-
PT
-
ES
-
AO
-
CV
-
MZ
-
ST
-
GW
-
Professional
-
Executive
-
Public Sector
-
Omnia
-
Evolution
A integração dos documentos pendentes na contabilidade do ERP só deverá ser efetuada após a importação dos documentos e, se necessário, da respetiva reconciliação de documentos.
A contabilização de documentos a partir do Accounting Automation é um processo simples, uma vez que irá criar as sugestões de lançamentos dos documentos de compra ou venda com base em templatespredefinidos, sendo apenas necessário validar e alterar estas sugestões (se necessário).
Os lançamentos serão sugeridos de duas formas dependendo se o Assistente de Contabilização ECHO está ou não ativo.
Para mais informações sobre a contabilização dos documentos, sugere-se a consulta do artigo Interface de Contabilização de documentos.
Contabilizar com o Assistente ECHO
Para contabilizar os documentos de compras e vendas com origem no SAF-T, e-Fatura, Recibos Verdes e e-Arrendamento com recurso ao Assistente ECHO, siga as seguintes etapas:
Etapa 1: Aceder ao menu de contabilização
- Validar ou definir o Mês de Referência em que pretende trabalhar; Nota: O Mês de Referência indicado no Ambiente de Trabalho é definido automaticamente (é retirado 1 mês à data atual do Windows);
- Aceder a Ambiente de Trabalho | [Cliente] | Ações[Vendas ou Compras] | Contabilizar Documentos. Este menu apenas está disponível se existirem documentos pendentes.
Etapa 2: Filtrar Dados
- Na secção Dados, selecionar o Cliente pretendido;
- Escolher uma Extensão. Serão apresentados todos os documentos importados a partir desta extensão.
- Com base na extensão definida anteriormente, poderá ainda definir uma Origem ou trabalhar com todas as origens em simultâneo;
- Definir a Data Inicial e Data Final dos documentos;
- Se pretender, filtrar os documentos por Tipo de Documento Fiscal e por Documentos;
- Escolher os documentos por entidade preenchendo o N.º Fiscal da entidade;
- Clicar em Atualizar ou clicar na tecla F5.
Etapa 3: Validar Sugestões de Contabilização
- Validar em cada documento a contabilização sugerida pelo assistente ECHO. Esta sugestão é sempre realizada em função do tipo de entidade, tipo de documento fiscal, natureza e taxa(s) de IVA, com base nos seguintes princípios: - Não existe nenhum histórico de lançamentos da entidade em nenhum cliente: a contabilização do documento será sugerida em função do seu CAE, se estiver preenchido. Neste cenário, a janela do Assistente ECHO será aberta automaticamente; - Não existe histórico de lançamentos da entidade no cliente: a sugestão será baseada nos lançamentos desta entidade noutros clientes, caso existam; - Existe histórico de lançamento da entidade no cliente: a sugestão será baseada no histórico de lançamentos da entidade no cliente, caso existam; - Existe histórico do cliente e de outros: a sugestão poderá ser em função do histórico do cliente ou de outros (por exemplo: quando o documento apresenta uma taxa de 23% e outra de 13%, no cliente temos apenas histórico para uma taxa de 23% e noutro cliente histórico para 13%);
- Se for necessário corrigir o lançamento, poderá fazê-lo diretamente na grelha de contabilização ou preferencialmente pela janela do Assistente ECHO (ver artigo);
- Ao clicar em Gravar na janela do Assistente ECHO, a contabilização será atualizada com base nas alterações realizadas.
Etapa 4: Integrar documento no ERP
- Clicar em Integrar ERP para integrar o documento na contabilidade do ERP. Poderão ocorrer 2 cenários: - O documento foi integrado com sucesso: não existindo nenhum erro na integração, irá surgir no canto inferior direito do ecrã uma mensagem com a indicação do diário, n.º diário, documento e n.º do documento da contabilidade criado; - Houve um erro durante a integração: caso existam erros (por exemplo, documento não balanceado), a integração será interrompida e o documento irá manter-se na lista pendentes até que este seja corrigido e integrado novamente. No separador Estado, será indicada a descrição do erro ocorrido;
- Para integrar os documentos em lote, deverá clicar na opção Multiseleção, selecionar os documentos pretendidos e, de seguida, clicar em Integrar. Neste cenário, deverá indicar na mensagem que será apresentada se pretende Parar em cada erro. Se ativar esta opção, a integração em lote será interrompida sempre que exista um erro, caso contrário, não será interrompida e os documentos que não foram integrados irão manter-se na lista de pendentes até que sejam corrigidos e integrados novamente;
- Quando integra documentos em lote de entidades sem nenhum histórico de lançamentos, basta apenas validar a contabilização do primeiro documento. Após a integração deste e não existindo alterações nos restantes documentos (por exemplo, tipos de documentos fiscais ou taxas de IVA diferentes), estes serão automaticamente contabilizados.
