Importador de Dados/Empresas (Extensibilidade Eticadata)

Famílias, Subfamílias, Marcas e Modelos

No ERP Evolution apenas são permitidos 4 tipos de categorização de artigos, sendo que existem dependências entre si: a Subfamília depende da Família e o Modelo depende da Marca.

Nesta área, deverá efetuar o mapeamento das categorias (Tipo de Famílias) do ERP Eticadata para a nova estrutura Evolution. As categorias Eticadata que não sejam mapeadas são migradas como campos de utilizador na ficha dos artigos importados.

Linhas de Preços

No ERP Evolution são permitidos 6 PVPs distintos por artigo. Na grelha Preços, poderá associar cada uma das únicas linhas de preços do Eticadata a cada um dos 6 PVPs. Nos restantes poderá utilizar os Campos do Utilizador ou ignorá-los na importação. É necessário também definir se o preço tem IVA incluído.

Nota importante: no ERP Evolution, o tratamento do IVA nos PVPs é efetuado de forma global, ou seja, ao definir que um determinado PVP tem IVA incluído, tal será aplicado a todos os artigos. Como no ERP Eticadata essa informação pode variar por artigo, o migrador efetuará os cálculos necessários para garantir a importação dos preços dos artigos, conforme a parametrização efetuada. Por exemplo, considere-se o seguinte cenário:

• No ERP Eticadata existe o artigo A001, com taxa de IVA 23 e uma linha de preços (linha 1) com o PVP de 10 €, sem IVA;

• Na migração para o ERP Evolution foi associado o PVP1 à linha de preços 1, mas considerou-se que o PVP1 tem IVA incluído;

• Após migração, o artigo A001 no Evolution apresenta o PVP1=12.30 €, dado que foi recalculado para incluir o IVA.

Armazém de sugestão

Indicar o Armazém por omissão a sugerir nas fichas dos artigos. O ERP Evolution utiliza essa configuração quando o artigo é inserido na linha de um documento para recuperar o respetivo armazém.

Indicar a data para o lançamento dos documentos de entrada do stock inicial. Por omissão, é sugerida a data atual.

Por omissão, todas as opções de exportação estão selecionadas, indicando que todas as entidades existentes no ERP Eticadata serão exportadas para o ERP Evolution. Para excluir os dados que já não estão em utilização, deverá anular a seleção da respetiva opção de exportação.

Entidades inativas

É possível indicar se serão exportadas as entidades inativas para cada um dos seguintes tipos de entidade:

• Clientes

• Fornecedores

• Outros Credores

• Outros devedores

• Contactos

• Artigos

Nota: Apenas podem ser excluídos artigos inativos que não tenham quantidade em stock. Caso no ERP Eticadata existam artigos inativos com stock, estes transitam para o ERP Evolution como ativos para permitir a importação do respetivo stock.

Entidades Indiferenciadas

No ERP Eticadata existem tabelas independentes para clientes e fornecedores indiferenciados. Para exportar estas tabelas para o ERP Evolution, as opções Clientes indiferenciados e Fornecedores indiferenciados devem estar selecionadas.

Importar Comissões Pendentes (para Outros Credores)

Se selecionar esta opção, o sistema irá importar um resumo (um total por cada vendedor) das comissões pendentes (por liquidar) e gerar Pendentes Manuais para Outros Credores. Para tal, serão criados tantos Outros Credores quantos Vendedores existam no ERP Eticadata com Liquidações.

Nota: serão incluídas todas as comissões mesmo que não estejam disponíveis para pagamento.

As taxas de IVA são mapeadas para as taxas existentes no ERP Evolution que contemplem a mesma lógica, quanto ao local de operação, percentagem de taxa e tipo fiscal. Caso não seja possível mapear com uma taxa de sistema do ERP Evolution, será sugerida a criação de uma taxa.

