PT
ES
AO
CV
MZ
Professional
Executive
Public Sector
Omnia
Evolution
O Accounting Automation permite agendar tarefas sem valor acrescentado e normalmente demoradas para que estas ocorram em períodos fora do horário normal de trabalho.
As tarefas disponíveis no agendamento são as seguintes:
Importar SAF-T: permite agendar a importação do ficheiro SAF-T de faturação;
Importar Vendas: permite agendar a importação dos documentos de vendas provenientes do e-Fatura, Recibos Verdes, e-Arrendamento e Arquivo Digital;
Importar Compras: permite agendar a importação dos documentos de compras provenientes do e-Fatura, Recibos Verdes, e-Arrendamento e Arquivo Digital;
Importar Bancos - e-Banking: permite agendar a importação dos movimentos bancários através do serviço E-Banking (até 90 dias anteriores à data atual);
Importar Bancos - Retorno SEPA: permite agendar a importação do ficheiro de retorno SEPA.
Não é possível agendar importações através de ficheiros de extrato bancário uma vez que estes não são ficheiros normalizados. Por isso, é necessário validar previamente o formato bancário antes da importação.
Se antes de atualizar o PAA para as versões 9.0000.1533 e 10.0000.0437 (ou superiores) já existirem agendamentos configurados no Agendador de Tarefas do Windows, os mesmos deverão ser eliminados e reconfigurados novamente no PAA.
Considerações Importantes
Antes de agendar uma tarefa, é importante conhecer o modo de funcionamento e as práticas recomendadas para tirar partido de todo o potencial desta operação, designadamente:
O agendamento será criado no Gestor de Tarefas do Windows e, por isso, todos os agendamentos devem ser efetuados no mesmo computador, de preferência o servidor;
Embora não exista nenhum limite para o número de clientes que podem ser atribuídos a cada agendamento, deve existir uma utilização responsável da funcionalidade. As tarefas são executadas individualmente por ordem, por isso, na parametrização do agendamento deverá ter em atenção o número de clientes incluídos e o volume de dados importados, para garantir que as tarefas são todas concluídas no período pretendido.
Princípios de Execução de Tarefas
O Accounting Automation irá executar as tarefas de acordo com os seguintes princípios:
A tarefa é executada apenas nos clientes indicados na parametrização do agendamento;
Os clientes têm de estar Ativos;
As importações são executadas por ordem crescente de data da última importação, isto é, executa primeiramente o cliente/tarefa que foi agendado há mais tempo;
Se a pasta de Ficheiros Log do importador estiver configurada, será criado um ficheiro por cada dia e por cliente;
Para o importador de ficheiros SAF-T, são lidos para cada cliente todos os ficheiros SAF-T que estão na pasta de ficheiros pendentes e, após importação, os ficheiros serão renomeados e inseridos na pasta de processados;
Para o importador de ficheiros de retorno SEPA, são lidos para cada cliente todos os ficheiros SEPA da pasta de ficheiros pendentes e, após importação, os ficheiros serão renomeados e inseridos na pasta de processados;
Para os importadores de Compras e Vendas, são importados para cada cliente os respetivos dados, tendo em consideração as configurações predefinidas nos respetivos importadores e que correspondem ao número de meses a importar;
Para o importador e-Banking, são importados para cada cliente os respetivos dados, tendo em consideração o número de meses a importar, contudo apenas é possível escolher no máximo 3 meses.
De seguida, são apresentados alguns exemplos dos períodos de dados a importar com mês de referência janeiro de 2022:
Se n.º de meses a Importar for 1, o período da importação será 01/01/2022 até 31/01/2022;
Se n.º de meses a Importar for 2, o período da importação será 01/12/2021 até 31/01/2022.
Agendar Tarefas
No agendamento de uma tarefa, é importante indicar o tipo de tarefaaimportar, a periodicidade, a duração e o Servidor onde o agendamento foi criado, uma vez que só poderá editar o agendamento no computador onde este foi criado.
Para agendar tarefas, siga as seguintes etapas:
Etapa 1: Criar agendamentos
Aceder a Aplicação | Grupo Sistema | Agendar Tarefas;
Clicar em Novo ou selecionar um agendamento já existente e clicar em Editar;
No primeiro agendamento clicar em Atualizar Servidor de modo a guardar o nome do computador onde os agendamentos vão ser criados. Os campos relativos à períodicidade e duração da tarefa só poderão ser editados no computador onde a tarefa foi criada;
Selecionar o Tipo de Tarefa a executar para os clientes selecionados;
Definir o N.º de Meses a Importar em cada agendamento. O valor 1 corresponde a importar apenas o Mês de Referência; Nota: Esta opção não está disponível na importação de ficheiros SAF-T e retorno SEPA;
No campo Este Computador, será preenchido o nome do computador atual. Se for diferente do Servidor Agendamento, os parâmetros da períodicidade e duração da tarefa não podem ser editados;
Clicar em Iniciar;
Se estiver a editar uma tarefa ativa, clicar em Atualizar Agendamento para guardar as alterações feitas.
