PT
ES
AO
CV
MZ
ST
GW
Professional
Executive
Public Sector
Omnia
Evolution
A contabilização em regime de inventário permanente implica a criação de Cenários de Contabilização.
Os Cenários de Contabilização são entidades nas quais são indicadas as contas da contabilidade a movimentar pelo inventário sempre que são efetuadas operações em documentos associados a esses cenários.
Regime de Inventário Permanente
A ligação do módulo de inventário com a contabilidade é definida consoante o tipo de contabilização definido no administrador. Neste sentido, se configurar a empresa para trabalhar em modo de inventário permanente, todo o processo de contabilização é assegurado pelo módulo de inventário, sendo que os valores integrados em inventário correspondem aos disponibilizados para a ligação à contabilidade. Tal significa que, os cálculos são efetuados através de uma lógica única e centralizada, garantindo a exatidão dos valores processados.
Os valores são integrados sempre pelo total, ou seja, ao invés de serem multiplicadas quantidades pelos custos unitários, o processamento do inventário permanente considera sempre o valor total a movimentar. Deste modo, são eliminadas quaisquer diferenças de arredondamento entre a contabilidade e o inventário.
Para garantir a precisão dos cálculos sobre o Custo Unitário, é necessário configurar o número de casas decimais de gestão do custo unitário, ou seja, definir que estes valores devem ser constituídos por um número de casas decimais igual ou superior a 4.
Por omissão, o sistema está configurado com 5 casas decimais e, por isso, todos os extratos e explorações refletem esta configuração na apresentação dos custos unitários. Os restantes valores monetários são apresentados em conformidade com as definições da moeda.
Configuração de Contas
As contas passíveis de configuração são generalizadas em contas a movimentar nas entradas, saídas e na sua contrapartida. São também indicadas contas para casos especiais, tais como, o registo de ajustes de movimentos efetuados com existências previsionais (inventário negativo) e ganhos ou perdas em inventário.
Atendendo a este facto, os cenários de contabilização contam com as seguintes configurações de contas:
Entradas em Inventário;
Entradas em Inv. (Contrapartida);
Saídas de Inventário;
Saídas de Inv. (Contrapartida);
Inventário negativo;
Ganhos em Inventário;
Perdas em Inventário.
Caso seja necessário, podem ser adicionadas novas linhas ao cenário, sendo que estas têm de ser obrigatoriamente de um dos tipos acima.
Esta configuração mantém comportamentos conhecidos na configuração geral da ligação à contabilidade, tais como o uso de variáveis que serão substituídas pelos respetivos valores no ato da contabilização (A para o artigo, K para o armazém, N para a entidade, etc.). É também possível a definição de outros critérios, tais como:
Centros de Custo;
Plano Funcional;
Analítica Crédito;
Analítica Débito;
Descrição.
Configuração de Documentos
Para que os cenários de contabilização sejam contemplados nas transações, os mesmos têm de ser associados aos documentos. Ainda que seja possível criar e associar cenários de contabilização a diferentes tipos de documentos, são disponibilizados de base no produto configurações nos seguintes documentos:
Vendas;
Compras;
Devoluções;
Documentos internos;
Transferências de stock;
Composição;
Decomposições.
Criar Cenários de Contabilização
Os Cenários de Contabilização são entidades nas quais são indicadas as contas da contabilidade a movimentar pelo inventário sempre que são efetuadas operações em documentos associados a esses cenários.
A ativação da contabilização em regime de inventário permanente implica que todos os movimentos que afetem o inventário sejam obrigatoriamente contabilizados. Isto significa que ao ativar a integração em stock/inventário, é necessário também ativar a ligação à contabilidade e a configuração do respetivo cenário de contabilização.
Para criar cenários de contabilização, siga as seguintes etapas:
Etapa 1: Ativar a contabilização de inventário
Aceder ao Administrador selecionar a Empresa que pretende configurar;
Aceder a Base Aplicacional de Negócio | Parâmetro da Empresa | Contabilidade;
Ativar a opção Contabilização do inventário sob o regime de inventário permanente;
Clicar em Confirmar.