Cálculo das taxas de IVA para empresas de país sede Angola 

No ERP Eticadata, não existem taxas de IVA previamente definidas. Assim, o processo de importação fará o cálculo prévio das taxas a importar, tendo por base as tabelas de impostos, de acordo com os seguintes critérios: 

• Apenas são considerados os impostos configurados na natureza como não sendo de retenção e com o tipo SAF-T "IVA - Imposto sobre o Valor Acrescentado"; 

• As taxas existentes nas linhas de impostos são agrupadas por percentagem, originando uma taxa de IVA por cada percentagem distinta, exceto no caso das taxas de isenção, com percentagem 0 e classificadas para o SAF-T como isentas, que originam uma taxa por cada motivo de isenção distinto. 

 Nota: para as taxas não isentas, o motivo de isenção não é exportado. Caso seja necessário associar um motivo de isenção a alguma destas taxas, essa configuração deverá ser efetuada pelo utilizador, após a importação, no ERP Evolution. 

Na migração dos armazéns, é necessário criar previamente os respetivos grupos de custo. Como o ERP Evolution apenas suporta a gestão de custo global com variação por lote e/ou armazém ou conjunto de armazéns, foram definidas as seguintes regras para migração dos tipos de custeio do ERP Eticadata:

1. Os métodos de custeio FIFO e LIFO não são suportados pelo ERP Evolution. Deve ser sempre considerado o custeio ao PCM;

2. Os agrupamentos por N.º de Série e Localização não são suportados pelo ERP Evolution, sendo ignorados na migração, que considerará apenas os agrupamentos descritos no passo seguinte;

3. Os grupos de custo no ERP Evolution são criados de acordo com as seguintes variantes de agrupamento do tipo de custeio do ERP Eticadata:

   • Agrupamento por Lote selecionado e agrupamento por Armazém não selecionado - cria um grupo de custo (global), com a opção de Valorização ao Lote ativa;

   • Agrupamentos por Lote e Armazém selecionados - cria um grupo de custo para cada armazém com a opção de Valorização ao Lote ativa;

   • Agrupamento por Lote não selecionado e agrupamento por armazém selecionado - cria um grupo de custo para cada armazém, sem a opção Valorização ao Lote ativa;

   • Agrupamentos por Lote e Armazém não selecionados - cria um grupo de custo (global), sem a opção de Valorização ao Lote ativa.

Na migração das condições de pagamento foram aplicadas determinadas regras, de acordo com os valores dos campos Dias e Dia do mês indicados no prazo de vencimento das condições de pagamento no ERP Eticadata:

• Condição de pagamento definida apenas com prazo em dias: migra com opção de pagamento Após o n.º de dias indicado;

• Condição de pagamento definida apenas com o dia do mês: migra com opção de pagamento Próximo Mês, Dia e o n.º do dia do mês indicado;

• Condição de pagamento com valores nos dois campos: se o n.º de dias for igual a 30 ou 60, migra respetivamente para Próximo Mês, Dia ou Próximos 2 meses/dia e o n.º de dia do mês. Para os valores diferentes, assume a opção Após e o n.º total de dias indicado.

Apenas são migrados para o ERP Evolution os modos de pagamento em utilização no ERP Eticadata.

Na criação dos modos de pagamento no Evolution, a identificação do Tipo de Movimento é determinada da seguinte forma:

• Tipo Cheque: passa para Cheque;

• Numerário: passa para Numerário;

• Cartão de Crédito ou Débito: passa para Pagamento Automático;

• Adiantamento: passa para Outros.

Adicionalmente, como os modos de pagamento no ERP Eticadata podem ser utilizados a crédito e a débito, na migração para o ERP Evolution são criados automaticamente dois Movimentos Bancários para cada modo de pagamento: um com tipo Crédito e outro com tipo Débito.

Assim, considerando a existência de um modo de pagamento Eticadata “MB“ (Multibanco), ao migrar para o Evolution serão criados os seguintes movimentos “MB_C” (Multibanco_Cred)  e “MB_D” (Multibanco_Debt).

Para a tabela de Zonas do ERP Evolution são migrados os dados da tabela de subzonas do ERP Eticadata, que estejam em utilização.

O mapeamento entre os países do ERP Eticadata e o ERP Evolution é efetuado utilizando o código ISO 3166-2 do país.

