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Evolution
Na importação de documentos com origem nas extensões Compras e Vendas, o PAA irá importar os documentos com origem no e-fatura, RecibosVerdes e Recibos de Renda. Cada documento importado corresponde a um documento que deverá ser integrado na contabilidade.
Se a gestão documental estiver ativa ou existir um acesso configurado a uma subscrição do Cegid Docs, existirão operações adicionais realizadas pelo PAA durante a importação, uma vez que passa a ser possível gerar lançamentos na contabilidade a partir do próprio ficheiro, deixando de ser necessário importar documentos de outras origens.
No caso de uma importação de Recibos Verdes ou e-Arrendamento, os ficheiros serão automaticamente importados do portal da AT e inseridos nas respetivas pastas Pendentes, caso estas estejam criadas.
Embora o PAA tente reconciliar automaticamente os documentos das várias origens, deverá sempre validar o resultado obtido e, eventualmente, efetuar as reconciliações manuais necessárias.
Dada a complexidade das operações a processar, a importação dos documentos será mais demorosa relativamente a uma importação sem gestão documental ou Cegid Docs configurado. Neste sentido, recomendamos que estas importações sejam agendadas (ver artigo).
Importação com Gestão Documental ativa
Se a gestão documental estiver ativa, são realizadas as seguintes operações durante a importação dos documentos:
1. Leitura dos ficheiros
A importação inicia-se com a leitura dos ficheiros inseridos nas respetivas Pastas de Sistema. Para cada ficheiro, será realizada uma tentativa de extração dos dados da seguinte forma:
- 1.ª tentativa: extração de dados por leitura do QR Code;
- 2.ª tentativa: se a leitura do QR Code não devolver nenhum dado (o código é ilegível ou inexistente), é aplicado um algoritmo que tenta extrair a data do documento, o n.º de contribuinte e o n.º do documento;
- 3.ª tentativa: se a extração de dados não devolver nenhum dado, poderá introduzi-los manualmente.
2. Importação do e-fatura
De seguida, inicia-se a importação do e-fatura, se ativo. Quando estes documentos estão a ser importados, o PAA irá reconciliá-los com os documentos importados anteriormente da seguinte forma:
- 1.ª tentativa: se ambos os documentos tiverem dados, estes serão comparados e de seguida reconciliados para evitar duplicação de dados;
- 2.ª tentativa: se o documento inserido na pasta não tiver dados, o PAA irá procurar no próprio ficheiro um conjunto de informações fornecidas pelo e-fatura e, se encontrar, os documentos irão ser reconciliados para evitar duplicações. Neste caso, os dados do documento do e-fatura são transferidos para os dados do documento que teve origem no ficheiro e ficará com o estado Reconciliado com Ficheiro. Um documento do e-Fatura neste estado não irá aparecer na lista de documentos pendentes.
Caso não seja possível efetuar a reconciliação automática, poderá ser realizá-la manualmente.
3. Importação dos Recibos Verdes
Posteriormente, inicia-se a importação dos Recibos Verdes, se ativa. Será realizada a reconciliação entre estes documentos e os Recibos Verdes comunicados no e-fatura para evitar duplicações e os respetivos ficheiros serão guardados na pasta de documentos a processar.
4. Importação dos Recibos de Renda
Por fim, inicia-se a importação do e-Arrendamento, se ativa. Os respetivos ficheiros serão guardados na pasta de documentos a processar.
Importação com Cegid Docs
Se existir um acesso configurado ao Cegid Docs, por predefinição a gestão documental no PAA também fica ativa.
As operações realizadas pelo PAA são idênticas às explicadas na secção anterior, exceto que neste cenário também são importados os documentos que estão no Cegid Docs na pasta Pronto para Contabilização. Desta forma, existem 5 fontes de dados distintas:
- Cegid Docs;
- Pastas de Sistema;
- e-Fatura;
- Recibos Verdes;
- Recibos de Renda.
Não é obrigatório enviar um documento para o Cegid Docs antes da sua importação, ou seja, se for inserido um ficheiro na pasta de sistema, o PAA saberá que aquele documento não teve origem no Cegid Docs e, após a sua contabilização, irá enviá-lo, juntamente com os dados da contabilidade, para a pasta Arquivo Legal do Cegid Docs.
Um exemplo deste cenário é uma importação de Recibos Verdes ou Recibos de Renda. Uma vez que o PAA vai buscar os ficheiros ao portal da AT, não é necessário enviá-los previamente para o Cegiod Docs.
Durante a importação dos documentos do Cegid Docs, os ficheiros serão inseridos temporariamente nas respetivas pastas de entrada para efetuar todas as validações necessárias e para permitir trabalhar com os documentos em modo offline. Após as respetivas contabilizações, os documentos serão eliminados das pastas.
Para mais informações acerca do fluxo documental dos documentos fiscalmente relevantes no Cegid Docs e operações prévias, recomenda-se a leitura do artigo Arquivo Legal.
Estados dos Documentos
Na lista de documentos, serão indicados quais os documentos com e sem anexo e aqueles que ainda precisam de ser validados. Existem três estados diferentes:
Documento validado de acordo as regras de importação: foi transferido do Cegid Docs com todos os dados. O PAA conseguiu descodificar o QR Code do documento ou existiu uma comparação automática entre o ficheiro e o e-Fatura na 1.ª iteração da reconciliação;
Indica que foram extraídos alguns dados do documento ou que o documento não apresenta nenhum dado e, por isso, devem ser preenchidos manualmente. Além disto, pode também significar que o ficheiro e o documento do e-Fatura foram associados automaticamente após duas ou três iterações da reconciliação com critérios diferentes. Deverá validar todos os documentos neste estado;
Indica que o documento não tem nenhum ficheiro associado porque não foi possível associar automaticamente com o e-Fatura (dado que não foi possível verificar nenhum dos critérios) ou porque o ficheiro não está na pasta de documentos pendentes. Neste caso, poderá associar um ficheiro durante a contabilização.
Reconciliação Manual de Documentos
Durante o processo de importação, o PAA tenta reconciliar os documentos das várias origens para evitar duplicações de documentos.
Sempre que um documento com origem nas Pastas de Sistema, Cegid Docs ou Recibos Verdes é reconciliado com o e-fatura, poderá consultar o respetivo ID na coluna ID e-Fatura da lista de documentos. Sempre que este valor não estiver preenchido, tal significa que o documento não está reconciliado.
Para efetuar a reconciliação manual dos documentos com o e-fatura, siga os seguintes passos:
- Na lista dos documentos, clicar na tecla F4 da coluna ID e-fatura;
- Será aberta uma janela com todos os documentos disponíveis no PAA que tiveram origem no e-fatura mas que não se encontrão no estado Reconciliado com Ficheiro;
- Selecionar o documento pretendido;
- Clicar em Gravar ou Gravar e Sair.
Os documentos do e-fatura selecionados assumirão o estado Reconciliado com Ficheiro.
Poderá também efetuar a reconciliação manual dos documentos a partir do AT-Cud inserindo o código na lista dos documentos na coluna AT-Cud e gravando a operação.
A reconciliação de documentos na importação refere-se ao mapeamento dos documentos que estão a ser importados do Cegid Docs, das Pastas de Sistema e dos Recibos Verdes com os documentos importados do e-fatura. Caso pretenda reconciliar os documentos importados com documentos previamente contabilizados no ERP, sugere-se a consulta do artigo Como reconciliar documento?.