É recomendável utilizar o Assistente de Contabilização ECHO invés da atribuição manual dos templates.
Contabilizar com Templates
Caso pretenda utilizar templates manuais para contabilizar os documentos de compras e vendas com origem no SAF-T, e-Fatura, Recibos Verdes e e-Arrendamento, deverá selecionar o template pretendido e, de seguida, validar documento a documento a contabilização sugerida.
Para contabilizar documentos com recurso a templates manuais, siga as seguintes etapas:
Etapa 1: Aceder ao menu de contabilização
- Validar ou definir o Mês de Referência em que pretende trabalhar; Nota: O Mês de Referência indicado no Ambiente de Trabalho é definido automaticamente (é retirado 1 mês à data atual do Windows);
- Aceder a Ambiente de Trabalho | [Cliente] | Menu Ações[Vendas ou Compras] | Contabilizar Documentos. Este menu está disponível apenas se existirem extensões ativas.
Etapa 2: Filtrar Dados
- Na secção Dados, selecionar o Cliente pretendido;
- Escolher uma Extensão. Serão apresentados todos os documentos importados a partir desta extensão;
- Com base na extensão definida anteriormente, poderá ainda definir uma Origem ou trabalhar com todas as origens em simultâneo;
- Definir a Data Inicial e Data Final dos documentos;
- Se pretender, filtrar os documentos por Tipo de Documento Fiscal e por Documentos;
- Escolher os documentos por entidade, preenchendo o N.º Fiscal da entidade;
- Clicar em Atualizar ou clicar na tecla F5.
Etapa 3: Validar as sugestões de contabilização
- Na primeira contabilização de uma entidade, é necessário selecionar o template que pretende aplicar na secção Templates;
- Caso já tenha sido aplicado algum template à entidade em qualquer um dos clientes, o PAA irá aplicar automaticamente o último template utilizado;
- Validar, documento a documento, a contabilização sugerida e efetuar as alterações necessárias na grelha de contabilização. Caso contrário, poderá selecionar outro template e validar a nova sugestão.
Etapa 4: Integrar o documento no ERP
- Clicar em Integrar ERP para integrar documento na contabilidade do ERP. Poderão ocorrer três cenários: - O documento foi integrado com sucesso: não existindo nenhum erro na integração, irá surgir no canto inferior direito do ecrã uma mensagem com a indicação do diário, n.º diário, documento e n.º do documento da contabilidade criado; - Houve um erro durante a integração: caso existam erros (por exemplo, documento não balanceado), a integração será interrompida e o documento irá manter-se na lista pendentes até que este seja corrigido e integrado novamente. No separador Estado, será indicada a descrição do erro ocorrido;
- Para integrar os documentos em lote, deverá clicar em Multiseleção, selecionar os documentos pretendidos e, de seguida, clicar em Integrar. Neste cenário, deverá indicar na mensagem que será apresentada se pretende Parar em cada erro. Se ativar esta opção, a integração em lote será interrompida sempre que existir um erro, caso contrário, não será interrompida e os documentos que não foram integrados com sucesso irão manter-se na lista de pendentes até que sejam corrigidos e integrados novamente;
- Quando integra documentos em lote, poderá fixar um template e todos os documentos serão contabilizados com base nesse template. Para isso deve ativar a opção Bloquear na secção dos templates.
Tratar Reflexões
As reflexões para Centro de Custo, Funções, Analítica, Analítica Inversa e Fluxos, sejam a crédito ou débito, são sugeridas pelo template se estiverem definidas. Caso contrário, será lida a configuração da conta do Plano de Contas.
Por isso, deverá validar estes valores e efetuar as devidas correções, se necessário. Se alterar manualmente a Percentagem, o valor da reflexão será atualizado.
Caso a contabilização ser efetuada via Template ou Assistente ECHO, não é possível gerar uma nova reflexão a partir de uma conta de IVA.
