Integração com o Cegid Docs: Implementação e Séries Documentais

A integração com o Cegid Docs tem como objetivo garantir o cumprimento das obrigações legais e fiscais, bem como simplificar e automatizar o tratamento documental.

Essa integração suporta:

• os modelos centralizados, em que são utilizados os módulos de Compras, Vendas, Pagamentos e Recebimentos, Caixas e Bancos, Documentos Internos, Inventário e Contabilidade;

• os modelos de trabalho mais flexíveis, nos quais apenas são utilizados alguns módulos, como Inventário, Vendas e Contas Correntes, sendo a contabilidade gerida de forma descentralizada por um gabinete de contabilidade externo.

Implementação

A Cegid sugere uma implementação organizada em pastas e controlo do fluxo documental suportado por estados de documentos.

Configuração das Séries Documentais

No ERP Evolution é possível configurar as séries de documentos com integração no Cegid Docs, no separador com a mesma designação.

Para configurar uma série para integrar com o Cegid Docs, siga os seguintes passos:

1. Aceder por exemplo a Marketing e Vendas | Vendas | Recursos | Tabelas | Documento de Venda;

2. Selecionar o tipo de documento a configurar;

3. No separador Séries, selecionar a série a configurar;

4. No separador Cegid Docs, ativar a opção Integra com Cegid Docs;

5. Garantir que a opção Documento com base na impressão está ativa nos cenários em que o documento a arquivar digitalmente corresponde ao documento gerado internamente (impressão):

   • Ativar para as faturas a cliente, já que o documento a arquivar é o proveniente da impressão;

   • Não ativar para as notas de crédito, dado que após a impressão devam ser autenticadas pelo cliente e só depois arquivadas;

   • Não ativar para os documentos cuja impressão a constar no arquivo digital deva ser originária de outra entidade, como no caso das compras já que o documento a arquivar será o enviado pelo fornecedor;

6. Configurar a Pasta do Cegid Docs onde o documento deve ser arquivado;

7. Caso esteja a configurar um documento de Compras, definir o Tipo Fiscal no Cegid Docs. Nos restantes módulos como Vendas e Recebimentos, será utilizado o tipo fiscal do documento para este fim. Nos módulos em que esta configuração não está disponível, a classificação do documento no Cegid Docs será Outros.

Associação de Documentos

A associação de documentos pode ser realizada de duas formas:

• Associar um documento a partir do disco: quando já possui o documento no computador, como por exemplo, uma fatura de compra ou um documento bancário, o lançamento do documento é efetuado no respetivo módulo, associando-se o ficheiro através do separador Anexos;

• Associar um documento previamente guardado no Cegid Docs: no caso de uma fatura de compra ou documento bancário que já tenha sido digitalizado e arquivado no Cegid Docs, o lançamento do documento é efetuado no respetivo módulo, associando-se o documento já disponível no Cegid Docs através do menu Cegid Docs | Associar documento.

Caso a entidade não esteja previamente definida no editor (por exemplo, no módulo de Compras), ao aceder ao ecrã de Associação de Documentos e selecionar um documento com QR Code que tenha sido corretamente lido no processo de carregamento no Cegid Docs, a aplicação irá validar a existência da entidade na respetiva tabela (neste exemplo, fornecedores):

• se a entidade não existir ainda no ERP Evolution, está disponível junto ao campo NIF o botão Consulta de Dados na Web que permite criar a entidade através de um formulário. Após regressar ao editor, a nova entidade criada ficará automaticamente selecionada. A informação complementar, como condições de pagamento, modo de pagamento, entre outros dados adicionais, deverá ser preenchida manualmente;

• se a entidade já existir, o sistema seleciona-a automaticamente. Caso existam múltiplas entidades com o mesmo NIF, será apresentada uma grelha com os registos desse NIF para que possa selecionar a entidade correta.

Se aceder ao ecrã de Associação de Documentos com uma entidade previamente selecionada no editor:

• serão apresentados exclusivamente os documentos relacionados com essa entidade;

• não será permitida a associação de documentos cujo NIF não corresponda ao da entidade definida no editor;

• em caso de divergência relativamente ao Total do Documento, Base de Incidência de IVA ou Data, será apresentada uma mensagem de alerta. Contudo, essa divergência não impedirá a associação do documento.

Para visualizar documentos sem metadados, deverá ativar a opção Mostrar Documentos sem Metadados no ecrã Associação de Documentos.

Consulte os seguintes artigos para saber como adicionar previamente um documento ao Cegid Docs ou enviá-lo por email:

• Enviar ficheiros

• Enviar ficheiros por correio eletrónico