-
PT
-
ES
-
AO
-
CV
-
MZ
-
ST
-
GW
-
Professional
-
Executive
-
Public Sector
-
Omnia
-
Evolution
O Accounting Automation possui algoritmos que permitem atribuir um padrão bancário a um movimento do extrato bancário durante a sua importação, bem como reconciliar um movimento bancário com movimentos na contabilidade.
Em ambos os casos, um dos outputs resultante destas análises é um índice que mede a qualidade das correspondências obtidas, denominado %Match.
Índice %Match
Para cada correspondência realizada, é atribuido uma pontuação que varia de 0 a 100 e quanto maior for este valor, mais forte é a correspondência. Dependendo do valor, é possível obter as seguintes conclusões:
- Igual a 100: obteve uma correspondência exata;
- Inferior a 100: foram obtidas correspondências similares.
Devido à capacidade de análise destes algoritmos, é possível detetar padrões mesmo quando as descrições não são totalmente iguais, tornando este mecanismo bastante versátil e aumentando a confiança na interpretação dos resultados obtidos.
Na configuração da extensão Bancos, é possível definir valores mínimos para este índice para rejeitar qualquer resultado que se situe abaixo deste valor. Poderá definir o valor mínimo que pretender, no entanto é recomendável que este valor seja pelo menos 80, tanto na atribuição do padrão como na reconciliação bancária, uma vez que valores inferiores começam a representar "ruído" na análise.
Atribuição de padrões
No seguinte exemplo, é analisado o resultado obtido entre dois padrões e os movimentos bancários do extrato.
1.º Padrão Bancário
Este padrão foi criado para o tipo Terceiro e para a entidade Vodafone, podendo assumir várias designações em extratos de instituições financeiras e vários tipos de entidade (Cliente, Fornecedor, etc).
Neste exemplo, tratamos o Terceiro como sendo um Fornecedor.
Como poderá observar na imagem, foi definido um padrão com cinco regras que representam cinco formas diferentes de identificar esta entidade num extrato bancário, independentemente da instituição financeira, sendo que todas estas regras apresentam os mesmos critérios para contabilização.
2.º Padrão Bancário
Para o segundo padrão, será criado novamente um do tipo Terceiro para a entidade Apple.
Como poderá observar na imagem, foi definido um padrão com duas regras que permitem identificar esta entidade como sendo Fornecedor ou Cliente e, para cada um, foram definidos os critérios para contabilização.
Atribuição dos padrões aos movimentos bancários
Os padrões são atribuídos aos movimentos bancários durante a importação dos extratos e, nesta análise, é pesquisado o padrão no extrato bancário e não o oposto:
Padrão Bancário: Vodafone
A atribuição do padrão da entidade Vodafone teve um resultado de 100,0000, o que significa que foi possível identificar correspondências totais.
O extrato bancário apresenta a descrição "PAG SERV 10297/131684330 VODAFONE PORTUGAL COMU" e, analisando as cinco regras definidas, verifica-se que o padrão inclui as descrições "VODAFONE", "VODAFONE PORTUGAL" e "10297" para a natureza indicada no extrato bancário. Como se pode verificar, qualquer uma destas três regras está presente na descrição do extrato.
Padrão Bancário: Apple
Já no caso da Apple, o resultado obtido 95,8333 que significa que a correspondência com o padrão não foi total, mas foi suficientemente forte para ser considerado como válido.
O extrato bancário apresenta a descrição "COMPRA 7270 APPLE.COM BILL ITUNES.COM" e, ao analisar as regras definidas no padrão, verifica-se que para a natureza indicada existe apenas uma regra com a descrição "APLE.COM BILL ITUNES.COM".
Nesta regra, a palavra Apple só tem um "P" enquanto que no extrato tem dois. Por isso, o resultado obtido foi inferior a 100 uma vez que através da semelhança entre as descrições foi possível correlacionar ambos.
Reconciliação bancária
Neste exemplo, será analisado o resultado obtido na comparação entre os movimentos do extrato bancário e os lançamentos na contabilidade da respetiva conta.
Para efeitos de análise, foram considerados os seguintes critérios:
- Data Extrato Bancário: Data Mov.;
- Data Contabilidade: Data Doc.;
- Em ralação a estas datas, será compardo o Dia, o Mês e o Ano;
- Valor;
- N.º Fiscal uma vez que existem padrões de terceiro atribuídos e o movimento da contabilidade também poderá ter a indicação do NIF da entidade.
Para este conjunto de critérios, foram obtidos os seguintes resultados:
Movimentos com %Match igual a 100
Nos dois exemplos, é possível verificar que o dia, mês e ano das colunas "Data Mov." e "Data Doc." são iguais tal como os valores. Também se verifica que tanto no extrato bancário como na contabilidade existem as mesmas entidades.
Após esta análise, é possível verificar que a sugestão realizada está correta.
Movimentos com %Match inferior a 100
Já nestes dois exemplos não é possível afirmar com 100% de certeza de que estes resultados fazem match entre si, apesar da aplicação assim o sugerir. Em ambos os casos, os valores e os terceiros coincidem, contudo ao analisar as datas verificamos que não são iguais.
No match n.º 3, existe uma diferença de 2 dias e, por isso, o índice %Match é de 93,3%. Já no match n.º 4, foi obtido um índice %Match de 96,7% uma vez que a diferença é de 1 dia.
O índice %Match é calculado a partir da média da pontuação atribuida a cada critério. Sempre que um critério não tem a pontuação máxima, será apresentado um ícone informativo com a indicação de quais os critérios que estão a afetar o resultado para facilitar a interpretação dos resultados obtidos.
