Como configurar exercícios?

O módulo de Contabilidade adapta-se aos períodos de tributação cujo exercício civil difere do contabilístico. Assume-se que uma empresa está nestas circunstâncias sempre que nas propriedades da empresa o mês inicial difere de "janeiro". O período inicial da contabilidade corresponde ao mês inicial definido nas propriedades da empresa.

Em termos contabilísticos, a interpretação baseia-se nos seguintes itens:

• Os numeradores (Diários) estão associados ao respetivo período e não ao mês civil, ou seja, o numerador do Mês 01 corresponde ao numerador do período 1;
• Os documentos são lançados na aplicação com data civil (dia e mês) e exercício contabilístico (a aplicação efetua a gestão dos acumulados nos respetivos períodos);
• O lançamento do documento de abertura deve ser realizado no final do fecho das contas, independentemente da data final do exercício;
• Os orçamentos são efetuados desde o mês inicial do exercício até ao mês final correspondente;
• Os extratos são todos efetuados pela data civil. Um extrato num intervalo de tempo apresenta todos os movimentos realizados dentro dessa data civil. As restantes consultas são efetuadas pelo período contabilístico;
• As análises orçamentais, centros de custo, etc., são efetuadas em relação ao exercício contabilístico.

As empresas cujo exercício contabilístico difere do exercício civil têm regras diferentes para o encerramento de contas e entrega das respetivas declarações fiscais. Estas empresas, independentemente da data de fim do exercício, devem encerrar as contas e elaborar o seu Dossier Fiscal até ao último dia de entrega da Declaração Anual.

De acordo com o n.º 2 do art.º 96 do CIRC, o Modelo 22 deve ser entregue até ao último dia do 5.º mês posterior à data de fecho. Por exemplo, se o exercício contabilístico termina em abril, o Modelo 22 pode ser entregue até ao último dia do mês de setembro.

A Declaração Anual, de acordo com o artigo 96.º do CIRC, deve ser entregue até ao último dia do 6.º mês posterior à data de fecho. Por exemplo, se o exercício contabilístico termina no mês de abril, o Modelo 22 pode ser entregue até ao último dia do mês de novembro.

Os elementos constantes dos vários anexos da Declaração Anual são todos relativos ao exercício contabilístico, exceto alguns anexos cujos elementos são reportados no âmbito do exercício civil, nomeadamente:

• Anexo J;
• Anexo L, M e N (Declaração Anual de IVA);
• Anexo O e P (Mapas de Recapitulativos);
• Anexo Q (Declaração Anual de Imposto de Selo).

Por exemplo, uma empresa cujo período de tributação é agosto de 2019 a julho de 2020 deve entregar a Declaração Anual até ao último dia de janeiro de 2021. Os dados relativos à Declaração Anual são exclusivos ao exercício contabilístico (agosto de 2019 a julho de 2020), exceto os dos anexos J, L, M, N, O, P e Q, que devem ser relativos ao exercício civil 2019.

O tratamento do IVA é efetuado relativamente ao exercício civil e não ao exercício contabilístico. Deste modo, quando o regime do IVA é mensal, não existe qualquer problema uma vez que o IVA apurado e a respetiva declaração é relativa a um período específico.

Na prática do regime trimestral, o apuramento é determinado relativamente aos trimestres civis. Quando um exercício termina a meio de um trimestre, a declaração deve ser emitida no exercício seguinte e os saldos que faltam apurar transitam para o mês de abertura, sendo usados para emitir a declaração de forma correta.

1. Aceder ao serviço Gestão de Exercícios presente no Administrador;
2. No assistente, selecionar a operação Criar um novo exercício;
3. No passo seguinte, indicar o novo exercício e o exercício base;
4. Definir os elementos que pretende criar;
5. Executar os restantes passos do assistente.

Após concluído o processo de criação, o novo exercício fica disponível no âmbito do ERP. Se tiver o módulo de equipamentos e ativos disponível, é necessário proceder ao processamento de depreciações (no administrador).

1. Aceder ao Administrador em Empresas | Manutenção | Abertura de Exercícios em Lote;
2. Selecionar as empresas nas quais pretende criar exercício;
3. Indicar o novo exercício e o exercício base. É também possível visualizar os erros de validação;
4. Definir os elementos que pretende criar;
5. Executar os restantes passos do assistente.

Só é possível criar exercícios não existentes desde que o exercício anterior já exista nessa empresa.

1. Aceder ao serviço Gestão de Exercícios no Administrador;
2. No assistente selecionar a operação Anulação de um exercício existente;
3. Indicar o exercício que pretende anular;
4. Executar os restantes passos do assistente.

O processo de anulação está condicionado por uma série de interdependências funcionais entre os vários módulos do ERP. Por exemplo, não é possível anular um exercício que possua movimentos já integrados na Contabilidade.