Etapa 2: Criar cenários de contabilização
Aceder a [Marketing & Vendas / Compras] | Inventário | Recursos | Tabelas | Cenários de Contabilização;
Criar um novo cenário ou editar um cenário já existente;
Preencher as configurações pretendidas;
Clicar em Gravar.
Etapa 3: Associar cenários de contabilização a documentos
Aceder a Marketing & Vendas | Vendas | Recursos | Tabelas | Documento de Vendas (ver outros documentos);
No separador Inventário, na opção Cenários de Contabilização selecionar o cenário pretendido;
Clicar em Gravar.
Suporte de CDUs nos Cenários de Contabilização
Nos cenários de contabilização, é possível descodificar a conta através de CDUs.
Os CDUs têm de ser criados na tabela "INV_Origens", sendo que o seu preenchimento é da responsabilidade da implementação dos mesmos. Deste modo, em termos de funcionamento apenas se recupera os valores registados nos CDUs para a descodificação da conta a integrar na contabilidade.
Para utilizar os CDUs, siga os seguintes passos:
Criar os CDUs que pretende utilizar na tabela "INV_Origens";
Preencher os CDUs com os valores pretendidos;
Aceder a [Marketing & Vendas / Compras] | Inventário | Recursos | Tabelas | Cenários de Contabilização;
Criar um cenário ou selecionar um já existente;
Na grelha, no campo para a indicação da conta ou tokens inserir o CDU pretendido através da expressão $CDU_TESTE$, onde “CDU_TESTE” é referente ao nome do CDU que criou na tabela "INV_Origens" para a descodificação da conta.
Ao ser descodificado o valor pelo inventário, na contabilidade será registado na conta que estiver preenchida com o respetivo CDU.
Integrar na CBL documentos sem valor
Em determinados cenários, é natural existirem documentos em que a descodificação para integração na contabilidade seja sem valor, por exemplo, nos cenários de:
transferências de stock entre armazéns que partilham o mesmo grupo de custo;
documentos de compra ou venda de artigos não valorizados (ofertas);
documentos de transações de artigos de baixo valor.
Para evitar a existência de documentos em rascunho pendentes de integração na contabilidade, poderá ativar no Administrador a integração destes documentos na contabilidade.
Para integrar na contabilidade documentos sem valor provenientes da Logística, siga os seguintes passos:
Aceder ao Administrador e selecionar a empresa que pretende configurar;
Aceder a Base Aplicacional de Negócio | Parâmetros da Empresa;
No separador Contabilidade, ativar a opção Permite a contabilização de documentos da logística sem valor;
Clicar em Confirmar.
Casos de Uso
Tendo como base que todos os movimentos de inventário têm de ser contabilizados para garantir a correta contabilização do inventário permanente, são apresentados de seguida os diversos casos de uso com as respetivas recomendações da configuração do sistema para suportá-los.
Como contabilizo uma guia de fornecedor/receção de mercadorias?
Para contabilizar uma guia de transporte deverá criar um cenário de contabilização que dê resposta à entrada de stock e à respetiva valorização. É recomendado que seja utilizada uma conta 225 (faturas em receção e conferência) como contrapartida da entrada em inventário, uma vez que o registo da fatura será posterior e deverá saldar esta conta.
Configuração recomendada:
Configuração | Conta |
Entradas em Inventário | 320 |
Entradas em Inv. (Contrapartida) | 225DN |
Como contabilizo uma fatura de compras?
A contabilização das faturas de fornecedor, além de ter de permitir o registo direto de faturas (sem documentos de receção), deve também permitir o registo de eventuais diferenças de valor que tenham ocorrido face ao valor previsto (valor da entrada em armazém das mercadorias). Nestes casos, é necessário proceder aos ajustes de CMVMC já ocorridos e à atualização do inventário com a diferença de valor.