A importação destas entidades para o ERP Evolution é efetuada de acordo com os seguintes critérios:

• Apenas são importadas entidades com o nome preenchido;

• As entidades das tabelas de Clientes e Fornecedores do ERP Eticadata são importadas para o ERP Evolution, mantendo o código Eticadata;

• As entidades do tipo Clientes e Fornecedores Indiferenciados são importadas para o ERP Evolution com uma nova codificação iniciada, respetivamente, por CI (cliente indiferenciado) e FI (fornecedor indiferenciado), seguidos de um número sequencial;

• As entidades do tipo Credores e Devedores são recodificadas na importação para o ERP Evolution, ou seja, serão apresentadas com o prefixo C e D, respetivamente, seguido do código Eticadata;

• As informações do país, moeda, espaço fiscal e regime de IVA de uma entidade são determinadas a partir da informação da subzona associada à entidade no ERP Eticadata;

• Foram criados campos de utilizador nas fichas das entidades do ERP Evolution para registar a informação do ERP Eticadata, inexistente nas fichas de entidades do ERP Evolution;

• Os dados fiscais relativos à atividade empresarial são preenchidos de acordo com os dígitos iniciais do NIF e com o valor do campo Consumidor Final na ficha da entidade no ERP Eticadata, conforme a seguinte tabela:

O processo de importação de artigos engloba um conjunto de informação alargada, incluindo:

• os dados base da ficha de artigo;

• as linhas de preços dos artigos;

• as descrições de artigos nos diferentes idiomas;

• as imagens do artigo, importadas como anexos associados à ficha de artigo Evolution;

Foi também necessária definir regras para acomodar diferenças de comportamento entre os dois sistemas:

• Tratamento de Unidades: no ERP Eticadata existem apenas 3 unidades - unidade de stock (que transita para unidade base no Evolution), unidade de venda e de compra. Adicionalmente, no ERP Evolution existe a unidade de entrada e de saída. Para efeitos de importação, estas unidades assumem o valor da unidade base;

• Unidades com medidas: sempre que na ficha do artigo Eticadata estão definidas medidas, na ficha do artigo Evolution respetiva é definida a fórmula de vendas e compras respetiva;

• Taxa de IVA do artigo: na ficha do artigo Eticadata é possível definir taxas de IVA diferentes para venda e para compra. Como no Evolution existe apenas um campo, será utilizada a taxa de IVA definida para venda;

• Preços de Venda dos Artigos: como anteriormente referido, os preços de venda são carregados a partir das linhas de preços do Eticadata, tendo em conta a parametrização definida no Passo 3: Parâmetros Iniciais. Adicionalmente, os preços de venda no Eticadata são definidos em função da unidade de venda. Quando esta unidade é diferente da unidade base, os valores dos campos de PVP do separador Geral da ficha do artigo no ERP Evolution são convertidos para a unidade base, enquanto que no separador Preços são adicionadas duas linhas por cada PVP: uma com o preço na unidade base e outra com o preço na unidade de venda;

• Famílias, subfamílias, marcas e modelos: os artigos são classificados de acordo com a parametrização dos tipos de famílias Eticadata definidos no Passo 3: Parâmetros Iniciais.

No ERP Eticadata, o tratamento de dimensões é efetuado com recurso à criação de referências, que podem utilizar até duas grelhas de dimensões, por exemplo: cor e tamanho. Com base nestas referências, são criados os artigos que representam as várias dimensões, não existindo um artigo pai agregador.

Na importação de dados para o ERP Evolution são efetuadas as seguintes correspondências:

1. As grelhas Eticadata mapeiam com as tabelas de dimensões do Evolution;

2. Quando a mesma grelha é utilizada nas duas dimensões do Eticadata, do lado do Evolution é automaticamente efetuada uma cópia da 1.º dimensão para um novo código, já que não é possível utilizar o mesmo código em duas dimensões diferentes;

3. Para cada referência em utilização, é criado um artigo “pai” com tratamento de dimensões e a esse artigo são associados os artigos filhos que foram criados com base na referência;

4. Pode ser necessário efetuar a recodificação dos artigos filhos, já que no Evolution estes artigos utilizam sempre o separador “.”, mas o Eticadata permite definir o separador a utilizar na geração dos artigos. Assim, por exemplo, considere-se o artigo Eticadata “Camisa-AM-L”, com duas dimensões Cor e Tamanho e o separador “-”. Na migração para o Evolution, o código será alterado para “Camisa.AM.L”.

