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Quando já existem documentos lançados no ERP, seja manualmente ou a partir do PAA (por exemplo, no cenário em que se integraram documentos e de seguida se efetuou uma limpeza do histórico), deve-se efetuar a reconciliação dos documentos para garantir que não serão criados documentos duplicados na contabilidade do ERP.
Reconciliar Documentos
No PAA é possível fazer quatro tipos de reconciliações:
- Reconciliação entre os documentos do PAA com origem das extensões SAF-T, Compras e Vendas com a contabilidade do ERP (PAA - ERP);
- Reconciliação entre os documentos do PAA com origem das extensões SAF-T, Compras e Vendas com as várias categorias dos documentos do Cegid Docs que se encontram na pasta Pronto a Contabilizar (PAA - Cegid Docs);
- Reconciliação entre os documentos das várias categorias do Cegid Docs que se encontram na pasta Pronto a Contabilizar com a contabilidade do ERP (Cegid Docs - ERP);
- Reconciliação entre os documentos do PAA com origem das extensões SAF-T, Compras e Vendas que possuem anexo com documentos do PAA com origem e-Fatura (Documentos - e-Fatura).
Quando se acede ao menu de reconciliação de documentos, o PAA irá procurar as correspondências entre os documentos. Após a tentativa de correspondência, os documentos são listados e assinalados conforme o resultado obtido.
Nota: este procedimento apenas diz respeito à reconciliação PAA - ERP. Caso pretenda saber mais sobre a reconciliação dos documentos com o Cegid Docs, consulte o artigo de apoio.
Antes de efetuar o seguinte procedimento, deverá ter em consideração que a reconciliação PAA-ERP deve ser realizada antes de se integrar os documentos na contabilidade do ERP.
Para reconciliar documentos do PAA com os lançamentos contabilísticos do ERP, siga os seguintes passos:
Etapa 1: Indicar documentos a reconciliar
- Aceder a Ambiente de Trabalho | [Cliente] | Menu Ações[Vendas ou Compras] | Reconciliar Documentos;
- Indicar o Cliente pretendido;
- Definir os filtros de visualização para que os documentos sejam apresentados:
- Definir Data Inicial e Data Final dos documentos;
- Em Reconciliar selecionar a opção PAA - ERP;
- Selecionar a Extensão dos documentos a reconciliar com os documentos da contabilidade do ERP;
- Se pretender, filtrar por uma entidade específica preenchendo o campo N.º Fiscal com o valor pretendido;
- Preencher o campo N.º Doc. Externo caso pretenda pesquisar por um documento em concreto;
- Definir uma Natureza caso pretenda que a aplicação apenas tenha em consideração naturezas específicas;
- Definir um Valor caso pretenda pesquisar os documentos com um determinado valor;
- Definir uma ou mais Contas CBL que contêm os dados necessários para reconciliar os documentos;
- Definir os critérios a comparar nos documentos para serem considerados como reconciliados;
- Data Lançamento: se selecionada, será considerada a data do lançamento na contabilidade;
- Data Doc.: se selecionada, será considerada a data do documento;
- Dia: será comparado o dia do tipo de data definido anteriormente dos dois documentos;
- Mês: será comparado o mês do tipo de data definido anteriormente dos dois documentos;
- Ano: será comparado o ano do tipo de data definido anteriormente dos dois documentos;
- Valor: será comparado o valor dos dois documentos;
- N.º Fiscal: será comparado o NIF das entidades dos dois documentos;
- N.º Doc. Ext.: será comparado o número do documento externo dos dois documentos;
- Clicar em Atualizar ou em F5;
- Em função dos filtros e critérios definidos, na área Documentos são listados todos os documentos não reconciliados e reconciliados do cliente selecionado.
Etapa 2: Validar resultados obtidos
Quando se acede ao menu de reconciliação de documentos, o PAA irá procurar as correspondências entre os documentos importados anteriormente com os documentos existentes na contabilidade do ERP.
Após a tentativa de correspondência, os documentos são listados e assinalados conforme o resultado obtido:
- Verde: se a correspondência devolver apenas um resultado;
- Amarelo: se a correspondência devolver mais do que um resultado;
- Vermelho: se a correspondência não devolver nenhum resultado.
Nesta tabela, poderá filtrar os estados pela coluna "Reconciliado?"para auxiliar as validações:
- Clicar no ícone + para que a respetiva linha seja expandida e, assim, analisar os resultados obtidos. Em função dos estados da correspondência, será obtida a seguinte informação:
- Verde: será apresentado o documento da contabilidade do ERP que corresponde ao documento importado;
- Amarelo: serão apresentados os documentos da contabilidade do ERP que podem corresponder ao documento importado;
- Vermelho: não será apresentada qualquer tipo de informação, uma vez que não houve nenhuma correspondência.
- Se o documento tiver uma correspondência (linha verde), é possível desmarcar a mesma caso a reconciliação não esteja correta;
- No caso de um documento ter mais do que uma correspondência (linha amarela), deverá selecionar qual o documento que pretende reconciliar;
- Depois de todas as validações estarem concluídas, deverá clicar em Reconciliar.
Deverá repetir este processo as vezes que forem necessárias, alterando os critérios de reconciliação e clicar em Atualizar, até não ser possível reconciliar mais nenhum documento.
Consultar ou anular Reconciliações
Para consultar ou anular reconciliações efetuadas anteriormente, siga os seguintes passos:
- Aceder a Ambiente de Trabalho | [Cliente] | Ações[Vendas ou Compras] | Reconciliar Documentos;
- Indicar o Cliente pretendido;
- Na área Dados, escolher o estado Reconciliado para que sejam apresentados todos os documentos reconciliados;
- Selecionar o documento reconciliado que pretende anular ou consultar;
- Clicar em Anulação em Lote e selecionar os documentos reconciliados que pretende anular;
- Clicar em Anular Reconciliação;
- Para visualizar os documentos, alterar o estado para Não Reconciliado na área Dados.