Como configurar a extensão Compras?

1. Aceder a Aplicação | Grupo Configurações | Extensões | Compras; Nota: Alternativamente, poderá aceder a Ambiente de Trabalho | [Cliente] | Menu Açõesdas Compras | Configurar;
2. Clicar em Novo; Nota: Poderá selecionar um modelo já existente e clicar em Editar ou fazer duplo clique sobre a linha. Se pretender replicar um modelo já existente, basta clicar em Duplicar;
3. No campo Cliente Modelo será indicada a empresa modelo por defeito, no entanto poderá selecionar outra empresa para a configuração que pretende criar;
4. Indicar o nome pretendido no campo Modelo;
5. Selecionar a opção Modelo por Defeito, caso pretenda que o modelo seja atribuído automaticamente aos novos clientes. Só pode existir um modelo predefinido por cada extensão.

1. Na área Importação, ativar as opções pretendidas (poderá posteriormente alterá-las no menu Importação Compras antes de cada importação):
   • e-Fatura;
   • Recibos Verdes;
   • Recibos de Renda;
   • Pastas de Sistema;
   • Cegid Docs;
2. No campo Despesas fora do âmbito profissional, escolher uma das seguintes opções para tratar os documentos importados do e-Fatura que não pertencem à atividade profissional do cliente:
   • Ignorar: os documentos não serão importados;
   • Descartar: os documentos serão importados mas inseridos no estado Descartado;
   • Importar: os documentos serão importados e colocados no estado Pendente;
3. Quando a opção Pastas de Sistema está ativa, é possível escolher qual das versões do leitor de QRCode utilizar ou se pretende usar todas. Todas as versões permitem a definição do n.º de iterações (mínimo de 1 e máximo de 20) e procuram em todas as páginas do documento. A diferença entre as versões é tecnológica, sendo que a Versão 2 utiliza um componente mais avançado; Nota: esta opção pode ter impacto na performance da importação;
4. No campo Documentos sem Dados, poderá selecionar um dos seguintes campos:
   • Importar: o documento é importado e assume o estado Pendente (comportamento atual). Neste caso, poderá efetuar um match manual com o documento do efatura na contabilização do documento;
   • Descartar: o documento é importado e assume o estado Descartado;
   • Ignorar: o documento é ignorado e não é importado pela aplicação;
5. Quando a opção Recibos Verdes está ativa, definir qual das seguintes opções deve ser utilizada na data do documento:
   • Data Emissão;
   • Data Prestação;
6. Quando a opção Recibos de Renda está ativa, definir qual das seguintes opções deve ser utilizada na data do documento:
   • Data Recebimento;
   • Data Emissão;
7. Ativar a opção Normaliza N.º Documento se pretender que o n.º do documento seja normalizado através da verificação de padrões (TipoDoc Serie/NumDoc) ou tipos normalizados (FT, FS, FR, NC, ND, etc.);
8. Ativar a opção Contabilização Automática se pretender que os documentos sejam integrados automaticamente na contabilidade do ERP durante a importação. Se ocorrer algum erro durante o processo de contabilização, os documentos serão colocados como Rascunho nos movimentos da contabilidade e deverão ser finalizados manualmente no ERP. Nesta situação, é aconselhável configurar o balanceamento automático dos documentos. Deverá determinar se pretende que a contabilização automática seja efetuada sempre ou nos seguintes casos:
   • Com Anexo: a contabilização automática só será efetuada se o documento tiver Anexo;
   • Com Dados AT: a contabilização automática só será efetuada se o documento tiver dados da AT (e-Fatura);
   • Com Anexo e Dados AT;
9. Definir o Ano Retenção a considerar nas retenções dos documentos:
   • Ano da Data do Lançamento: o ano da retenção a considerar será o ano da data de lançamento;
   • Ano da Data do Documento: o ano da retenção a considerar será o ano da data do documento;
10. Definir a Data de Lançamento a considerar na contabilização dos documentos:
    • Data do Documento: a Data de Lançamento a considerar na contabilização será igual à Data do Documento;
    • Último Dia do Mês da Data de Documento: a Data de Lançamento a considerar na contabilização será o último dia do mês da Data do Documento;
11. Ativar a opção Mês de Referência em docs. de períodos anteriores se pretender que a Data de Lançamento seja o último dia do mês de referência definido no Ambiente de Trabalho, quando o documento é de um período anterior. Por exemplo, um documento com data de 15/02/2024 ficaria com data de lançamento de 31/03/2024, caso o mês de março fosse o mês de referência definido no ambiente de trabalho;
12. Se tiver integração com o Cegid Docs, poderá escolher se pretende que os documentos sejam atualizados no arquivo no momento da contabilização ativando a opção Atualizar Cegid Docs. Caso não sejam, poderá atualizar posteriormente esta informação no menu de Sincronização de Documentos; Nota: com esta opção ativa, a integração dos documentos será mais morosa. Além de ter de gerar o lançamento na contabilidade do ERP, terá ainda de atualizar ou enviar os documentos para a pasta Arquivo Legal do Cegid Docs;
13. Caso pretenda ativar o balanceamento automático, indicar o Valor Máximo que será automaticamente balanceado. Por exemplo, se for definido como valor máximo 0,01, os documentos só serão balanceados se o erro de balanceamento for igual ou inferior a este valor. Se o erro for 0,02, os documentos não serão balanceados.
14. Escolher uma das seguintes opções de balanceamento:
    • Conta Balanceamento: o documento é automaticamente balanceado e a diferença do balanceamento é inserida na conta definida neste campo. Caso a percentagem de IVA não dedutível for igual a 100% e esta conta não estiver preenchida, o balanceamento será efetuado para a base do IVA (conta que tem associada a classe de IVA);
    • Balancear p/ Conta de IVA: o documento é automaticamente balanceado e a diferença do balanceamento é inserida na conta de IVA;