Os artigos configurados no ERP Eticadata como bens em 2.ª mão são criados no ERP Evolution com a indicação de gestão singular, o que por sua vez impede que os mesmos possam ter stock negativo ou superior a 1 unidade. Caso alguma destas situações ocorra, o migrador assumirá o seguinte comportamento:

• Se existirem artigos em 2.ª mão com stock negativo, o migrador apresenta uma mensagem de erro e impede a migração, devendo corrigir previamente o stock;

• Se existirem artigos em 2.ª mão com mais do que uma unidade em stock, o migrador ativa sempre a opção Gestão de Lotes na criação destes artigos. Adicionalmente, no momento da importação do stock, a quantidade existente é desdobrada em várias linhas de quantidade 1, com um número de lote único e os grupos de custo associados aos respetivos armazéns são configurados para garantir a valorização ao lote.
  Nota: Para o manuseamento correto destes artigos no ERP Evolution, a licença deverá permitir efetuar gestão de lotes.

Sempre que a empresa Eticadata origem tem entidades, artigos e/ou documentos pendentes configurados com tratamento de retenção, na importação de dados para o ERP Evolution o migrador efetua as seguintes tarefas:

• Configura a empresa Primavera destino para efetuar tratamento de retenções de IRS em Administrador | Base Aplicacional de Negócio | Parâmetros da Empresa | Retenções;

• Ativa a opção para tratamento das retenções nas entidades migradas do ERP Eticadata, que estão configuradas com retenção. A retenção é definida da seguinte forma:

  1. Tipo de Retenção = Estado

  2. Tipo de Rendimento = B (Rendimentos profissionais) se a entidade estiver definida como singular ou F (Rendas) caso se trate de uma pessoa coletiva;

  3. Percentagem de retenção: caso esteja definida na ficha da entidade Eticadata, assume o respetivo valor. Caso contrário, é a percentagem definida para o exercício Eticadata

• Ativa o tratamento de retenções nas fichas dos artigos migrados do Eticadata, que tenham tratamento de retenção ativo;

• Garante que os tipos de documentos utilizados para importação de pendentes se encontram configurados para permitir o tratamento de retenções.

Na migração de empresas Eticadata com configurações de IVA de caixa ativas, o migrador efetua as seguintes tarefas na Empresa Primavera destino:

• Ativa o tratamento de IVA de caixa para o exercício atual;

• Altera a configuração dos documentos utilizados para importação de pendentes, ativando a opção IVA sob o regime de caixa;

• Caso o IVA de caixa esteja ativo no exercício Eticadata, ativa em todas as entidades do tipo Clientes e Fornecedores a opção IVA de Caixa. Alternativamente, se o IVA de caixa não estiver ao nível do exercício, mas existirem clientes com a opção Avisar Regime IVA de Caixa ativa, apenas as fichas desses clientes terão a opção IVA de Caixa ativa no ERP Evolution.

As seguintes considerações devem ser tidas em conta durante a importação: 

• Para evitar erros de referências cruzadas na relação entre Plano de Contas e Plano de IVA, a propriedade ValidaOutrasTabelas (última coluna) de ambos os ficheiros, deve ser definida como False; 

• Os lançamentos devem estar balanceados; 

• Não podem existir lançamentos sem linhas (apenas com cabeçalho); 

• As reflexões (centros de custo, fluxos de caixa, etc.) devem ter a correspondência correta para as respetivas linhas de origem. 

  • No caso dos Centros, a correspondência é feita através dos campos Lote e Conta Origem;  

  • No caso dos Fluxos, a ligação é feita através do n.º da linha do Excel na folha Linhas Geral; 

• Na importação de movimentos com Fluxos de Caixa, apenas serão importados registos cuja distribuição seja feita a 100% para um Código de Fluxo (isto acontece principalmente nos movimentos com várias contas de caixa no mesmo movimento); 

• No final da importação, devem ser confirmadas as parametrizações relativas à Declaração Periódica do IVA, uma vez que podem existir diferenças de configuração entre ambos os softwares, podendo ser necessário complementar alguns campos na Declaração.

