Como sincronizar documentos entre o PAA e Cegid Docs?

Se por um lado a reconciliação de documentos entre o PAA e o Cegid Docs permite agilizar a importação da informação do Cegid Docs para o PAA, por outro a sincronização de documentos irá otimizar o envio de informação do PAA para o Cegid Docs.

A sincronização de documentos deve ser utilizada nos seguintes cenários:

1. Atualização dos documentos do Cegid Docs ou Pastas de Sistema que já estão integrados no ERP mas que não estão arquivados, porque a opção Atualizar Cegid Docs na extensão não está ativa ou porque existiu uma falha de comunicação entre o PAA e o Cegid Docs;
2. Quando é usada apenas a gestão documental do PAA e posteriormente se subscreve o Cegid Docs, permitindo o envio do histórico dos documentos para o arquivo legal do Cegid Docs. Se o documento contabilizado já não estiver disponível no PAA, apenas serão enviados os metadados possíveis de extrair da contabilidade do ERP.

A sincronização de documentos apenas é aplicável aos documentos que se encontram contabilizados.

Sincronizar Documentos

Para sincronizar os documentos do PAA com o Cegid Docs, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Aplicação | Outras Operações | Cegid Docs | Sincronizar;
2. Em Clientes, selecionar o(s) clientes pretendidos. Se não preencher este campo, o PAA irá pesquisar os documentos contabilizados em todos os clientes;
3. Selecionar o Estado pretendido para o documento. É possível desativar a opção Incluir Ações Ignorar para que apenas sejam visíveis as sugestões que indicam alterações nos estados;
4. Selecionar uma Data Inicial e Data Final dos documentos;
5. Clicar em Atualizar;
6. Serão apresentados todos os documentos dos clientes e extensões selecionadas no intervalo de datas definido. Os documentos que já se encontram no Cegid Docs serão identificados;
7. Mediante o estado do documento, serão sugeridas diversas operações de acordo com a origem dos documentos:
   • Ação a Executar Pastas de Sistema: poderá ignorar ou apagar o documento da pasta onde se encontra. Será sugerida a operação Apagar se o documento já estiver arquivado no Cegid Docs.
   • Ação a Executar Cegid Docs: poderá indicar para qual pasta pretende mover o documento no Cegid Docs ou Arquivar/Upload caso o documento ainda não exista no arquivo. Neste caso, o documento será arquivado na respetiva pasta, dependendo do seu estado no PAA (exemplo: se o Estado for CON – Contabilizado – o upload será feito para a pasta LEGAL_ARCHIVE);
     Nota: a coluna Estado Atual indica qual o estado atual do documento no Cegid Docs.
8. Selecionar os documentos pretendidos;
9. Clicar em Sincronizar.

Detalhes das Operações

Na seguinte tabela, poderá consultar em detalhe todas as operações efetuadas por pasta e estado: