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É necessário efetuar a reconciliação dos documentos no PAA quando já existem documentos importados no PAA e/ou lançados no ERP, seja manualmente ou a partir do PAA, e os documentos digitais foram posteriormente enviados para o Cegid Docs.
Esta operação irá atualizar o estado dos documentos do Cegid Docs sem que seja necessário importar esses documentos para o PAA.
Reconciliar Documentos
No PAA é possível fazer três tipos de reconciliações:
- Reconciliação entre os documentos do PAA com origem das extensões SAF-T, Compras e Vendas com a contabilidade do ERP (PAA - ERP);
- Reconciliação entre os documentos do PAA com origem das extensões SAF-T, Compras e Vendas com as várias categorias dos documentos do Cegid Docs que se encontram na pasta Pronto a Contabilizar (PAA - Cegid Docs);
- Reconciliação entre os documentos das várias categorias do Cegid Docs que se encontram na pasta Pronto a Contabilizar com a contabilidade do ERP (Cegid Docs - ERP);
Quando se acede ao menu de reconciliação de documentos, o PAA irá procurar as correspondências entre os documentos. Após a tentativa de correspondência, os documentos são listados e assinalados conforme o resultado obtido.
Este procedimento apenas diz respeito às reconciliações PAA - Cegid Docs e Cegid Docs - ERP. Caso pretenda saber mais sobre a reconciliação dos documentos do PAA com a contabilidade do ERP, recomendamos a consulta do artigo de apoio.
Para reconciliar documentos, siga os seguintes passos:
Reconciliar documentos do PAA com Cegid Docs
Deverá efetuar esta reconciliação nos seguintes cenários cumulativos:
- Sempre que os documentos que se encontram na pasta Pronto a Contabilizar do Cegid Docs;
- Pretender reconciliar os documentos que se encontram importados no PAA através de outra origem (por exemplo pelo e-Fatura), independentemente se o estado do documento do PAA for Pendente ou Contabilizado.
Para reconciliar documentos do PAA com os documentos do Cegid Docs, siga os seguintes passos:
- No Cegid Docs, mover os documentos pretendidos para a pasta Pronto a Contabilizar, garantindo que o documento tem uma categoria definida e uma data preenchida;
- No PAA, aceder a Ambiente de Trabalho | [Cliente] | Menu Ações[Vendas ou Compras] | Reconciliar Documentos;
- Indicar o Cliente pretendido;
- Definir os filtros de visualização para que os documentos sejam apresentados: - Definir a Data Inicial e Data Final dos documentos; - Em Reconciliar selecionar a opção PAA - Cegid Docs; - Selecionar a Extensão dos documentos a reconciliar com os documentos do Cegid Docs; - Selecionar a Categoria dos documentos do Cegid Docs a reconciliar; - Se pretender, filtrar por uma entidade específica preenchendo o campo N.º Fiscal com o valor pretendido; - Preencher o campo N.º Doc. Externo caso pretenda pesquisar por um documento em concreto; - Definir uma Natureza caso pretenda que a aplicação apenas tenha em consideração naturezas específicas; - Definir um Valor caso pretenda pesquisar os documentos com um determinado valor.
- Definir os critérios a comparar nos documentos para serem considerados como reconciliados:- Data Lançamento: se selecionada, será considerada a data do lançamento na contabilidade; - Data Doc.: se selecionada, será considerada a data do documento;- Dia: será comparado o dia do tipo de data definido anteriormente dos dois documentos; - Mês: será comparado o mês do tipo de data definido anteriormente dos dois documentos; - Ano: será comparado o ano do tipo de data definido anteriormente dos dois documentos; - Valor: será comparado o valor dos dois documentos; - N.º Fiscal: será comparado o NIF das entidades dos dois documentos; - N.º Doc. Ext.: será comparado o número do documento externo dos dois documentos;
- Clicar em Atualizar ou em F5;
- Em função dos filtros e critérios definidos, na área Documentos são listados todos os documentos não reconciliados e reconciliados do cliente selecionado;
- Após validar todos os dados, clicar em Reconciliar.
- Repetir este processo as vezes que forem necessárias, alterando os critérios de reconciliação e clicando em Atualizar até não ser possível reconciliar mais nenhum documento.
Dependendo do estado dos documentos no PAA, os documentos do Cegid Docs poderão ser movidos para uma das seguintes pastas:
- Em Contabilização: os documentos do Cegid Docs passam para esta pasta se os documentos do PAA estiverem no estado Pendente. Os documentos do Cegid Docs serão atualizados de acordo com os dados do documento do PAA;
- Arquivo Legal: os documentos do Cegid Docs passam para esta pasta se os documentos do PAA estiverem no estado Contabilizado. Os documentos do Cegid Docs serão atualizados de acordo com os dados do documento do PAA e da contabilidade.