• No final da importação, será ainda necessário confirmar alguns parâmetros da empresa e do exercício, nomeadamente: 

  • Prefixos de Abertura de Contas; 

  • Documento de Abertura; 

  • Apuramento de IVA.  

• É também conveniente executar o utilitário de Reconstrução de acumulados.

As seguintes considerações devem ser tidas em conta durante a importação: 

• Podem ocorrer erros relacionados com as Taxas de Depreciação, uma vez que estas devem corresponder às definidas no respetivo Diploma Legal. Esta situação pode ocorrer quando: 

  • São utilizados Diplomas ou Classificações anteriores; 

  • São utilizados Diplomas adicionados pelo utilizador no ERP v22 Eticadata; 

  • As Taxas foram alteradas nos Diplomas distribuídos de base no ERP v22 Eticadata. 

• Caso seja necessário importar Estabelecimentos, esta tabela encontra-se associada nos Recursos Humanos, devendo ser ativada nessa área do importador. 

As seguintes considerações devem ser tidas em conta durante a importação: 

Preparação 

Para evitar erros durante a importação, é necessário garantir previamente a existência dos seguintes dados no ERP: 

• Serviços de Finanças; 

• Segurança Social; 

• Sindicatos; 

• Remunerações e Descontos; 

• Motivos de admissão; 

• Instrumentos de regulamentação de trabalho, quando diferentes de ‘001’; 

• Situações Profissionais; 

  • No ERP, apenas existem as situações Ativo e Inativo. As situações de Baixa temporária ou Baixa prolongada deverão ser registadas como ausências no ERP; 

• Nacionalidades; 

• Contas da empresa; 

Estabelecimentos 

• Só pode existir um estabelecimento marcado como SEDE;  

• Por defeito, é disponibilizado o estabelecimento “001”, marcado como sede. 

• Ao importar deve ser garantido que o estabelecimento existente no ERP não está configurado como SEDE (aplicável quando não é ativada a opção de eliminação de registos). 

 Funcionários 

As seguintes validações devem ser asseguradas nos dados de origem (Eticadata): 

• A data de admissão deve estar preenchida; 

• Em contratos a termo certo, a data de fim de contrato tem de estar preenchida; 

• A data de último aumento deve ser igual ou posterior à data de admissão; 

• A Conta Empresa deve estar preenchida: 

  • Na ficha dos funcionários; 

  • Nas formas de pagamento (subsídio alimentação em cartão); 

• A data de emissão do BI do funcionário deve ser anterior à sua data de validade; 

• O IRT é obrigatório; 

Moeda 

• No ERP v10, para empresas com sede em Portugal, não existe tratamento multi-moeda;

• Na importação de funcionários e de independentes, a moeda base, para PT tem de ser única (tipicamente, EUR). Nos pagamentos dos funcionários é que poderá ser definida a moeda. 

Outras considerações 

• Tipos de Rendimentos: os tipos de rendimentos inexistentes no ERPv10 devem ser criados previamente; 

• Caso sejam utilizados centros de custos e/ou fichas de repartição, as respetivas tabelas devem ser selecionadas no nodo de Contabilidade; 

• Os códigos a criar devem ter correspondência com os que existem na base de dados origem Eticadata; 

• No modo de Recursos Humanos, não selecionar as tabelas/templates: 

  • Cargos; 

  • Analítica Func.; 

  • Plano Funcional Func.; 

  • Horários de Trabalho; 

• Formação:  

  • Criar Formador 001 no ERP; 

  • Criar Entidade Formadora F001 no ERP; 

  • Criar Escala 002 no ERP; 

  • Criar Regime de Curso 001 no ERP; 

  • Na importação de cursos, a Área de Formação deve estar preenchida. 

Todos os documentos financeiros do ERP Eticadata que não estejam anulados e se encontrem total ou parcialmente pendentes são importados para o ERP Evolution.

