Como processar uma expedição?

Os documentos pendentes de expedir podem ser consultados através do Monitor de Expedição, em Marketing & Vendas ou Aprovisionamento |Inventário | Expedição.

Neste ecrã, são listados todos os documentos pendentes a expedir. A partir deste monitor, podemos selecionar quais os documentos a expedir e clicar em Processar para criar uma nova expedição.

O Monitor de Expedições está dividido em três partes distintas. No topo, temos a identificação quantitativa dos documentos presentes/pendentes de processamento. Nesta secção, estão presentes filtros por tipo de documento. Existe também a identificação de documentos com atrasos, por comparação entre a data de expedição e a data atual.

No centro, temos uma grelha onde estão listados todos os documentos, na qual se identifica o documento, data do documento, data de carga, entidade, nome da entidade, dias máximos de atraso das linhas e itens expedidos (linhas totalmente processadas na sua totalidade).

Por último, no fundo temos a grelha onde são apresentados os detalhes do documento, ou seja, as linhas de artigos (mercadorias) presentes no documento. Neta grelha é apresentada informação relativamente ao código de artigo, descrição do artigo, armazém, localização, lote, quantidade, quantidade pendente, data prevista de entrega e dias de atraso.

Movimentos de saída de stock

No processo de expedição enquadram-se documentos que originam movimentos de saída de stock. Esses movimentos podem ser catalogados mediante os tipos de movimentos definidos:

• Encomendas de Clientes – Aqui são apresentadas todas as encomendas de cliente com linhas pendentes de expedição de artigos (mercadorias)
• Transferências (Armazéns) – Aqui são apresentados documentos de transferência que coloquem a mercadoria em reserva para transferência (estado de reserva para transferência colocado no tipo de documento).
• Devoluções a Fornecedores – Aqui aparecem todas as devoluções a fornecedores que não movimentem stocks.

Comportamentos no armazém

A expedição de materiais está organizada de forma a ser efetuada no contexto de um armazém. Assim, ao definir um armazém, o mesmo será utilizado para restringir ou atualizar o armazém nas linhas.

Comportamentos orientados ao armazém:

• Encomendas de Cliente - apenas podem ser expedidas linhas de encomenda para outro armazém no caso de não haver reserva de stock associada. Uma reserva obriga a utilizar o armazém a que está associada;
• Devoluções a Fornecedor - apenas podem ser expedidas linhas de encomenda para outro armazém no caso de não haver reserva de stock associada. Uma reserva obriga a utilizar o armazém a que está associada;
• Transferências de Armazém - apenas é permitido expedir stock pertencente ao armazém de trabalho.

Expedição de materiais no ERP

Poderá aceder à expedição de materiais diretamente através de Marketing & Vendas ou Aprovisionamento |Inventário | Operações Logísticas | Processar Expedições. Em alternativa, também pode aceder através do Monitor de Expedições em Marketing & Vendas ou Aprovisionamento |Inventário | Expedição.

Aqui poderá selecionar os documentos que pretende expedir, efetuar o seu processamento e aceder ao ecrã de Expedição de Materiais (através da opção de Contexto).

Se selecionar os documentos a partir do monitor de expedições e efetuar o seu processamento, a expedição é gravada mesmo que o processamento não seja concluído com sucesso, podendo retomar a expedição posteriormente. Neste caso, os documentos deixam de ficar disponíveis no monitor de expedições, uma vez que já existe um processamento associado. Para dar seguimento, deverá aceder ao processamento de expedições, tal como indicado acima.

Nesta área está presente toda a informação relativa aos documentos selecionados, como a identificação do documento, a entidade e a sua descrição, o artigo, a sua descrição, a localização, o lote, a unidade, quantidade pendente de expedir, quantidade a expedir e unidade de expedição definida para a linha, bem como o documento gerado após a finalização da expedição.

Apenas necessita de modificar a quantidade a expedir ou dividir as linhas para incluir novos lotes ou unidades de expedição diferentes.

Ao nível da linha, a coluna Fechar permite fechar a linha quando a quantidade a expedir é inferior à quantidade pendente e não se pretende dar seguimento com a quantidade que ficaria pendente no documento de encomenda.

Esta opção não se aplica às transferências de stock.