Contabilizar Documentos
O PAA adapta-se para contabilizar documentos em períodos com IVA processado e documentos num exercício civil diferente do contabilístico:
Contabilizar Documentos em períodos com IVA processado
Quando a data de lançamento de um documento coincide com um período que já tem um apuramento de IVA processado, irá surgir um alerta e deverá selecionar uma das seguintes opções:
- Integrar documento(s): os documentos serão integrados com data de lançamento do período do apuramento;
- Integrar documento(s) no último dia do Mês de Referência: a data de lançamento dos documentos será atualizada para o último dia do Mês de Referência;
- Anular o apuramento e integrar documento(s): se não existir nenhum apuramento em períodos posteriores, o apuramento do IVA será anulado e o documento integrado.
Na versão 10.10 do ERP, por questões relacionadas com o SVAT, ao selecionar a opção Anular o apuramento e integrar documento(s), é necessário indicar o motivo de anulação. Por predefinição, é sugerido o motivo pré-configurado no Administrador do ERP, sendo possível indicar outro.
Contabilizar Documentos num Exercício Civil diferente do Contabilístico
O PAA adapta-se aos períodos de tributação cujo exercício civil difere do contabilístico. Assume-se que uma empresa está nestas circunstâncias sempre que nas propriedades da empresa no ERP o mês inicial difere de janeiro. O período inicial da contabilidade corresponde ao mês inicial definido nas propriedades da empresa.
Assim, na área de contabilização dos documentos:
- os documentos são lançados com data civil (dia, mês e ano);
- o período é o contabilístico;
- os numeradores (Diários) estão associados ao respetivo período e não ao mês civil, ou seja, o numerador do Mês 01 corresponde ao numerador do período 1;
Esta lógica aplica-se também após a integração dos documentos na contabilidade, na respetiva consulta.
Para mais informações sobre este tema, sugere-se a consulta do artigo de apoio do ERP.
Consultar documentos contabilizados
Após a integração dos documentos na contabilidade, é possível consultar e editar esses documentos no PAA.
Para consultar os documentos integrados no PAA, siga os seguintes passos:
- Aceder a Ambiente de Trabalho | [Cliente] | Menu Ações[Vendas ou Compras] | Resumo de Documentos;
- Na secção Dados, selecionar o Cliente pretendido;
- Escolher a Fonte dos dados: - PAA: se pretender consultar todos documentos do PAA que se encontram no estado Contabilizado, Descartado ou Reconciliado; - Cegid Docs: se pretender consultar os documentos que se encontram na pasta Arquivo Legal do Cegid Docs;
- Se optou pelo PAA no ponto anterior, deverá indicar a Extensão pretendida. Caso tenha optado por Cegid Docs, deverá indicar uma Categoria de documentos;
- Definir a Data Inicial e Data Final dos documentos;
- Se pretender, filtrar os documentos por Tipo de Documento Fiscal e por Documentos preenchendo o N.º Docs. Externo;
- Escolher os documentos por entidade preenchendo o N.º Fiscal da entidade;
- Clicar em Atualizar ou na tecla F5.
Serão apresentados todos os documentos que correspondem aos critérios de filtragem definidos anteriormente. Nessa lista, poderá efetuar as seguintes operações:
- Fonte de dados: PAA. - Gravar: se efetuar alterações ao documento que se encontre no estado Contabilizado, deverá gravar as alterações do documento na contabilidade do ERP; - Anular Integração/Descarte: esta operações irão colocar os documentos selecionados que se encontram no estado Contabilizado ou Descartado no estado Pendente. Se um documento estiver no estado Contabilizado, ao anular o lançamento contabilístico será anulado no ERP; - Anular Integração e Descartar: esta operações irão colocar os documentos selecionados que se encontram no estado Contabilizado no estado Descartado. O lançamento contabilístico será anulado no ERP;
- Fonte de dados: Cegid Docs. Neste caso, apenas poderá consultar os documentos que se encontram na pasta Arquivo Legal do Cegid Docs.
Na versão 10.10 do ERP, por questões relacionadas com o SVAT, ao anular documentos, é necessário indicar o motivo de anulação. Por predefinição, é sugerido o motivo pré-configurado no Administrador do ERP, sendo possível indicar outro.
Integração com Cegid Docs
Se existir um acesso configurado a uma subscrição do Cegid Docs, após a contabilização dos documentos existe um dos seguintes comportamentos:
- Se o documento teve origem no Cegid Docs, serão enviados os dados da contabilização e os documentos passarão para a pasta Arquivo Legal;
- Se o documento teve origem nas Pastas de Sistema, será enviado para o Cegid Docs o ficheiro do documento juntamente com todos os dados. Este documento ficará na pasta Arquivo Legal.
Consulte o artigo de apoio para saber mais informações sobre a integração do PAA com o Arquivo Legal do Cegid Docs.