1. Ativar a opção Criar Fornecedores no ERP se pretender que a ficha dos fornecedores seja criada no ERP. Se optar por não criar as entidades no ERP, estas serão mapeadas para a entidade indiferenciada e os lançamentos serão feito nesta;
2. Definir o Tipo de Regra a usar na codificação dos novos fornecedores: - NIF: o código do fornecedor será o seu número de identificação fiscal; - Sequência: aerá atribuido um código numérico sequencial ao fornecedor. Se esta opção estiver selecionada, deverá indicar no campo Máscara o número de dígitos do código com o caracter #. Por exemplo, a máscara #### irá devolver um código sequencial com 4 dígitos (0001, 0002, 0003, ..., 9999); - Máscara: além do exemplo anterior, permite também usar tokens adicionais na sua construção. Os caracteres permitidos são: # (sequência numérica), D (token Espaço Fiscal) e H (token de País). Um exemplo de preenchimento do campo Máscara será DH####; - Fórmula: poderá personalizar as regras de codificação de entidades a partir de todos os tokens, campos e fórmulas que o PAA dispõe;
3. Dependendo do tipo de regra selecionado, serão apresentados diferentes campos: - Sequência ou Máscara: preencher o campo Máscara conforme um dos exemplos referidos anteriomente; - Fórmula: indicar a fórmula de constução do código do fornecedor no campo Fórmula. Ao clicar no botão ..., será aberto o editor de fórmulas, onde poderá personalizar o código recorrendo aos tokens, campos e fórmulas disponibilizados pela aplicação. Deverá indicar o N.º Dígitos a atríbuir ao código do fornecedor;
4. Definir o Valor Mínimo e Valor Máximo para o código do fornecedor. Quando preenchido, o código sequencial irá iniciar a numeração a partir do valor mínimo e não irá ultrapassar o valor máximo. Se o valor definido for 0, não há limite mínimo definido;
5. Ativar a opção Pesquisar dados públicos das Entidades se pretender que os dados dos novos fornecedores sejam preenchidos pelos dados fiscais, sempre que essa informação for pública. Se não ativar esta opção, será procurado o CAE uma vez que esta informação poderá ser necessária para as sugestões do Assistente de Contabilização ECHO;
6. Preencher os  campos Cond. Pag., Moeda, Espaço Fiscal, Local Op., Código Postal e País com os valores a considerar na criação da ficha do fornecedor, caso não exista nenhuma informação;
7. Indicar no campo Código ERP o código do fornecedor indiferenciado do ERP.

