Como reconciliar movimentos bancários?

1. Validar ou definir o Mês de Referência em que pretende trabalhar; Nota: O Mês de Referência indicado no Ambiente de Trabalho é definido automaticamente (é retirado 1 mês à data atual do Windows);
2. Aceder a Ambiente de Trabalho | [Cliente] | Menu AçõesBancos | Reconciliar/Contabilizar;
3. Definir os filtros de visualização: - Cliente: indicar o cliente com que pretende trabalhar. Este valor já poderá estar preenchido; - Conta Bancária: indicar a conta bancária que pretende reconciliar; - Data Inicial: indicar a data inicial da análise; - Data Final: indicar a data final da análise;
4. No separador Reconciliação Bancária, indicar os critérios de correspondência da reconciliação: - Data Extrato Bancário: selecionar a data do extrato bancário a ser considerada na análise (Data Movimento ou Data Valor); - Data Contabilidade: selecionar a data da contabilidade a ser considerada na análise (Data Lançamento ou Data Documento); - Dia: se selecionado, serão comparados os dias das datas definidas anteriormente; - Mês: se selecionado, serão comparados os meses das datas definidas anteriormente; - Ano: se selecionado, serão comparados os anos das datas definidas anteriormente; - Valor: se selecionado, serão comparados os valores do movimento bancário e da contabilidade; - N.º Fiscal: se selecionado, serão comparados os números fiscais do terceiro atribuído ao movimento bancário através de um padrão e da contabilidade; - Descrição: se selecionado, serão comparadas as descrições do movimento bancário e da contabilidade; Em alternativa à seleção manual de critérios, poderá indicar um conjunto de critérios predefinidos no campo Critérios Predefinidos. Sempre que é efetuada uma combinação diferente dos critérios, esta será guardada nos Critérios Predefinidos;
5. Clicar em Atualizar (F5). Além dos movimentos bancários com as datas compreendidas entre as datas inicial e final, serão também apresentados todos os movimentos anteriores à data inicial (a partir da data de início de reconciliação definida na conta bancária) que se encontrem no estado Pendente.

O PAA irá procurar as correspondências entre os movimentos bancários pendentes importados anteriormente com os documentos existentes na contabilidade do ERP que cumpram com os critérios definidos.

Após a tentativa de correspondência, os movimentos bancários e os documentos são listados e assinalados conforme o resultado obtido:

• Match Total (Verde): a correspondência devolve apenas um resultado com %Match igual ao valor definido;
• Match Parcial (Amarelo): a correspondência devolve mais do que um resultado possível ou o valor %Match é superior ao mínimo definido;
• Sem Match (Vermelho): a correspondência não devolve nenhum resultado ou o valor %Match é inferior ao mínimo definido.

Estes intervalos do índice %Match devem ser definidos na configuração da extensão Bancos.

Para auxiliar as validações, poderá filtrar os estados dos movimentos bancários no campo Visualizar Estado:

1. Ao clicar num movimento bancário com Match Total, será identificado o respetivo movimento da contabilidade correspondente. Estes movimentos ficarão automaticamente selecionados para reconciliar;
2. Ao clicar num movimento bancário com Match Parcial, serão identificados os respetivos movimentos da contabilidade com correspondência. Se a opção Selecionar o documento com maior %Match estiver ativa, a correspondência que apresenta o maior %Match será automaticamente selecionada para reconciliar;
3. Se existirem vários movimentos com o mesmo %Match, será selecionado um aleatoriamente se a opção Aplicar caso existam % Match iguais estiver ativa. Caso contrário, não é selecionado nenhum movimento;
4. Num movimento bancário com Match Parcial, será apresentado, no movimento da contabilidade correspondente, um insight com a indicação dos critérios individuais que apresentaram um %Match inferior a 100;
5. Se existirem sugestões com Match Total ou Parcial que não estejam corretas, é possível desmarcá-las;
6. Um movimento bancário é considerado Sem Match quando o valor %Match dessa correspondência for inferior ao valor definido na configuração da extensão Bancos;
7. Após terminar as validações, clicar em Reconciliar (Ctrl+R) no menu contexto caso pretenda reconciliar todos os movimentos selecionados ou clicar na operação Reconciliar da linha para reconciliar apenas aquele movimento;
8. No final do processo, será apresentada uma mensagem que permite não atualizar a % Match e as respetivas cores assinaladas. Esta possibilidade acelera o processo, no entanto, pode provocar a não atualização das % Match. Poderá atualizar a grelha posteriormente através do botão Atualizar.

Para que os movimentos sejam reconciliados, a diferença entre os valores selecionados do extrato bancário e contabilístico deve ser 0.

Deverá repetir este processo as vezes que forem necessárias, alterando os critérios de reconciliação e clicar em Atualizar, até não ser possível reconciliar mais nenhum movimento.

Para facilitar as reconciliações, poderá ainda decompor o valor de cada movimento bancário em valores parciais (ver artigo).

Quando não for possível reconciliar todos os movimentos contabilísticos, deverá analisar cada movimento para averiguar qual poderá ser o motivo. Normalmente, os motivos mais comuns passam por:

• Movimentos lançados a débito ou a crédito na contabilidade que ainda não foram registados no extrato bancário. Deverá aguardar que os mesmos sejam registados pelo banco;
• Movimentos lançados a débito ou a crédito na contabilidade na conta de banco errada. Neste cenário, deverá corrigir o lançamento e de seguida reconciliar com o extrato da respetiva conta bancária (ver artigo);
• Movimentos bancários a débito ou crédito que ainda não foram lançados na contabilidade. Neste cenário, poderá proceder ao respetivo lançamento a partir do extrato bancário (ver artigo).

Caso, na configuração da extensão Bancos, a opção Reconciliar Movimento Automaticamente dos parâmetros do Match Total esteja ativa, os movimentos com Match Total serão reconciliados de forma automática e não irão aparecer para validação prévia.

Quando as opções Selecionar o documento com maior %Match e Reconciliar Movimento Automaticamente dos parâmetros do Match Parcial estão ativas, os movimentos com Match Parcial serão reconciliados de forma automática e também não irão ser apresentados para validação prévia.