Como efetuar uma importação de dados para o módulo de Equipamentos e Ativos?

As seguintes propriedades são obrigatórias no preenchimento dos campos:

• Código;

• Descrição;

• Data de Aquisição;

• Data de Utilização;

• Número de elementos;

• Número de inventário;

• Diploma;

• Código Fiscal;

• Tipo de imobilizado (TipoImo).

Deverá ter em atenção que:

• Ao importar fichas de imobilizado, a propriedade Ativo deve ser preenchida com 1;

• A propriedade Código de Barras deve corresponder ao mesmo atributo Ficha;

• Caso os tipos de investimento não tenham as contas pré configuradas, as contas de imobilizado também seriam obrigatórias;

• Os campos do tipo Data são representados no formato DD-MM-YYYY (exemplo: 31-12-2012).

A importação do histórico permite carregar os valores do ativo para o seu reconhecimento. Atualmente, o sistema está restringido à importação de processamentos do tipo:

• "R" - Reconhecimento;

• "RL" - Reavaliação Legal;

• "CRD" - Revalorização por Custo de Reposição;

• "VCM" - Revalorização por Valor de Mercado.

O processamento de Reconhecimento é idêntico ao que é gerado quando cria um plano de depreciaçãono utilitário do administrador para a gestão dos planos. Já os processamentos de Reavaliação/Revalorização são idênticos aos criados através de um documento deste tipo pela aplicação.

Os seguintes campos são obrigatórios:

• Plano

• Ficha

• Exercício

• Período (preferencialmente utilizar o 13 ou o zero)

• Dia (preferencialmente utilizar o 31 se período 13 ou 1 se período zero)

• Tipo (valores possíveis: "R", "RL", "CRD", "VCM")

• Valor de aquisição

• Valor atual

• Amortização acumulada atual (AmAcumuladaAtual)

• Amortização acumulada base (AmAcumuladaBase)

Neste caso, o sistema cria o novo IdProcessamento e atribui o valor do campo Ordem. Se a Alteração não estiver preenchida, por omissão o sistema atribui a respetiva Alteração.

É importante ter em atenção que:

• Quando se gera o template de uma entidade, é possível que sejam criadas várias folhas no excel. A primeira corresponde à entidade principal, as restantes são detalhes (linhas) da Entidade. Para preencher estes detalhes, deverá sempre referir na primeira coluna de uma folha de detalhe o número da linha do excel onde estão os dados Pai;

• Se cancelar a importação a meio, todos os registos processados até ao cancelamento ficam no sistema, bem como também ficam marcados no Excel. Ou seja, serão ignorados numa posterior importação;

• Caso importe um registo do tipo RL, CRD ou VCM, deverá considerar o correto preenchimento dos valores próprios destes tipos de processamentos, nomeadamente: ValorAntesReavaliacao, AmAcAntesReavaliacao, ReavTotalAmortizado, etc.

• Antes de importar os processamentos, deverá rever os critérios de depreciação da ficha. A importação do histórico de processamentos não altera os critérios de depreciação da ficha.

Exemplo:

Os ficheiros seguintes correspondem a uma aquisição de um ativo por 20.000 € em 01/01/2010, com reconhecimento a 01/01/2012 e com uma depreciação acumulada de 10000.

• Fichas;

• Processamentos.

A importação de Tipos de Investimento tem como objetivo definir as contas associadas a cada categoria de investimento.

A tabela Tipos de Investimento contém as referências à tabela Plano de Contas que, por sua vez, também tem dados relativos aos Tipos de Investimento.

Para ultrapassar esta referência circular que existe entre as tabelas, é possível efetuar o seguinte procedimento:

1. Exportar os templates de Tipos Investimento e PlanoContas;

2. Importar o excel dos Tipos de Investimento sem registos no separador Linhas (contas);

3. Importar o Plano de Contas;

4. Importar novamente os Tipos Investimento, limpando a colunaEstado (primeira coluna) e com os dados completos em ambos os separadores (Cabeçalho e Linhas).

A importação dos Critérios apenas é necessária quando a definição dos dados das amortizações não segue os critérios fiscais ou quando é realizada individualmente para cada ficha.

Caso contrário, a tabela Critérios é preenchida de acordo com o que estiver definido na Classificação Fiscal do Ativo, é importada para o mesmo período do Reconhecimento e é aplicada aos Períodos/Exercícios Subsequentes.