1. Ativar a opção Integra com Contas Correntes se pretender que a conta crie pendentes no módulo da Tesouraria. Quando a conta é lançada nos movimentos da contabilidade, deverá garantir que se utiliza um documento contabilístico definido para integrar nas contas correntes. Caso contrário, o pendente não será criado;
2. Definir no campo Tipo de Conta o tipo de conta a utilizar na criação do pendente;
3. No campo Estado, definir o estado da conta corrente na integração da conta com a Tesouraria (quando cria pendentes);
4. Definir o Tipo de Regra a usar no token de ligação da contabilidade dos novos fornecedores: - Sequência: será atribuido um token numérico sequencial ao fornecedor; - Igual ao Código: o token de ligação à contabilidade será igual ao código do fornecedor definido anteriormente; - Token Fixo: será definido o mesmo token de ligação à contabilidade comum a todos os clientes; - Fórmula: poderá personalizar os tokens de ligação à contabilidade a partir de todos os tokens, campos e fórmulas que o PAA dispõe;
5. Dependendo do tipo de regra selecionado, serão apresentados diferentes campos: - Fórmula: indicar a fórmula de construção do código do fornecedor no campo Fórmula. Ao clicar no botão ..., será aberto o editor de fórmulas, onde poderá personalizar o token recorrendo aos tokens, campos e fórmulas disponibilizados pela aplicação; - Valor Fixo: indicar o token de ligação à contabilidade a atribuir a todos os fornecedoreso campo Valor Fixo;
6. Definir o Valor Mínimo e Valor Máximo para os tokens de ligação. Quando preenchido, a numeração sequencial irá iniciar no valor mínimo e não irá ultrapassar o valor máximo. Se o valor definido for 0, não há limite mínimo definido; Nota: Este campo fica disponível quando as opções Sequencial ou Fórmula são selecionadas;
7. No campo Seg. Terceiro, definir o segmento de terceiro a considerar na criação das contas dos fornecedores no Plano de Contas.

No campo Desconto Financeiro, definir a conta do desconto no Plano de Contas.

Nesta secção, devem ser definidos os mapeamentos entre os diferentes tipos de impostos e as respetivas contas no Plano de Contas.

• Tipo de Imposto: É possível associar três tipos de imposto: - IRS: Imposto sobre o Rendimento de Pessoas Singulares; - IRC: Imposto sobre o Rendimento de Pessoas Coletivas; - IS: Imposto de Selo.
• Descrição: Descrição do tipo de imposto;
• Origem: Origem de dados a que se pretende associar a conta. Para cada tipo de imposto, as origens a considerar nesta configuração são as seguintes: - e-Fatura - Compras; - Recibos Verdes - Compras; - Recibos de Renda - Compras; - Documentos - Compras; - Documentos - Pagamentos;
• Conta Retenção: Conta do tipo de imposto no Plano de Contas.

Nesta secção, devem ser definidas as configurações dos diferentes tipos de documentos fiscais.

• Tipo de Documento Fiscal: Tipo de documento fiscal;
• Tipo de Documento: Tipo de documento interno correspondente ao tipo de documento fiscal;
• Template: Definir o Template a usar para cada tipo de documento fiscal (aplicável caso não seja usado o Assistente de Contabilização ECHO);
• Natureza: Definir a natureza do Tipo de Documento Fiscal. Por exemplo, quando definimos o tipo de documento fiscal FT como sendo de natureza D, significa que na contabilização do documento, a conta de custo irá ficar a débito;
• Gerar Liquidação: Os tipos de documentos com esta opção ativa serão automaticamente liquidados na contabilização do documento. No entanto, se uma entidade estiver definida para fazer liquidação, essa configuração irá sobrepôr a do documento. Por exemplo, se um documento fiscal do tipo FT não estiver configurado para gerar liquidação mas a entidade que emitiu o documento tem a liquidação ativa, será gerada a liquidação para o documento FT emitido por essa entidade;
• Ignorar: Os tipos de documentos com esta opção ativa serão ignorados durante a importação, não havendo a necessidade de os descartar à posteriori.