Na grelha inferior é possível acrescentar os novos artigos a expedir, que pode enquadrar no mesmo documento se se tratar da mesma entidade e se a opção de Agrupar por entidade estiver ativa. Para isto, identifique o artigo, a localização, o lote (se aplicável), a unidade, a quantidade a expedir, a unidade de expedição, onde vai ser expedido e a entidade à qual se destina. Ao finalizar também será preenchida a coluna Doc. Gerado com a identificação do documento resultante do processamento da linha.

Processamento (Configurações)

Nas configurações do processamento poderá definir quais os documentos e a respetiva série que deverão ser gerados depois de finalizar a expedição, assim como especificar se os documentos de origem são agrupados por entidade.

No processo de expedição, é possível agrupar vários documentos a expedir num único documento de saída se a opção Agrupar por entidade estiver ativa. Para que o agrupamento seja realizado, os documentos selecionados devem possuir um conjunto de atributos comuns. Caso existam diferenças nesses atributos, o sistema não efetuará o agrupamento e gerará documentos de saída separados.

Os seguintes atributos têm impacto direto no processo de agrupamento:

• Entidade;
• Modo de Pagamento
• Condição de Pagamento
• Desconto Comercial
• Desconto Adicional

Assim, apenas os documentos que apresentem valores idênticos nestes atributos poderão ser agrupados no mesmo documento de saída.

Na configuração do documento de compra estão disponíveis os documentos de devolução ao fornecedor que movimentam stock. Ou seja, deve ter a mesma configuração do documento de origem, exceto a ligação a stocks. Estes documentos têm forçosamente de estar ligados a stocks e configurar movimentações de quantidades positivas como saída e quantidades negativas como entrada.

Na configuração documento de transferência poderá configurar documentos que gerem stock em trânsito e que permitem transferências de estado. O documento gerado deverá de colocar o stock no estado de trânsito definido.

Na configuração documento de venda poderá configurar documentos de venda que façam movimentação de stock com entradas positivas e saídas negativas.

Unidades de expedição

As unidades de expedição agrupam as linhas e permitem identificar as linhas pertencentes a determinada unidade de expedição.

Estas unidades pretendem transcrever o conceito de caixas ou paletes, sendo que apenas podem ser usadas numa só expedição/documento gerado. Ou seja, uma unidade de expedição não pode ser utilizada em mais do que um documento de expedição.

Para utilizar ou criar novas unidades de expedição, aceda às opções de contexto nas linhas (clique com o botão direito) e selecione a opção Unidade de Expedição.

Se pretender dividir quantidades por unidades de expedição, basta selecionar a linha pretendida e aceder à opção de contexto Dividir Linha.

Indique as linhas que pretende criar, assim como a quantidade a distribuir pelas mesmas. As novas linhas ficam sinalizadas com um ícone que irá aparecer à esquerda da linha. Pode também utilizar esta opção para dividir uma linha por lotes distintos.

No separador de Unidades de Expedição a grelha é apresentada com uma orientação à unidade de expedição, para uma visão dos conteúdos dos lotes.

Finalização da Expedição

Depois de definir os artigos e as quantidades a expedir, falta apenas finalizar a expedição para concluir o processo clicando no botão Processar na barra de tarefas.

Será apresentado um novo ecrã com o resumo da expedição, onde é identificado o documento, série, data, hora, data de carga, hora de carga, referência, entidade e descrição da entidade do documento a gerar. Apenas poderá alterar dados das colunas Referência, Data de Carga e Hora de Carga.

Pode finalizar o documento por uma das seguintes opções:

• Através do botão Processar para finalizar a expedição e gerar o documento;
• Através da coluna “…” que abre o editor respetivo com o documento a gerar preenchido, permitindo gravar o documento para o efetivar.

Na coluna Resultado, poderá consultar se o documento foi efetivado com sucesso ou se ocorreu algum erro na geração do documento.

Nota: se a opção Agrupar por entidade estiver ativa no separador Processamento, os documentos só serão agrupados se os seguintes campos tiverem o mesmo conteúdo:

• Modo de Pagamento
• Cond. De Pagamento
• Desconto da Entidade
• Desconto Comercial
• Responsável