Etapa 2: Definir Opções de Importação
Deverá ativar a opção Utiliza Configurações da Extensão para que sejam usadas nas configurações de importação definidas na extensão.
Em alternativa, poderá definir as configurações a efetuar nas importações, ou seja, as mesmas opções que são apresentadas na janela da importação (por exemplo: nas Compras Pastas de Sistema, Cegid Docs, Recibos de Renda, Recibos Verdes ou e-Fatura).
Etapa 3: Definir periodicidade
No campo Executar a Tarefa, definir a periodicidade de execução da tarefa:
Diariamente: a tarefa ocorre a cada número n de dias definido no campo Ocorre a Cada;
Semanalmente: a tarefa ocorre a cada número n de semanas e nos dias da semana definido no campo Ocorre a Cada;
Mensalmente: a tarefa ocorre no(s) mês(es) e no(s) dia(s) definido(s) no campo Ocorre a Cada;
No campo Ocorre a Cada, selecionar o intervalo da ocorrência da tarefa em função do campo Executar a Tarefa;
Selecionar o campo Sobrepor Importação se pretender que a importação seja sempre substituída pelos dados importados mais recentes no período definido;
Selecionar o campo Só Contabilizar se pretender que o agendamento seja apenas para a contabilização sem importação de dados.
Etapa 4: Definir duração da tarefa
No campo Iniciar a Tarefa em, especificar a data e hora de início do agendamento. As tarefas só começam a ser executadas a partir desta data e hora;
Ativar a opção Terminar em caso pretenda indicar a data e hora a que o agendamento expira. A partir desta data, a tarefa deixa de ser executada.
Etapa 5: Consultar agendamento
Na secção Resumo, poderá consultar todos os detalhes do agendamento criado. Se o consultar noutro computador, não será possível editar ou consultar os parâmetros da configuração, uma vez que os mesmo estão gravados no próprio Windows. Apenas poderá consultar o respetivo resumo.
Já na secção Processamentos, poderá verificar a:
data e hora do último processamento automático no campo Data Último Proc.;
data e hora do próximo processamento no campo Data Próximo Proc.;
A tarefa definida será executada apenas nas entidades selecionadas na tabela Clientes.
Editar Tarefas
Como referido anteriormente, o agendamento da tarefa é realizado no próprio Windows, o que significa que apenas o computador que registou a tarefa irá executá-la. Também só conseguirá visualizar e editar o parâmetro de agendamento no computador que o criou.
No entanto, se tiver permissões, poderá consultar o resumo do agendamento e adicionar ou remover clientes ao agendamento. Em alternativa, poderá efetuar a mesma operação na ficha do cliente.
Para adicionar ou remover clientes de um agendamento, siga os seguintes passos:
Adicionar/remover clientes no agendamento
Aceder a Aplicação | Grupo Sistema | Agendar Tarefas;
Selecionar o agendamento pretendido e clicar em Editar ou fazer duplo clique sobre a linha;
Adicionar ou remover clientes;
Clicar em Atualizar Agendamento.
Adicionar/remover clientes na ficha do cliente
Aceder a Aplicação | Grupo Início | Clientes;
Selecionar o cliente pretendido e clicar em Editar ou fazer duplo clique sobre a linha do Cliente;
Selecionar o(s) agendamento(s) pretendido(s) nos separadores Configurações e Agendamentos;
Clicar em Gravar ou Gravar e Sair.
Para saber mais informações sobre a ficha do cliente, sugere-se a consulta do artigo "Como configurar clientes?".
Consultar Importações Automáticas
As importações automáticas podem ser consultadas nos respetivos menus de importação, estando estas sinalizadas como sendo automáticas.
Nas listagens das importações, apenas irá aparecer uma importação por período para evitar que as listagens sejam excessivamente grandes, o que iria dificultar a sua análise. Por exemplo:
Está planeado um agendamento para executar importações de compras a realizar do dia 12 ao dia 15 de cada mês;
Se o mês atual for janeiro e o número de meses a importar for 1, irá ser realizada uma importação para o mês de dezembro (mês de referência);
Na lista da importação, apenas irá existir uma importação para o cliente no mês de dezembro, que será atualizada sempre que a tarefa é executada.