1. No campo Importação com Erros, definir o estado caso existam erros na importação;
2. No campo Importação com Sucesso, definir o estado caso a importação seja realizada com sucesso;
3. No campo Importado Anulado, definir o estado de um documento pendente anulado;
4. No campo Contabilização com Erros, definir o estado do documento caso existam erros na contabilização;
5. No campo Contabilização com Sucesso, definir o estado do documento caso a contabilização seja realizada com sucesso;
6. No campo Contabilizado Anulado, definir o estado de um documento contabilizado anulado.

Na área Clientes, indicar os clientes que pretende aplicar o modelo configurado.

1. Ao clicar em Gravar ou Gravar e Sair, a configuração será aplicada a todos os clientes selecionados;
2. Se existir outra extensão da mesma categoria já ativa, o PAA poderá desativála e ativar a nova extensão. Para tal, basta indicar que pretende ativar a nova extensão na caixa de diálogo que será apresentada após clicar em Gravar;
3. Os clientes ficarão automaticamente com a extensão ativa.

1. Aceder a APLICAÇÃO | Grupo Início | Clientes;
2. Selecionar o cliente pretendido e clicar em Editar ou fazer duplo clique sobre a linha do Cliente;
3. No separador Configurações, em Origens de Dados ativar a extensão Compras;
4. Indicar o modelo de configuração que pretende utilizar nesta extensão;
5. Clicar em Gravar ou Gravar e Sair.

1. Aceder a APLICAÇÃO | Grupo Tabelas | Extensões;
2. Selecionar a extensão Compras e clicar em Editar ou fazer duplo clique sobre a linha;
3. Na grelha Clientes, selecionar os clientes onde pretende ativar a extensão;
4. Indicar o modelo de configuração que pretende utilizar nesta extensão em cada cliente;
5. Clicar em Gravar ou Gravar e Sair.

Se existir outra extensão da mesma categoria já ativa, o PAA poderá desativá-la e ativar a nova extensão. Para tal, basta indicar que pretende ativar a nova extensão na caixa de diálogo que será apresentada após clicar em Gravar ou Gravar e Sair.

Esta fórmula equivale à seleção do N.º Fiscal no campo Tipo de Regra.

• Fórmula: [NIFOrigem]
• N.º Dígitos: 0 (não há sequência)

Esta fórmula equivale à seleção da opção Sequência no campo Tipo de Regra. O seguinte exemplo é para uma sequência numérica com quatro dígitos.

• Fórmula: não é preenchido
• N.º Dígitos: 4

Esta fórmula equivale à seleção da opção Máscara no campo Tipo de Regra. O seguinte exemplo demonstra um código constituído pelo Espaço Fiscal, País e uma sequência numérica com quatro dígitos.

• Fórmula: [D] + [H]
• N.º Dígitos: 4

• Fórmula: SafeSubString([NIFOrigem], 3, 6) - O resultado obtido serão os seis dígitos do NIF a contar a partir do dígito da terceira posição
• N.º Dígitos: 0 (não há sequência)

Esta fórmula equivale à seleção da opção Igual ao Código no campo Tipo de Regra.

• Fórmula: [CodigoPRI]

Esta fórmula equivale à seleção da opção Sequência no campo Tipo de Regra. Neste caso, ao maior valor existente no ERP será somado um.

• Fórmula: [NumeradorTokenEntidade]

Neste caso, basta fixar o valor pretendido no campo Fórmula.

• Fórmula: '1234'