Configuração recomendada:
Configuração | Conta |
Entradas em Inventário | 320 |
Entradas em Inv. (Contrapartida) | 225DN |
Para que esta configuração resulte em contabilizações corretas e balanceadas nos diferentes tipos de movimento, será necessário proceder ao débito da conta 225 na configuração geral de ligação à contabilidade (Administrador).
Para além das contas de Compras, FSE, Impostos, etc., é necessário configurar a seguinte conta:
Conta | Valor | Natureza |
225DN | MER | D |
Desta forma, a conta 225 irá conter o crédito total do(s) bens adquiridos, saldando a totalidade dos movimentos ocorridos na 225 e 32 aquando da entrada do inventário (receção de mercadorias + fatura do fornecedor).
Como contabilizo uma guia de transporte/expedição de mercadorias?
Em movimentos de saída de inventário originados por documentos de acompanhamento de bens em circulação, é necessário garantir também a movimentação na contabilidade de forma a garantir a paridade de movimentos entre a contabilidade e o inventário.
Configuração recomendada:
Configuração | Conta |
Saídas de Inventário | 320 |
Saídas de Inv. (Contrapartida) | 611 |
Como contabilizo uma fatura de vendas?
Um dos casos de uso mais comuns consiste na emissão de faturas de venda que, além da inclusão de bens diretos na fatura, podem fazer referência a materiais previamente expedidos. A contabilização do inventário permanente garante a movimentação dos valores adequados a cada caso.
Configuração recomendada:
Configuração | Conta |
Saídas de Inventário | 320 |
Saídas de Inv. (Contrapartida) | 611 |
Como contabilizo uma nota de crédito de vendas?
No caso de criação de documentos retificativos que movimentem stock, como é o caso das notas de crédito que refletem a devolução da mercadoria, é importante garantir que essa movimentação do stock é também acompanhada pela respetiva movimentação contabilística.
Configuração recomendada:
Configuração | Conta |
Saídas de Inventário | 320 |
Saídas de Inv. (Contrapartida) | 611 |
Como contabilizo uma nota de crédito de compras?
Em situações em que a devolução da mercadoria é efetuada através do registo de uma nota de crédito de uma compra, é necessário garantir que a contabilização dessa movimentação do stock é efetuada. Neste cenário, é importante referir que a todas as movimentações de saída de inventário são efetuadas ao custo unitário do artigo, e esta movimentação não é exceção.
Configuração recomendada:
Configuração | Conta |
Saídas de Inventário | 320 |
Saídas de Inv. (Contrapartida) | 611 |
Ganhos em Inventário | 784 |
Perdas em Inventário | 684 |
Nota: é necessário preencher as contas de ganhos e perdas, uma vez que o valor que sai de inventário poderá ser diferente do valor registado na nota de crédito, resultando daí um ganho ou uma perda, caso o valor seja inferior ou superior ao do documento.
Como contabilizo uma transferência de armazém?
Uma transferência de armazém pressupõe sempre a criação de um movimento de saída e de um movimento de entrada de stock. Aqui podem existir duas abordagens distintas sobre como contabilizar estes movimentos, ou seja, efetuando a movimentação somente na conta 32 ou utilizar uma conta de passagem. Abaixo são apresentados dois exemplos de configuração destes cenários:
Movimentos apenas na 32
Configuração recomendada:
Configuração | Conta |
Saídas de Inventário | 32O |
Entrada em Inventário | 32O |
Utilização de uma conta de passagem
Configuração recomendada:
Configuração | Conta |
Saídas de Inventário | 320 |
Saídas de Inv. (Contrapartida) | 325 |
Entrada em Inventário | 32O |
Entada em Inv. (Contrapartida) | 325 |
Nota: a contabilização das transferências de armazém através dos cenários de contabilização apenas é suportada em transferências entre armazéns com grupos de custo distintos. Caso pretenda realizar um controlo contabilístico por armazém, terá de efetuá-lo com grupos de custo distintos, dado que a configuração contabilística é efetuada também ao nível do grupo de custo. Esta regra aplica-se devido ao facto do apuramento de variações de custo não ser efetuado em movimentos de transferência dentro do mesmo grupo de custo.
Como contabilizo uma composição?
Nas movimentações efetuadas numa composição, é importante referir que a entrada do produto composto é valorizada pelo somatório do valor dos componentes mais os custos adicionais registados na composição. Já por sua vez, a saída dos componentes pode ser valorizada de duas formas distintas, ou ao custo unitário ou ao custo manual.
De salientar que, quando é utilizada uma valorização manual, caso haja variações de custo no valor dos componentes, as mesmas não terão qualquer impacto com a valorização da composição por se tratar de um custo manual. Já no caso da utilização do custo unitário, tal já não acontece e as variações vão afetar a composição.
Configuração recomendada:
Configuração | Conta |
Saídas de Inventário | 320 |
Saídas de Inv. (Contrapartida) | 611 |
Entrada em Inventário | 34O |
Entada em Inv. (Contrapartida) | 73 |
Como contabilizo uma decomposição?
O processo de decomposição assume a criação de dois movimentos distintos, o movimento de saída do composto e o movimento de entrada dos componentes.
Configuração recomendada:
Configuração | Conta |
Saídas de Inventário | 320 |
Saídas de Inv. (Contrapartida) | 611 |
Entrada em Inventário | 33O |
Entada em Inv. (Contrapartida) | 73 |
Quando se efetua uma decomposição, o valor pelo qual se dá a saída do artigo composto por vezes é diferente da soma do valor pelo qual são registadas as entradas dos seus componentes. Nesses casos, existem ganhos ou perdas de valor em inventário, dependendo se o valor que se dá entrada dos componentes seja superior ou inferior ao valor que se dá saída do composto.
Assim, nos cenários de contabilização é necessário indicar uma conta para descodificação da linha/cenário de Ganhos e Perdas.
Como contabilizo documentos internos de entrada de stock?
Os documentos internos são para uso de movimentações internas à organização. No caso de movimentos de entrada em inventário, é necessário garantir que estes documentos sejam devidamente contabilizados.
Configuração recomendada:
Configuração | Conta |
Entrada em Inventário | 320 |
Entrada em Inv. (Contrapartida) | 382 |
Como contabilizo documentos internos de saída de stock?
Os documentos internos são para uso de movimentações internas à organização. No caso de existirem movimentos de saída de inventário, é necessário garantir que estes documentos sejam devidamente contabilizados.
Configuração recomendada:
Configuração | Conta |
Saídas de Inventário | 320 |
Saídas de Inv. (Contrapartida) | 382 |
Como contabilizo documentos com afetações de custos (encargos/descontos)?
No processo logístico é natural existir a necessidade de registar documentos com fetação de custos, sejam encargos ou descontos. Como esses valores vão afetar o valor do inventário, é também fundamental que sejam devidamente contabilizados para garantir que não existe diferenças com a contabilidade.
Configuração recomendada:
Configuração | Conta |
Entrada em Inventário | 320 |
Entrada em Inv. (Contrapartida) | 225 |
Para que esta configuração resulte em contabilizações corretas e balanceadas nos diferentes tipos de movimento, será necessário proceder ao débito da conta 225 na configuração geral de ligação à contabilidade (Administrador).
Para além das contas de Compras, FSE, Impostos, etc., é necessário configurar a seguinte conta:
Conta | Valor | Natureza |
225DN | MER | D |
Desta forma, a conta 225 irá conter o crédito total do(s) bens adquiridos, saldando a totalidade dos movimentos ocorridos na 225 e 32 aquando da entrada do inventário (receção de mercadorias + fatura do fornecedor).
Como contabilizo movimentos de stock em negativo?
Para empresas que permitem que o stock possa entrar em negativo, é importante contabilizar corretamente os movimentos em negativo para que a contabilidade acompanhe o que está em inventário. Dentro da questão do stock negativo, existem dois momentos distintos, o momento da saída do stock, ou seja, da entrada em negativo ou continuidade em negativo e a entrada de stock que pode recuperar o stock para positivo ou manter o stock em negativo.
