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O importador de dados permite introduzir a informação de uma entidade através de num ficheiro Excel, utilizando os motores Cegid.
Regras do Ficheiro Excel
Para uma importação com sucesso, é necessário garantir um conjunto de especificidades no ficheiro Excel:
Migração
- O ficheiro excel tem de estar fechado durante a importação;
- O excel assume, por omissão, uma formatação de acordo com o tipo de valor introduzido. Nos casos das datas e valoresmonetários, deverá validar que o formato fica como texto;
- Deverá garantir que o excel que está a importar tem a coluna Estado vazia. Se estiver preenchido com OK, o registo não será importado.
Nota: poderá realizar a operação Drag & Drop de um ficheiro excel para o abrir. É possível reutilizar ficheiros Excel anteriormente criados, assim como acrescentar mais automatismo através de VBA.
Estrutura do Template
- Quando se gera o template de uma entidade, poderão ser criadas várias folhas no Excel;
- A primeira folha corresponde à entidade principal. As restantes folhas correspondem a detalhes (linhas) da entidade;
- Para preencher esses detalhes, deverá sempre indicar na primeira coluna da folha de detalhe o número da linha do Excel onde estão os dados Pai.
Formato de datas
Todos os campos do tipo Data devem ser preenchidos no formato YYYY-MM-DD (exemplo: 2025-01-31).
Campos de Verdadeiro/Falso
- Para assumir o valor Falso, o campo pode ser preenchido com: Falso, False, 0 ou permanecer vazio.
- Para assumir o valor Verdadeiro, o campo pode conter qualquer outro valor, como por exemplo: Verdadeiro, True, 1, X.
Campos Obrigatórios
Todos os campos obrigatórios estão assinalados com um asterisco (*).
Cancelamento da importação
Caso a importação seja cancelada, todos os registos já processados até esse momento ficam gravados no sistema. Esses registos também ficam marcados no excel e são ignorados numa futura importação.
Especificidades do módulo de Equip. e Ativos
Antes de importar a tabela Critérios, é necessário garantir que a tabela Processamentos já foi importada, dado que deve existir pelo menos um movimento do tipo Reconhecimento.
Caso a empresa utilize mais do que um Plano de Depreciação, é necessário refletir esses Planos nas tabelas Processamentos e Critérios, ou seja, deverá importar uma linha por cada Plano utilizado.
Se for necessário importar um processamento e uma reavaliação, primeiramente deverá importar a reavaliação e só depois o processamento.
Conheça de seguida as características dos vários tipos de importação:
Importação de Fichas
- Código;
- Descrição;
- Data de Aquisição;
- Data de Utilização;
- Número de elementos;
- Número de inventário;
- Diploma;
- Código Fiscal;
- Tipo de imobilizado (TipoImo).
Deverá ter em atenção que:
- Ao importar fichas de imobilizado, a propriedade Ativo deve ser preenchida com 1;
- A propriedade Código de Barras deve corresponder ao mesmo atributo Ficha;
- Caso os tipos de investimento não tenham as contas pré configuradas, as contas de imobilizado também seriam obrigatórias;
- Os campos do tipo Data são representados no formato DD-MM-YYYY (exemplo: 31-12-2012).
Importação de Processamentos
A importação do histórico permite carregar os valores do ativo para o seu reconhecimento. Atualmente, o sistema está restringido à importação de processamentos do tipo:
- "R" - Reconhecimento;
- "RL" - Reavaliação Legal;
- "CRD" - Revalorização por Custo de Reposição;
- "VCM" - Revalorização por Valor de Mercado.
O processamento de Reconhecimento é idêntico ao que é gerado quando cria um plano de depreciaçãono utilitário do administrador para a gestão dos planos. Já os processamentos de Reavaliação/Revalorização são idênticos aos criados através de um documento deste tipo pela aplicação.
