Como trabalhar com os documentos do Cegid Docs?

Sempre que é realizada uma importação de documentos, o PAA irá importar os documentos que se encontram na pasta Pronto a Contabilizar e guardar temporariamente os ficheiros na respetiva pasta de sistema para permitir um fluxo de trabalho mais fluído e rápido no PAA.

Depois dos documentos serem contabilizados e atualizados no Cegid Docs, serão eliminados das pastas. Consulte o artigo de apoio para saber mais informações sobre a relação entre as pastas/categorias do Cegid Docs e o PAA.

Contudo, embora esta importação seja relizada em simultâneo com as restantes importações, existe um conjunto de configurações e operações que apenas são aplicáveis quando o PAA é utilizado em conjunto com o Cegid Docs.

Configurar Extensões

Para configurar as extensões, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Aplicação | Grupo Configurações | Extensões | [SAF-T, Compras ou Vendas] ou Ambiente de Trabalho | [Cliente] | Menu Açõesdas [SAF-T, Compras ou Vendas] | Configurar;
2. Em Parâmetros, no grupo Importação, ativar a opção Cegid Docs caso pretenda que esta opção esteja selecionada no menu de importação do respetivo importador (poderá alterar a seleção neste menu). Esta pré-configuração também será utilizada nas importações agendadas;
3. No grupo Contabilização, ativar a opção Atualizar Cegid Docs caso pretenda que um documento seja movido ou enviado para a pasta Arquivo Legal logo após a integração na contabilidade. Se esta opção não estiver ativa, os documentos serão movidos para a pasta de sistema dos documentos processados e posteriormente deverá sincronizar os documentos para atualizar os documentos no Cegid Docs. Esta opção estará brevemente disponível;
4. Clicar em Gravar ou Gravar e Sair.

Importar Documentos

A importação de documentos é realizada em simultâneo com os restantes documentos dos vários importadores.

Para importar os documentos do Cegid Docs, siga os seguintes passos:

1. No Cegid Docs, mover os documentos pretendidos para a pasta Pronto a Contabilizar;
2. No PAA, aceder a Aplicação | Grupo Importações | [SAF-T, Compras ou Vendas] ou a Ambiente de Trabalho | [Cliente] | Menu Açõesdas [SAF-T, Compras ou Vendas] | Importar Documentos;
3. Em Parâmetros, ativar a opção Cegid Docs. Esta opção será apresentada já ativa caso a tenha selecionado na configuração da respetiva extensão;
4. Clicar em Processar.

Os documentos do Cegid Docs cuja data pertence ao período definido nos parâmetros da importação e cuja categoria é tratada pelo importador, serão importados com os restantes documentos. Os documentos sem data definida serão ignorados pela aplicação.

Reconciliar Documentos

Ao realizar importações de documentos com a opção Cegid Docs ativa, esta pode tornar-se mais lenta.

A reconciliação dos documentos do Cegid Docs com o PAA permite trabalhar com os documentos do Cegid Docs sem que os tenha de importar para o PAA, uma vez que fica associado ao documento importado do e-Fatura o respetivo documento no Cegid Docs.

Esta operação também permite que os documentos que já tenham sido integrados na contabilidade através do e-Fatura possam ser arquivados sem necessidade de reprocessar as importações.

Para reconciliar os documentos do Cegid Docs, siga os seguintes passos:

1. No Cegid Docs, mover os documentos pretendidos para a pasta Pronto a Contabilizar;
2. No PAA, aceder a Aplicação | Grupo Importações | [SAF-T, Compras ou Vendas] ou a Ambiente de Trabalho | [Cliente] | Menu Açõesdas [SAF-T, Compras ou Vendas] | Importar Documentos;
3. Em Parâmetros, ativar a opção Cegid Docs. Esta opção será apresentada já ativa caso a tenha selecionado na configuração da respetiva extensão;
4. Clicar em Processar.

Os documentos do Cegid Docs cuja data pertence ao período definido nos parâmetros da importação e cuja categoria é tratada pelo importador serão importados com os restantes documentos. Os documentos sem data definida serão ignorados pela aplicação.

