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O Cegid Docs é uma solução cloud que permite guardar digitalmente toda a sua documentação, incluindo o arquivo dos documentos fiscalmente relevantes.
A partir do ERP, é possível consultar os documentos guardados no Cegid Docs, sendo necessário estabelecer uma ligação entre o ERP e a subscrição do Cegid Docs pretendida. Esta operação só pode ser efetuada com o Administrador do ERP. Caso não tenha este perfil, o menu de configuração do Cegid Docs não irá estar disponível.
Se criar uma empresa não produtiva no ERP e depois passar essa empresapara produtiva, no Cegid Docs serão criadas duas empresas diferentes. Como não é possível mover documentos entre empresas diferentes, terá de garantir que as empresas estão corretamente criadas no Docs antes de começar a arquivar documentos.
Configurar Acesso ao Cegid Docs
A ligação a uma subscrição do Cegid Docs é uma operação que requer autorização do proprietário da subscrição, que deverá aceitar o pedido de ligação para continuar a configurar o acesso ao ERP. Se forem utilizadas várias instâncias do ERP, este processo deve ser realizado em cada uma delas.
Para configurar o acesso a uma subscrição do Cegid Docs, siga as seguintes etapas:
Etapa 1: Submeter Pedido de Solicitação de Acesso
Para enviar o pedido de solicitação de acesso, siga os seguintes passos:
- Aceder a Administrador | Cegid Docs;
- Na secção Subscrição Cegid Docs, indicar a Área de Trabalho, Organização e a Instância;
- Clicar em Confirmar para solicitar o acesso.
Após esta operação, o campo ID do Pedido será preenchido e o campo Estado ficará pendente. Apesar do campo ID do Pedido ser guardado internamente, é recomendado guardar este valor para restabelecer a ligação ao Cegid Docs, caso seja necessário.
Nota: Os campos Área de Trabalho, Organização e Instância são fornecidos após a finalização do processo de Onboarding do Cegid Docs.
Etapa 2: Aceitar o Pedido de Solicitação de Acesso
Após o envio do pedido, o proprietário do Cegid Docs irá receber o pedido de solicitação de acesso no email associado à subscrição. Para continuar a configurar o acesso ao ERP, este pedido tem de ser aceite.
Etapa 3: Finalizar o Pedido de Solicitação de Acesso
Após o pedido de solicitação de acesso ter sido aprovado pelo proprietário do Cegid Docs, a configuração da ligação à subscrição deve ser finalizada no ERP. Para isso, siga os seguintes passos:
- Aceder a Administrador | Cegid Docs;
- Clicar em Atualizar;
- Na secção Subscrição Cegid Docs, verificar que o campo Estado assume o valor Aceite.
Se o campo Estado estiver preenchido com o valor Aceite, a secção com a lista das empresas do ERP fica ativa para poder selecionar para que empresas pretende criar o respetivo arquivo no Cegid Docs.
Etapa 4: Selecionar Empresas
Se o campo Estado da secção Subscrição Cegid Docs estiver preenchido com o valor Aceite, a lista das empresas do ERP fica ativa para poder selecionar para que empresas pretende criar o respetivo arquivo no Cegid Docs.
A opção Cria pastas de sistema, que recomendamos que seja mantida ativa, facilitará o processo de configuração, uma vez que irá criar as pastas de sistema conforme as configurações referidas de seguida. No entanto, poderá optar por uma configuração personalizada desde que mantenha as categorias e estados conforme indicado.
Para tal, siga os seguintes passos:
- Na secção Empresa, selecionar as empresas pretendidas que estejam no estado Por Criar;
- Clicar em Confirmar;
- Clicar em Atualizar e verificar se o estado altera para Criada.
Nota: nas empresas identificadas com o estado Criada, é possível remover o mapeamento para o arquivo no Cegid Docs.
É necessário configurar novamente a ligação ao Cegid Docs sempre que existe uma renovação de licenciamento, atualizações à licença ou instalações novas da v10.
Restabelecer Ligação previamente autorizada
É possível estabelecer um acesso ao Cegid Docs previamente autorizado. Desta forma, não é necessário repetir todo o processo de submissão e autorização do pedido de ligação.
Para restabelecer uma ligação a um acesso já autorizado, siga os seguintes passos:
- Aceder a Administrador | Cegid Docs;
- Na secção Subscrição Cegid Docs, indicar a Área de Trabalho, Organização e Instância;
- Indicar o ID do Pedido apresentado na configuração do pedido inicial;
- Clicar em Confimar;
- Clicar em Atualizar.
Nota: só é possível restabelecer a ligação a uma instância com o mesmo ID do Pedido se não existir nenhuma alteração ao licenciamento do ERP, incluindo a renovação da mesma, nova instalação do ERP ou mudança do servidor da instalação.
Eliminar Acesso
Para eliminar o acesso à subscrição do Arquivo Digital, siga os seguintes passos:
- Aceder a Administrador | Cegid Docs;
- Na secção Subscrição Cegid Docs, clicar em Anular.
Após esta operação, poderá restabelecer o acesso de acordo com a secção anterior, uma vez que a autorização do acesso continua válida.
