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Evolution
O importador de dados permite introduzir a informação de uma entidade através de num ficheiro Excel, utilizando os motores Cegid.
Regras do Ficheiro Excel
Para uma importação com sucesso, é necessário garantir um conjunto de especificidades no ficheiro Excel:
Migração
- O ficheiro excel tem de estar fechado durante a importação;
- O excel assume, por omissão, uma formatação de acordo com o tipo de valor introduzido. Nos casos das datas e valoresmonetários, deverá validar que o formato fica como texto;
- Deverá garantir que o excel que está a importar tem a coluna Estado vazia. Se estiver preenchido com OK, o registo não será importado.
Nota: poderá realizar a operação Drag & Drop de um ficheiro excel para o abrir. É possível reutilizar ficheiros Excel anteriormente criados, assim como acrescentar mais automatismo através de VBA.
Estrutura do Template
- Quando se gera o template de uma entidade, poderão ser criadas várias folhas no Excel;
- A primeira folha corresponde à entidade principal. As restantes folhas correspondem a detalhes (linhas) da entidade;
- Para preencher esses detalhes, deverá sempre indicar na primeira coluna da folha de detalhe o número da linha do Excel onde estão os dados Pai.
Formato de datas
Todos os campos do tipo Data devem ser preenchidos no formato YYYY-MM-DD (exemplo: 2025-01-31).
Campos de Verdadeiro/Falso
- Para assumir o valor Falso, o campo pode ser preenchido com: Falso, False, 0 ou permanecer vazio.
- Para assumir o valor Verdadeiro, o campo pode conter qualquer outro valor, como por exemplo: Verdadeiro, True, 1, X.
Campos Obrigatórios
Todos os campos obrigatórios estão assinalados com um asterisco (*).
Cancelamento da importação
Caso a importação seja cancelada, todos os registos já processados até esse momento ficam gravados no sistema. Esses registos também ficam marcados no excel e são ignorados numa futura importação.
Especificidades do módulo de Contabilidade
Antes de iniciar a importação, é necessário garantir que todos os dados auxiliares já estão devidamente registados na aplicação.
A importação das tabelas irá apenas adicionar valoresaos dados standard já existentes na Base de Dados.
A tabela Movimentos não efetua qualquer reflexão automática que esteja definida na configuração das contas. É necessário que todos os movimentos estejam evidenciados no excel, por exemplo as Reflexões para Contas de IVA.
Antes de importar o Plano de Contas, poderá ser necessário importar previamente alguns dados auxiliares. Estes dados funcionam como tabelas de referência no sistema e podem também ser importados através dos respetivos templates disponíveis no importador.
Importação de Tabelas Base
Apesar de não serem obrigatórios, recomenda-se o preenchimento de outros campos relevantes para os lançamentos contabilísticos, tais como:
- Chaves de Repartição (por exemplo: Centros de Custo)
- Motivos de Tributação (associados à Tributação Autónoma)
Plano de IVA
A importação do Plano de IVA tem como objetivo inserir informação sobre os cálculos do IVA, bem como a associação automática aos Modelos Fiscais, nomeadamente a Declaração Periódica do IVA (a disponibilização da tabela de Modelos Fiscais irá ser realizada após a SR3).
A Cegid recomenda que, dentro do possível, seja utilizado o Plano Standard Primavera onde estas ligações já estão efetuadas.
A tabela Plano de IVA contém referências à tabela Plano de Contas que, por sua vez, também tem dados relativos às Contas de IVA. Para ultrapassar esta referência circular, é possível efetuar este procedimento:
- Exportar os templates de PlanoContas e PlanoIva;
- Importar o Plano de Contas com o campo ValidaOutrasTabelas igual a 0 (neste caso podem assim ser importadas Classes de IVA que ainda não existam);
- Importar o Plano de IVA.
Nota: o comportamento também se aplica ao Plano de Selo.
Outros Planos
É ainda possível importar outros Planos como o Plano de Fluxos (relativo aos Fluxos de Caixa), Plano de Selo (relativo aos códigos do Imposto do Selo) e Planos Alternativos.
A Cegid recomenda que na tabela Planos Alternativos seja mantido o Plano TAX, uma vez que é referente à tabela de taxonomias definida pela Autoridade Tributária.
Apuramentos
A importação dos Apuramentos tem como objetivo inserir informação sobre os cálculos a efetuar nos vários apuramentos: IVA, Resultados, Custo das Mercadorias, etc.
A Cegid recomenda que, dentro do possível, sejam utilizados os Apuramentos Standard Primavera que garantem toda a informação necessária, nomeadamente, em termos de SVAT e dados necessários para a AT.
Importação de Movimentos
O template de importação contém folhas adicionais cujo preenchimento não é obrigatório, mas que poderá utilizar para complementar a informação do lançamento. Por exemplo: informação de Retenções e Reflexões para Centros de Custo, Fluxos de Caixa, etc.
Deverá preencher:
- os campos Conta Origem e Lote para garantir o correto funcionamento da informação associada a cada movimento;
- os dados da Entidade e do Terceiro (por exemplo: País e NIF) para efeitos de Reporte Fiscal (nomeadamente para o SAF-T e Declaração Periódica do IVA).
A numeração do diário irá seguir sempre a configuração definida na tabela Diários.
Importação de Tabelas de Controlo Financeiro
- Plano de Centros: o Plano de Centros funciona como um Plano de Contas com Tipos de Conta de Razão, Integradoras e de Movimento;
- Chaves de Repartição de Centros: a repartição pode ser efetuada em Percentagem ou em Valor. Esta definição é realizada na folha Linhas Centros;
- Orçamentos: é a tabela base de criação de orçamentos (Cabeçalhos do Orçamento). Apenas um destes orçamentos pode ser definido no Administrador como Orçamento Geral de Contas;
- Orçamento Contas: define o Orçamento Geral de Contas do Plano;
- Orçamento Centros Custo: define o Orçamento de Centros de Custo.
Importar Dados
Recomendamos a utilização de um ficheiro excel gerado por este utilitário. Por isso, está disponível o botão Gerar Template que permite efetuar o download de um ficheiro Excel já customizado.
Com este template, é possível ter um mapeamento automático das colunas (que ficam com o mesmo nome do objeto) e a geração automática de folhas de detalhes para permitir carregar linhas da entidade.
Para importar dados, siga os seguintes passos:
- Aceder a Geral | Ferramentas | Recursos | Importador de Dados;
- Escolher a entidade para onde se pretende importar os dados;
- Abrir um ficheiro Excel com os dados que pretende importar;
- Mapear as propriedades da entidade com a coluna do Excel. O sistema vai tentar perceber quais as colunas que correspondem à propriedade, mas poderá alterar o mapeamento;
- Ativar a opção Incluir dados padrão para exportar os dados existentes na empresa Standard Primavera para essa tabela;
- Confirmar a importação.
Se o ficheiro Excel não foi gerado pelo utilitário, o sistema adiciona a coluna Estado ao ficheiro para que, durante a importação dos dados, possa atualizá-la indicando o sucesso ou não da importação:
- em caso de sucesso, o sistema preenche com OK;
- em caso de erro, o sistema indica o problema.
Se voltar a tentar importar o ficheiro, todos os registos marcados com OKserão ignorados.