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Evolution
Os documentos são integrados na contabilidade do ERP através do menu de contabilização, disponível emAmbiente de Trabalho | [Cliente] | Menu Ações[Vendas ou Compras] | Contabilizar Documentos.
Este menu de contabilização não tem todas as funcionalidades do Editor de Movimentos do ERP nem pretende substituí-lo.
Filtros de Pesquisa
Nesta secção, deverá filtrar os documentos com que pretende trabalhar para facilitar o tratamento da informação.
Seletor de Templates
Esta secção apenas fica visível quando o Assistete ECHO não está a ser utilizado. Nesta secção. poderá escolher o template que pretende usar no lançamento de um documento.
Documentos Pendentes
Esta área apresenta a lista de todos os documentos de compra ou vendapendentes, ou seja, os documentos que ainda não foram integrados na contabilidade do ERP. Ao efetuar duplo clique num documento, serão apresentados todos os detalhes.
Além dos dados dos documentos, também é possível visualizar se os documentos têm ou não anexos.
Dados do Documento
Nesta área, são indicados os detalhes mais relevantes sobre o documento. Esta informação está agrupada nos seguintes separadores:
- Documento: indica os dados mais relevantes do documento, tais como o tipo documento fiscal, n.º doc. externo, data, entidade e tipo de entidade, totais, entre outros;
- Entidade: indica os dados da entidade, tais como o código, token, morada, se efetua liquidação, entre outros;
- Linhas Doc.: no caso de um documento com origem num ficheiro SAF-T, indica as linhas de artigos dos documentos. Nos documentos das restantes origens, são apresentadas as linhas de impostos (IVA, IS ou NS);
- Resumo do IVA: é apresentado o quadro de resumo do IVA do documento;
- Outros Dados: indica o quadro de resumo dos meios de pagamento do documento (quando disponível na origem), bem como a moeda e os diferentes tipos de retenção do documento;
- Observações: campo para incluir observações necessárias;
- Estado: indica o estado do documento, mensagens de erro caso existam e também permite indicar um motivo para descartar um documento;
- Cliente: neste separador é possível alterar as contas de caixa e banco por defeito do cliente, evitando ter de se ir à Ficha do Cliente efetuar esta alteração.
Contabilização
A área de contabilização dos documentos é constituída pelos campos do cabeçalho do documento, ou seja, a data e o tipo de lançamento, o diário, o documento e a descrição do movimento na contabilidade e pela grelha de lançamento (que é idêntica à do ERP).
| Campo | Descrição |
| Conta | Conta do Plano de Contas. |
| Débito | Valor a débito do lançamento. |
| Crédito | Valor a crédito do lançamento. |
| IVA | Conta do Plano de IVA. |
| % IVA n/ Ded. | Percentagem de IVA não dedutível. |
| Recapitulativo | Se selecionado, será feita a recolha dos dados da entidade para efeitos de preenchimento da Declaração Recapitulativa de IVA. |
| T. Entidade | Tipo de entidade associada ao Processo. |
| Entidade | Código da entidade que se encontra associada ao Processo. |
| Descrição | Descrição do movimento. |
Operações Diversas
Nesta área, poderá realizar outras operações relacionadas com a contabilização dos documentos.
Centros de Custo
A grelha de lançamento dos Centros de Custo permite visualizar e editar os valores refletidos para os Centros de Custo, a partir de uma conta lançada na grelha de lançamentos. Quando esta conta está selecionada, a grelha do tratamento dos centros de custo é preenchida:
| Campo | Descrição |
| Centro de Custo | Centro de custo. |
| Percentagem | Calculada sobre o valor lançado na conta origem, sendo possível editar manualmente sobre a grelha. O campo valor é calculado automaticamente. |
| Valor | Valor a ser imputado a função, sendo possível editar manualmente sobre a grelha. |
| Natureza | Natureza do lançamento. |
Funções
A grelha de lançamento das Funções permite visualizar e editar os valores refletidos para as contas do Plano Funcional, a partir de uma conta lançada na grelha de lançamentos. Quando esta conta está selecionada, a grelha do tratamento das funções é preenchida:
| Campo | Descrição |
| Função | Conta do plano funcional. |
| Percentagem | Calculada sobre o valor lançado na conta origem, sendo possível editar manualmente sobre a grelha. O campo valor é calculado automaticamente. |
| Valor | Valor a ser imputado a função, sendo possível a sua edição manualmente sobre a grelha. |
| Natureza | Natureza do lançamento. |
Analítica/Analítica Inversa
À semelhança do ERP, é possível refletir uma conta da analítica ou um conjunto de contas através de uma Chave de Repartição para a mesma natureza ou natureza inversa da conta origem, a partir de uma conta lançada na grelha de lançamentos.