No que respeita à saída esta é contabilizada normalmente, não existindo a necessidade de qualquer configuração adicional. O mesmo já não acontece nos movimentos de entrada, uma vez que o custo da entrada pode diferir do custo da saída e é necessário apurar esses diferenças.
Configuração recomendada:
Configuração | Conta |
Entrada em Inventário | 32O |
Entrada em Inv. (Contrapartida) | 225 |
Dif. Inventário Negativo | 611 |
Como contabilizo documentos de saída para ordem de fabrico (SOF)?
Os documentos de saída para ordem de fabrico (SOF) são registos de produção suportados pelos documentos internos e, tal como o próprio nome indica, são para utilizados para registar os consumos de componentes (matérias-primas e/ou produtos intermédios) efetuadas no decorrer das diferentes operações de uma ordem de fabrico, efetuando a saída de stock das quantidades indicadas. No caso de movimentos de saída de inventário, é necessário garantir que estes documentos sejam devidamente contabilizados.
Configuração recomendada:
Configuração | Conta |
Saídas de Inventário | 331[TOK] Crédito – Matérias Primas, subsidiárias e de consumo |
Saídas de Inv. (Contrapartida) | 361[TOK] Débito – Produtos e Trabalhos em curso |
[TOK] - substituir pelos tokens que forem adequados, associados à estrutura do plano de contas da organização
Como contabilizo documentos de entrada da ordem de fabrico (EOF)?
Os documentos de entrada da ordem de fabrico (EOF) são registos de produção suportados pelos documentos internos e, tal como o próprio nome indica, são para utilizados para registar a entrada em stock das quantidades do produto fabricado (produto acabado e/ou produto intermédio) produzidas. No caso de movimentos de entrada em inventário, é necessário garantir que estes documentos sejam devidamente contabilizados.
Configuração recomendada:
Configuração | Conta |
Entrada em Inventário | 341[TOK] Débito – Produtos e Intermédios |
Entrada em Inv. (Contrapartida) | 361[TOK] Crédito – Produtos e Trabalhos em curso |
[TOK] - substituir pelos tokens que forem adequados, associados à estrutura do plano de contas da organização.
Como contabilizo documentos de devoluções da ordem de fabrico (DOF)?
Os documentos de devolução da ordem de fabrico (EOF) são registos de produção suportados pelos documentos internos e, tal como o próprio nome indica, são para utilizados para registar a entrada em stock das quantidades de componentes (matérias e/ou produto intermédio) para as quais se tenha efetuado previamente uma saída de stock para o chão de fábrica mas cuja a quantidade não foi totalmente consumida e se pretende dar novamente entrada em armazém. No caso de movimentos de entrada em inventário, é necessário garantir que estes documentos sejam devidamente contabilizados.
Configuração recomendada:
Configuração | Conta |
Entrada em Inventário | 331[TOK] Débito – Matérias Primas, subsidiárias e de consumo |
Entrada em Inv. (Contrapartida) | 361[TOK] Crédito – Produtos e Trabalhos em curso |
[TOK] - substituir pelos tokens que forem adequados, associados à estrutura do plano de contas da organização.
Como contabilizo documentos de entrada de derivados (EDR)?
Os documentos de entrada de derivados (EDR) são registos de produção suportados pelos documentos internos e, tal como o próprio nome indica, são para utilizados para registar a entrada em stock das quantidades de subprodutos (derivados) resultantes do processo de fabrico. No caso de movimentos de entrada em inventário, é necessário garantir que estes documentos sejam devidamente contabilizados.
Configuração recomendada:
Configuração | Conta |
Entrada em Inventário | 351[TOK] Débito – SubProdutos, desperdícios, resíduos e refugos |
Entrada em Inv. (Contrapartida) | 361[TOK] Crédito – Produtos e Trabalhos em curso |
[TOK] - substituir pelos tokens que forem adequados, associados à estrutura do plano de contas da organização.