Como efetuar uma importação de dados para o módulo de RH?

O importador de dados permite introduzir a informação de uma entidade através de num ficheiro Excel, utilizando os motores Cegid.

Regras do Ficheiro Excel

Para uma importação com sucesso, é necessário garantir um conjunto de especificidades no ficheiro Excel:

Migração

• O ficheiro excel tem de estar fechado durante a importação;
• O excel assume, por omissão, uma formatação de acordo com o tipo de valor introduzido. Nos casos das datas e valoresmonetários, deverá validar que o formato fica como texto;
• Deverá garantir que o excel que está a importar tem a coluna Estado vazia. Se estiver preenchido com OK, o registo não será importado.

Nota: poderá realizar a operação Drag & Drop de um ficheiro excel para o abrir. É possível reutilizar ficheiros Excel anteriormente criados, assim como acrescentar mais automatismo através de VBA.

Estrutura do Template

• Quando se gera o template de uma entidade, poderão ser criadas várias folhas no Excel;
• A primeira folha corresponde à entidade principal. As restantes folhas correspondem a detalhes (linhas) da entidade;
• Para preencher esses detalhes, deverá sempre indicar na primeira coluna da folha de detalhe o número da linha do Excel onde estão os dados Pai.

Formato de datas

Todos os campos do tipo Data devem ser preenchidos no formato YYYY-MM-DD (exemplo: 2025-01-31).

Campos de Verdadeiro/Falso

• Para assumir o valor Falso, o campo pode ser preenchido com: Falso, False, 0 ou permanecer vazio.
• Para assumir o valor Verdadeiro, o campo pode conter qualquer outro valor, como por exemplo: Verdadeiro, True, 1, X.

Campos Obrigatórios

Todos os campos obrigatórios estão assinalados com um asterisco (*).

Cancelamento da importação

Caso a importação seja cancelada, todos os registos já processados até esse momento ficam gravados no sistema. Esses registos também ficam marcados no excel e são ignorados numa futura importação.

Especificidades do módulo de RH

Antes de iniciar a importação das fichas de Funcionários e/ou de Independentes, é necessário assegurar que todos os dados auxiliares já estão devidamente registados na aplicação.Se não existirem, devem ser previamente carregados através dos respetivos templates de importação ou criados diretamente no ERP.

A importação das fichas de Funcionários e Independentes só deve avançar após esta verificação. Contudo, após a importação das fichas de Funcionários, recomendamos a validação integral da informação registada no sistema antes de iniciar qualquer operação de processamento salarial.

Apesar de não serem obrigatórios, recomendamos também o preenchimento de outros campos relevantes para o correto processamento salarial:

• Vencimento
• Vencimento Mensal
• Mês de Pagamento do Subsídio de Férias
• Mês de Pagamento do Subsídio de Natal
• Tabela de IRS
• Número de Dependentes
• Outros dados fiscais ou contratuais necessários.

O template de importação contém folhas adicionais cujo preenchimento não é obrigatório, mas que podem ser utilizadas para complementar a informação do Funcionário e garantir melhor utilização do módulo.

Alguns campos, embora não obrigatórios, são essenciais para o funcionamento adequado da aplicação:

Importar Dados

Recomendamos a utilização de um ficheiro excel gerado por este utilitário. Por isso, está disponível o botão Gerar Template que permite efetuar o download de um ficheiro Excel já customizado.

Com este template, é possível ter um mapeamento automático das colunas (que ficam com o mesmo nome do objeto) e a geração automática de folhas de detalhes para permitir carregar linhas da entidade.