Contabilizar Documentos

A contabilização dos documentos é realizada em conjunto com os restantes documentos e da mesma forma. Contudo, após a integração dos documentos na contabilidade do ERP pode verificar-se um dos seguintes cenários:

1. Se a opção Atualizar Cegid Docs estiver ativa, os documentos são movidos imediatamente para a pasta do Arquivo Legal (caso os documentos tenham origem no Cegid Docs ou foram reconciliados com documentos do e-Fatura) ou são enviados diretamente para o Arquivo Legal (caso a sua origem seja as Pastas de Sistema);
2. Se a opção Atualizar Cegid Docs não estiver ativa, os documentos são todos movidos para a pasta de sistema dos documentos processados, independentemente da sua origem. Neste caso, deverá posteriormente sincronizar as pastas do PAA com o Cegid Docs para mover os documentos todos para o Arquivo Legal.

Se analisarmos exclusivamente a fluidez de trabalho, pode ser mais vantajoso não ativar a atualização, uma vez que permite que as integrações na contabilidade sejam mais rápidas dado que o PAA não envia a informação para o Cegid Docs nesse momento.

Contudo, terá obrigatoriamente de efetuar posteriormente uma sincronização para atualizar os documentos.

Sincronizar Documentos

Brevemente disponível

Sempre que a opção Atualizar Cegid Docs não estiver ativa, os documentos são movidos para a pasta de sistema dos documentos processados, independentemente da sua origem para que posteriormente possam ser movidos para a pasta Arquivo Legal do Cegid Docs.

A sincronização também irá permitir atualizar os documentos que não foram anteriormente enviados para o Cegid Docs por erro da aplicação ou falha de ligação à internet, bem como nos casos em que apenas era utilizada a gestão documental do PAA e passou-se a usar o Cegid Docs.

Consulte o artigo de apoio para saber mais informações sobre a sincronização dos documentos.

Dissociar Documentos

Para o arquivo ter validade legal, é necessário manter uma ligação à contabilidade permanentemente. Tal significa que os documentos não podem ser removidos durante o período legal de armazenamento (10 anos), o que implica constantemente um aumento do armazenamento utilizado no Cegid Docs.

No entanto, num cenário em que uma empresa deixou de existir ou mudou de contabilista, pode ser necessário limpar estes registos do Cegid Docs para libertar espaço. Nestes casos, deverá dissociar os documentos que estão na pasta Arquivo Legal e Contabilidade.

Para dissociar o arquivo legal da contabilidade do ERP, siga os seguintes passos:

1. Aceder ao Administrador e efetuar um backup da base de dados do ERP;
2. No PAA, limpar os dados históricos do cliente. Deverá efetuar uma limpeza completa ou limpar os documentos e as entidades;
3. Aceder a Ambiente de Trabalho | [Cliente] | Menu Ações[Vendas ou Compras] | Reconciliar Documentos;
4. Indicar o Cliente pretendido;
5. Em Reconciliar selecionar a opção Cegid Docs - ERP;
6. Na área Dados, preencher as opções de filtragem e escolher o estado Reconciliado para que sejam apresentados todos os documentos reconciliados;
7. Selecionar o documento reconciliado que pretende anular;
8. Clicar em Anulação em Lote e selecionar os documentos reconciliados que pretende anular;
9. Clicar em Anular Reconciliação;
10. No Cegid Docs, aceder à pasta Pronto a Contabilizar;
11. Selecionar os documentos que pretende remover e, de seguida, remover os documentos de forma permanente da reciclagem do Cegid Docs.

Esta dissociação não irá anular os lançamentos contabilísticos, contudo esta operação irá remover destes qualquer associação ao documento do Cegid Docs. Se posteriormente pretender associar novamente os documentos, deverá realizar uma reconciliação Cegid Docs - ERP.

A dissociação do Arquivo Legal à contabilidade do ERP é da inteira responsabilidade do utilizador que executa essa operação. Não pode ser imputada à Cegid qualquer responsabilidade no caso de perda de dados e/ou rastreabilidade dos documentos e que nisso incorram coimas às empresas ou clientes dos escritórios de contabilidade.