Após terminar esta operação, o sistema retorna à janela de Processamento de Requisições Internas e a grelha já terá informação sobre a operação em lote realizada para as requisições processadas.
Utilizar opção Fornecedores para Cotação
A opção Fornecedores para Cotação permite gerar rapidamente documentos de Cotação a Fornecedor para uma requisição pendente.
Para utilizar esta opção, siga os seguintes passos:
- Aceder a [Marketing & Vendas / Compras] | Inventário | Operações Logísticas | Processar Req. Int.;
- Aplicar restrições necessárias;
- Clicar Atualizar;
- No separador Geral, na grelha superior clicar sobre uma requisição pendente com o botão direito do rato e selecionar a opção Fornecedores para Cotação. Poderá também utilizar a tecla F12;
- Na janela de fornecedores para cotação, selecionar os fornecedores pretendidos. Por predefinição, são sugeridos os fornecedores indicados no separador Fornecedores da ficha do artigo requisitado, mas poderá adicionar novos;
- Clicar em Confirmar. Na grelha de documentos, serão automaticamente adicionados os documentos de cotação a gerar: um por cada fornecedor selecionado.
- Por fim, clicar em Processar.
Verificar quantidades
Nas requisições internas, é possível verificar qual o estado em que a requisição se encontra, através dos valores disponibilizados nas colunas "Qtd. Pedida", "Qt. Aberto", "Qt. Enc." e "Qt. Recebida", disponíveis em [Marketing & Vendas / Compras] | Inventário | Operações Logísticas | Processar Req. Int.
Exemplo
Uma requisição com a quantidade 5, mas o o stock disponível é 2. É criada uma Encomenda a Fornecedor (ECF) com a quantidade 3. Neste caso, teremos:
- Stock: 2;
- Qt. Pedida: 5;
- Qt. Aberto: 5:
- Qt. Enc.: 3;
- Qt. Recebida: 0
De seguida, efetua-se uma transferência interna de 2 unidades. Ficamos então com:
- Stock: 2;
- Qt. Pedida: 5;
- Qt. Aberto: 3:
- Qt. Enc.: 3;
- Qt. Recebida: 0
Posteriormente, é realizada uma v/fatura de 1 unidade e, assim, teremos:
- Stock: 3;
- Qt. Pedida: 5;
- Qt. Aberto: 2:
- Qt. Enc.: 3;
- Qt. Recebida: 1
Por fim, é realizada uma v/fatura das outras 2 unidades:
- Stock: 5;
- Qt. Pedida: 5;
- Qt. Aberto: 0:
- Qt. Enc.: 3;
- Qt. Recebida: 3
A quantidade em aberto será 0 o que significa que a requisição foi satisfeita (entrega total ao requisitante). Considera-se que a quantidade foi colocada em armazém para responder ao pedido. Se não for esse o caso, então a Qt. Aberto não será alterada, apenas o Stock e a Qt. Recebida.