Como reconciliar documentos?

1. Aceder a Ambiente de Trabalho | [Cliente] | Menu Ações[Vendas ou Compras] | Reconciliar Documentos;

2. Indicar o Cliente pretendido;

3. Definir os filtros de visualização para que os documentos sejam apresentados:

   • Definir Data Inicial e Data Final dos documentos;

   • Em Reconciliar selecionar a opção PAA - ERP;

   • Selecionar a Extensão dos documentos a reconciliar com os documentos da contabilidade do ERP;

   • Se pretender, filtrar por uma entidade específica preenchendo o campo N.º Fiscal com o valor pretendido;

   • Preencher o campo N.º Doc. Externo caso pretenda pesquisar por um documento em concreto;

   • Definir uma Natureza caso pretenda que a aplicação apenas tenha em consideração naturezas específicas;

   • Definir um Valor caso pretenda pesquisar os documentos com um determinado valor;

   • Definir uma ou mais Contas CBL que contêm os dados necessários para reconciliar os documentos;

4. Definir os critérios a comparar nos documentos para serem considerados como reconciliados;

   • Data Lançamento: se selecionada, será considerada a data do lançamento na contabilidade;

   • Data Doc.: se selecionada, será considerada a data do documento;

   • Dia: será comparado o dia do tipo de data definido anteriormente dos dois documentos;

   • Mês: será comparado o mês do tipo de data definido anteriormente dos dois documentos;

   • Ano: será comparado o ano do tipo de data definido anteriormente dos dois documentos;

   • Valor: será comparado o valor dos dois documentos;

   • N.º Fiscal: será comparado o NIF das entidades dos dois documentos;

   • N.º Doc. Ext.: será comparado o número do documento externo dos dois documentos;

5. Clicar em Atualizar ou em F5;

6. Em função dos filtros e critérios definidos, na área Documentos são listados todos os documentos não reconciliados e reconciliados do cliente selecionado.

Quando se acede ao menu de reconciliação de documentos, o PAA irá procurar as correspondências entre os documentos importados anteriormente com os documentos existentes na contabilidade do ERP.

Após a tentativa de correspondência, os documentos são listados e assinalados conforme o resultado obtido:

• Verde: se a correspondência devolver apenas um resultado;

• Amarelo: se a correspondência devolver mais do que um resultado;

• Vermelho: se a correspondência não devolver nenhum resultado.

Nesta tabela, poderá filtrar os estados pela coluna "Reconciliado?"para auxiliar as validações:

1. Clicar no ícone + para que a respetiva linha seja expandida e, assim, analisar os resultados obtidos. Em função dos estados da correspondência, será obtida a seguinte informação:

   • Verde: será apresentado o documento da contabilidade do ERP que corresponde ao documento importado;

   • Amarelo: serão apresentados os documentos da contabilidade do ERP que podem corresponder ao documento importado;

   • Vermelho: não será apresentada qualquer tipo de informação, uma vez que não houve nenhuma correspondência.

2. Se o documento tiver uma correspondência (linha verde), é possível desmarcar a mesma caso a reconciliação não esteja correta;

3. No caso de um documento ter mais do que uma correspondência (linha amarela), deverá selecionar qual o documento que pretende reconciliar;

4. Depois de todas as validações estarem concluídas, deverá clicar em Reconciliar.

Deverá repetir este processo as vezes que forem necessárias, alterando os critérios de reconciliação e clicar em Atualizar, até não ser possível reconciliar mais nenhum documento.