A importação é efetuada de acordo com as seguintes regras:

1. Os documentos são importados para o módulo de Pagamentos e Recebimentos, para documentos do tipo Pendente;

2. Na criação dos documentos, são utilizados tipos de documentos standard existentes no ERP Evolution, predefinidos de acordo com o tipo de entidade e natureza:

   • Pendentes de clientes e outros devedores com natureza a receber: Documento FAC;

   • Pendentes de clientes e outros devedores com natureza a pagar: Documento NCC;

   • Pendentes de fornecedores e outros credores com natureza a pagar: Documento FAF;

   • Pendentes de fornecedores e outros credores com natureza a receber: Documento NCF;

3. Os documentos são criados na série de sistema (Série A), sendo que a data inicial/final da série é automaticamente alterada para permitir a importação de todos os pendentes;

4. Cada documento pendente no ERP Eticadata origina um documento pendente no ERP Evolution, com uma linha por cada taxa de IVA diferente;

5. Para os pendentes de clientes/outros devedores, o n.º do documento externo representa o n.º de documento do Eticadata, de acordo com o formato definido, por secção e documento;

6. Para os pendentes de fornecedor/outro credor, o n.º de documento externo representa o n.º do documento emitido pela respetiva entidade;

7. Cada pendente é criado com os seguintes campos de utilizador:

   • Chave Eticadata: identificador único do documento no ERP Eticadata, constituído pelos seguintes elementos: Exercício-Secção-Tipo de Documento-N.º de documento;

   • Documento original: n.º do documento Eticadata, de acordo com o formato definido por secção e documento;

   • Estado: estado do documento no ERP Eticadata;

   • Número de requisição: n.º de requisição Eticadata.

Por último, são criados os documentos para carregar o stock existente no EPR Eticadata à data de migração. Estes documentos são criados de acordo com as seguintes regras:

1. Artigos com quantidade positiva em stock

acomodar  é criado um documento de Entrada de Stock com uma linha por artigo/armazém e a respetiva quantidade.

2. Artigos com quantidade negativa em stock

São criados dois documentos internos:

• um documento de Entrada de Stock, com uma linha por artigo/armazém e quantidade 1. Este documento é utilizado para valorizar os artigos;

• um documento de Saída de Stock, com a quantidade negativa de stock -1 unidade, referente à entrada de stock anterior.

A data dos documentos lançados é a especificada no Passo 3: Parâmetros Iniciais.

Todas as compras/encomendas não convertidas/integradas no momento da importação serão migradas para o ERP Evolution para que possam ser transformadas nesse sistema, designadamente:

• Encomendas (ECF)

• Orçamentos (COT)

• Guias de Remessa (VGRH)

• Guias de Devolução (GDFH)

Serão criadas as séries (H) e/ou (HI) mediante os documentos na origem tenham ou não IVA incluído.

Os documentos serão migrados pela parte não convertida/integrada, ou seja, se um documento for convertido/integrado parcialmente na origem apenas migra a parte pendente.

Todas as vendas/encomendas não convertidas/integradas no momento da importação serão migradas para o ERP Evolution para que possam ser transformadas nesse sistema, designadamente:

• Encomendas (ECL)

• Orçamentos (ORC)

• Guias de Remessa (GRH)

• Guias de Devolução (GDH)

• Faturas de Consignação (FCH)

Serão criadas as séries (H) e/ou (HI) mediante os documentos na origem tenham ou não IVA incluído.

Os documentos serão migrados pela parte não convertida/integrada, ou seja, se um documento for convertido/integrado parcialmente na origem apenas migra a parte pendente.

Nesta versão não são migrados movimentos de Contabilidade.

Será lançado um Documento de Caixa e Bancos com as contas que tenham saldo real no momento da importação.

É criado um pendente manual para cada vendedor que tenha comissões por liquidar no ERP Eticadata, mesmo que essas comissões não estejam ainda disponíveis para pagamento.

Para tal, serão criados Outros Credores por cada um dos vendedores em causa. O novo terceiro ficará com um prefixo V no respetivo código.