Após esta reconciliação, o PAA passa a controlar os documentos do Cegid Docs e qualquer operação sobre eles será refletida no Cegid Docs:
- Ao anular a contabilização dos documentos no PAA, no Cegid Docs os documentos passam novamente para a pasta Em Contabilização, dado que os documentos ficam no estado Pendente no PAA;
- Ao anular a importação dos documentos no PAA, no Cegid Docs os documentos passam novamente para a pasta Pronto a Contabilizar, dado que os documentos são removidos no PAA.
Reconciliar documentos do Cegid Docs com a Contabilidade de ERP
Deverá efetuar esta reconciliação nos seguintes cenários cumulativos:
- Sempre que os documentos que se encontrem na pasta Pronto a Contabilizar do Cegid Docs:
- Os documentos a reconciliar apenas se encontram na contabilidade do ERP, ou seja, não existe nenhum registo do documento equivalente no PAA (por exemplo, importado pelo e-Fatura).
Para reconciliar documentos do Cegid Docs a contabilidade do ERP, siga os seguintes passos:
- No Cegid Docs, mover os documentos pretendidos para a pasta Pronto a Contabilizar, garantindo que o documento tem uma categoria definida e uma data preenchida;
- No PAA, aceder a Ambiente de Trabalho | [Cliente] | Menu Ações[Vendas ou Compras] | Reconciliar Documentos;
- Indicar o Cliente pretendido;
- Definir os filtros de visualização para que os documentos sejam apresentados: - Definir Data Inicial e Data Final dos documentos; - Em Reconciliar selecionar a opção Cegid Docs - ERP; - Selecionar a Categoria dos documentos do Cegid Docs a reconciliar; - Se pretender, filtrar por uma entidade específica preenchendo o campo N.º Fiscal com o valor pretendido; - Preencher o campo N.º Doc. Externo caso pretenda pesquisar por um documento em concreto; - Definir uma Natureza caso pretenda que a aplicação apenas tenha em consideração naturezas específicas; - Definir um Valor caso pretenda pesquizar os documentos com um determinado valor; - Definir uma ou mais Contas CBL que contenham os dados necessários para reconciliar os documentos;
- Definir os critérios a comparar nos documentos para serem considerados como reconciliados;- Data Lançamento: se selecionada, será considerada a data do lançamento na contabilidade; - Data Doc.: se selecionada, será considerada a data do documento; - Dia: será comparado o dia do tipo de data definido anteriormente dos dois documentos; - Mês: será comparado o mês do tipo de data definido anteriormente dos dois documentos; - Ano: será comparado o ano do tipo de data definido anteriormente dos dois documentos; - Valor: será comparado o valor dos dois documentos; - N.º Fiscal: será comparado o NIF das entidades dos dois documentos; - N.º Doc. Ext.: será comparado o número do documento externo dos dois documentos;
- Clicar em Atualizar ou em F5;
- Em função dos filtros e critérios definidos, na área Documentos são listados todos os documentos não reconciliados e reconciliados do cliente selecionado;
- Após validar todos os dados, clicar em Reconciliar.
- Repetir este processo as vezes que forem necessárias, alterando os critérios de reconciliação e clicando em Atualizar até não ser possível reconciliar mais nenhum documento.
Após a reconciliação, os documentos passam para a pasta Arquivo Legal e serão atualizados de acordo com os dados da contabilidade.
Nota: Caso pretenda anular este lançamento contabilístico, deverá primeiramente anular a reconciliação.
Consultar/anular Reconciliações
Para consultar ou anular reconciliações efetuadas anteriormente, siga os seguintes passos:
- Aceder a Ambiente de Trabalho | [Cliente] | Ações[Vendas ou Compras] | Reconciliar Documentos;
- Indicar o Cliente pretendido;
- Em Reconciliar selecionar a opção PAA - Cegid Docs ou Cegid Docs - ERP;
- Na área Dados, preencher as opções de filtragem e escolher o estado Reconciliado para que sejam apresentados todos os documentos reconciliados;
- Selecionar o documento reconciliado que pretende anular;
- Clicar em Anulação em Lote e selecionar os documentos reconciliados que pretende anular;
- Clicar em Anular Reconciliação;
- Para visualizar os documentos, alterar o estado para Não Reconciliado na área Dados.
Ao anular uma reconciliação, independentemente do seu tipo, no Cegid Docs os documentos passarão sempre para a pasta Pronto a Contabilizar.
A anulação da reconciliação Cegid Docs - ERP permite também a dissociação o Arquivo Legal à contabilidade do ERP, caso pretenda remover os documentos do Arquivo Legal do Cegid Docs.Contudo, esta operação é da responsabilidade do utilizador que executa essa operação, não podendo ser imputada à Cegid qualquer responsabilidade no caso de perda de dados e/ou rastreabilidade dos documentos e que nisso incorram coimas às empresas ou clientes dos escritórios de contabilidade.
Consulte o artigo de apoio para saber mais sobre a dissociação do Arquivo Legal à contabilidade.