Quando esta conta está selecionada, a grelha do tratamento da analítica é preenchida:
| Campo | Descrição |
| Analítica / Analítica Inversa | Conta da analítica a ser refletida no momento do lançamento. |
| Percentagem | Calculada sobre o valor lançado na conta origem, sendo possível editar manualmente sobre a grelha. O campo valor é calculado automaticamente. |
| Valor | Valor a ser imputado a função, sendo possível editar manualmente sobre a grelha. |
| Natureza | Natureza do lançamento. |
Fluxos
A grelha de lançamento dos fluxos permite visualizar e editar os valores refletidos para os fluxos do Plano de Fluxos de Caixa, a partir de uma conta lançada na grelha de lançamentos. Quando esta conta está selecionada, a grelha do tratamento dos fluxos é preenchida:
| Campo | Descrição |
| Fluxo | Fluxo do plano de fluxos de caixa. |
| Percentagem | Calculada sobre o valor lançado na conta origem, sendo possível editar manualmente sobre a grelha. O campo valor é calculado automaticamente. |
| Valor | Valor a ser imputado a função, sendo possível editar manualmente sobre a grelha. |
| Natureza | Natureza do lançamento. |
Retenção na Fonte
O PAA permite efetuar a recolha de valores para retenção na fonte. Os valores retidos podem ser importados manualmente ou automaticamente com os documentos, como é o caso da importação dos Recibos Verdes e e-Arrendamento.
Estes campos serão preenchidos automaticamente caso o documento tenha alguma retenção e o tratamento das mesmas esteja ativo nas configurações do ERP.
Para saber mais informação sobre a recolha de valores para retenção na fonte, sugere-se a consulta do artigo Como fazer a recolha das retenções na fonta na contabilização de documentos.
Outras funcionalidades
Esta área permite visualizar os templates e anexos associados aos documentos contabilizados:
- Templates: quando o cliente não tem o Assistente de Contabilização ECHO ativo, serão apresentados todos os templates de contabilização criados aplicáveis ao Grupo de Clientes onde se insere o cliente selecionado, extensão e tipo de documentos selecionados nos filtros;
- Anexos: poderá visualizar os anexos associados ao documento. Os anexos são associados automaticamente durante as importações ou podem ser associados de forma manual. Poderá ocultar este separador clicando na opção Anexos ou clicando na tecla de atalho F9;
- e-Fatura/Recibos Verdes/e-Arrendamento: em função da origem do documento, é possível visualizar o documento no portal e-Fatura ou, no caso de recibos verdes e de renda, no portal da AT. Este separador só fica visível quando clica na opção Documento ou clica na tecla de atalho F10.
Menu de Contexto
O menu de contexto da contabilização de documentos permite realizar as seguintes operações:
- Gravar (Ctrl+G): grava as alterações. O documento não é integrado no ERP;
- Atualizar (F5): Atualiza a listagem de documentos pendentes;
- Assistente ECHO (F3): esta opção fica disponível apenas quando o assistente de contabilização ECHO está ativo e, ao clicar neste botão, irá abrir a respetiva janela;
- Multiseleção (Ctrl+M): ativa a multiseleção na grelha dos documentos pendentes caso pretenda integrar documentos em lote;
- Descartar Documento (Ctrl+G): os documentos selecionados serão descartados e removidos da lista de pendentes. Poderá reverter esta ação no menu Resumo de Documentos;
- Atualizar Contabilização (F6): recalcula o template de contabilização. Se selecionar mais do que um documento irá recalcular o template em todos os documentos selecionados;
- Integrar ERP (Ctrl+I): integra o documento na contabilidade do ERP;
- Atualizar Templates (Ctrl+T): esta opção fica disponível apenas quando o assistente de contabilização ECHO não está ativo e, ao clicar neste botão, irá atualizar a lista de templates. ;
- Anexos (F9): ativa o visualizador de anexos dos documentos;
- Documento (F10): em função da origem do documento, permite consultá-lo no portal e-fatura ou no portal das Finanças.