Os seguintes campos são obrigatórios:
- Plano
- Ficha
- Exercício
- Período (preferencialmente utilizar o 13 ou o zero)
- Dia (preferencialmente utilizar o 31 se período 13 ou 1 se período zero)
- Tipo (valores possíveis: "R", "RL", "CRD", "VCM")
- Valor de aquisição
- Valor atual
- Amortização acumulada atual (AmAcumuladaAtual)
- Amortização acumulada base (AmAcumuladaBase)
Neste caso, o sistema cria o novo IdProcessamento e atribui o valor do campo Ordem. Se a Alteração não estiver preenchida, por omissão o sistema atribui a respetiva Alteração.
É importante ter em atenção que:
- Quando se gera o template de uma entidade, é possível que sejam criadas várias folhas no excel. A primeira corresponde à entidade principal, as restantes são detalhes (linhas) da Entidade. Para preencher estes detalhes, deverá sempre referir na primeira coluna de uma folha de detalhe o número da linha do excel onde estão os dados Pai;
- Se cancelar a importação a meio, todos os registos processados até ao cancelamento ficam no sistema, bem como também ficam marcados no Excel. Ou seja, serão ignorados numa posterior importação;
- Caso importe um registo do tipo RL, CRD ou VCM, deverá considerar o correto preenchimento dos valores próprios destes tipos de processamentos, nomeadamente: ValorAntesReavaliacao, AmAcAntesReavaliacao, ReavTotalAmortizado, etc.
- Antes de importar os processamentos, deverá rever os critérios de depreciação da ficha. A importação do histórico de processamentos não altera os critérios de depreciação da ficha.
Exemplo:
Os ficheiros seguintes correspondem a uma aquisição de um ativo por 20.000 € em 01/01/2010, com reconhecimento a 01/01/2012 e com uma depreciação acumulada de 10000.
Importação de Tipos de Investimento
A importação de Tipos de Investimento tem como objetivo definir as contas associadas a cada categoria de investimento.
A tabela Tipos de Investimento contém as referências à tabela Plano de Contas que, por sua vez, também tem dados relativos aos Tipos de Investimento.
Para ultrapassar esta referência circular que existe entre as tabelas, é possível efetuar o seguinte procedimento:
- Exportar os templates de Tipos Investimento e PlanoContas;
- Importar o excel dos Tipos de Investimento sem registos no separador Linhas (contas);
- Importar o Plano de Contas;
- Importar novamente os Tipos Investimento, limpando a colunaEstado (primeira coluna) e com os dados completos em ambos os separadores (Cabeçalho e Linhas).
Importação de Critérios
A importação dos Critérios apenas é necessária quando a definição dos dados das amortizações não segue os critérios fiscais ou quando é realizada individualmente para cada ficha.
Caso contrário, a tabela Critérios é preenchida de acordo com o que estiver definido na Classificação Fiscal do Ativo, é importada para o mesmo período do Reconhecimento e é aplicada aos Períodos/Exercícios Subsequentes.
Importar Dados
Recomendamos a utilização de um ficheiro excel gerado por este utilitário. Por isso, está disponível o botão Gerar Template que permite efetuar o download de um ficheiro Excel já customizado.
Com este template, é possível ter um mapeamento automático das colunas (que ficam com o mesmo nome do objeto) e a geração automática de folhas de detalhes para permitir carregar linhas da entidade.
Para importar dados, siga os seguintes passos:
- Aceder a Geral | Ferramentas | Recursos | Importador de Dados;
- Escolher a entidade para onde se pretende importar os dados;
- Abrir um ficheiro Excel com os dados que pretende importar;
- Mapear as propriedades da entidade com a coluna do Excel. O sistema vai tentar perceber quais as colunas que correspondem à propriedade, mas poderá alterar o mapeamento;
- Ativar a opção Incluir dados padrão para exportar os dados existentes na empresa Standard Primavera para essa tabela;
- Confirmar a importação.
Se o ficheiro Excel não foi gerado pelo utilitário, o sistema adiciona a coluna Estado ao ficheiro para que, durante a importação dos dados, possa atualizá-la indicando o sucesso ou não da importação:
- em caso de sucesso, o sistema preenche com OK;
- em caso de erro, o sistema indica o problema.
Se voltar a tentar importar o ficheiro, todos os registos marcados com OKserão ignorados.