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Evolution
O Accounting Automation guarda sempre os dados das entidades e dos artigos na sua base de dados.
Regras
Independentemente do importador utilizado (SAF-T, Compras, Vendas ou Bancos), são utilizadas as seguintes regras para criar e atualizar as fichas das entidades e artigos:
A entidade ou o artigo já existe no Accounting Automation
Quando as entidades e/ou artigos já existem e estão marcadas como Conferido, os dados não são alterados.
Se não estão marcados como conferidos, então:
- Os campos que o importador pode ler são preenchidos na entidade ou artigo (por exemplo: o NIF da entidade);
- Os campos que o importador não consegue ler (porque têm inconsistências ou porque não existem) são lidos da respetiva ficha do ERP, caso exista (por exemplo: o Local de Operação);
- Os campos que o importador não consegue ler (porque têm inconsistências ou porque não existem) e não existe a respetiva ficha do ERP, são preenchidos com o valor predefinido na configuração da extensão.
A entidade ou o artigo não existe no Accounting Automation
Se a entidade ou artigo não existe, então:
- Os campos que o importador pode ler são preenchidos na entidade ou artigo (por exemplo: o NIF da entidade);
- Os campos que o importador não consegue ler (porque têm inconsistências ou porque não existem) são lidos da respetiva ficha do ERP, caso exista (por exemplo: o Local de Operação);
- Os campos que o importador não consegue ler (porque têm inconsistências ou porque não existem) e não existe a respetiva ficha do ERP são preenchidos com o valor predefinido na configuração da extensão.
Se a opção Pesquisar dados públicos dos Terceiros estiver ativa na configuração da extensão, os dados serão substituídos pelos dados fiscais sempre que essa informação for pública. Caso contrário, esta consulta é realizada apenas para guardar o CAE da entidade, uma vez que esta informação poderá ser utilizada pelo Assistente de Contabilização ECHO.
De referir que após uma importação, ao clicar em Criar/Editar, as respetivas fichas de entidades e artigos serão atualizadas ou criadas (se não existirem) no ERP.
Se não optar por criar as entidades e artigos imediatamente após a importação, estes só serão criados ou editados no momento da contabilização de um documento que contenha essa entidade ou artigo.
É recomendável criar as entidades no ERP após a importação, uma vez que se forem criadas entidades no ERP entre o momento da importação e a respetiva contabilização, irão originar inconsistências nas respetivas codificações.