Como importar documentos de vendas a partir do ficheiro SAF-T de faturação?

1. No Windows, aceder às pastas de sistema de Vendas e Recebimentos configuradas em Aplicação | Grupo Configurações | Pastas de Sistema | [Documentos - Vendas e Documentos - Recebimentos];
2. Colocar os documentos que pretende importar nas respetivas pastas em função da sua tipologia;
3. Realizar a importação.

Se o acesso ao Cegid Docs estiver configurado, o PAA irá importar automaticamente os documentos enviados para este de modo a que possam entrar no fluxo de contabilização de documentos. Saiba mais no artigo Arquivo Legal

Os documentos importados do Cegid Docs serão guardados temporariamente na pasta de entrada das Vendas ou Recebimentos. Contudo, não é obrigatório que os documentos digitais passem pelo Cegid Docs, sendo possível inserir os ficheiros dos documentos de vendas ou recebimentos nas respetivas pastas de pendentes do PAA.

Após a contabilização destes documentos, o PAA irá enviá-los para o Cegid Docs com os respetivos metadados, garantindo a sua rastreabilidade.

Por exemplo, os recibos verdes e de renda podem e devem ser importados pelo PAA e, após a sua contabilização, são submetidos ao arquivo pelo PAA.

1. Aceder a Ambiente de Trabalho | [Cliente] | Menu Açõesdas Vendas | Importar Documentos;
2. Será aberto o menu de importação já com o cliente selecionado e o intervalo de datas preenchido com base no Mês de Referência;
3. Validar o intervalo dedatas e o intervalo de documentos;
4. Indicar a localização do ficheiro que pretende importar. Quando a pasta de entrada da importação SAF-T está configurada nas Pastas de Sistema, a aplicação irá abrir por predefinição a pasta definida na seleção do ficheiro;
5. Clicar em Processar;

Em alternativa, poderá aceder ao menu da seguinte forma:

1. Aceder a Aplicação | Grupo Importações | Vendas | SAF-T;
2. Clicar em Novo;
3. Selecionar o cliente, o intervalo de datas e o ficheiro SAF-T;
4. Definir a Data Inicial e Final (opcional). Ao definir estes campos, a importação apenas será realizada para o período indicado;
5. Definir o Intervalo de Documentos (opcional). Ao definir este campo, a importação apenas será realizada para o intervalo de documentos indicados, isto é, se um ficheiro SAF-T tiver 100 documentos e indicar o intervalo de 1 a 10, apenas serão importados documentos os 10 primeiros documentos do ficheiro, e assim sucessivamente;
6. Clicar em Processar.

Após finalizar a importação, poderá consultar a seguinte informação no separador Resultado:

1. Data da Importação: indica a data e hora da importação;
2. Concluída com Sucesso: se ativo, significa que a importação foi concluída com sucesso;
3. Importação Automática: indica que a importação foi executada automaticamente a partir de um agendamento;
4. Mensagens: apresenta os erros e avisos resultantes do processamento, caso existam.

Depois da primeira importação ter sido realizada, poderá reprocessá-la as vezes que pretender (por exemplo para mudar o intervalo de datas ou de documentos caso tenha definido um).

Neste separador, poderá consultar os clientes a quem se emitiram documentos de vendas. Na grelha apresentada, deverá validar todos os dados e efetuar as alterações necessárias. A partir desta grelha, é ainda possível realizar as seguintes operações:

• Visualizar os dados dos clientes, os que já existem no ERP e os que irão ser criados;
• Definir as contas que se pretendem criar;
• Validar os NIFs.

Separador Artigos

Neste separador, estão indicados todos os artigos comunicados no ficheiro SAF-T. Na grelha apresentada, é possível visualizar os dados dos artigos - os que já existem no ERP e os que irão ser criados, entre outros.

Deverá validar todos os dados e efetuar as alterações necessárias, nomeadamente, garantir que o tipo de artigo está devidamente associado ao artigo, uma vez que este mapeamento vai influenciar a contabilização dos documentos.

Separador Documentos

Neste separador, poderá visualizar todos os documentos importados. Ao selecionar cada documento, é possível visualizar os artigos na área Artigos do Documento e os meios de pagamento do documento comunicados na área Modos de Pagamento.

Separador Anulados

Neste separador, é possível consultar os documentos indicados como anulados no ficheiro SAF-T.

Após validar toda a informação, é possível guardá-la de duas formas:

1. Ao clicar em Criar/Editar, os novos clientes, as contas da contabilidade e os artigos irão ser criados no ERP;
2. Ao clicar em Gravar, a informação apenas irá ser atualizada no Accounting Automation. Os clientes, as contas da contabilidade e os artigos irão ser criados durante a contabilização.

1. Aceder a Ambiente de Trabalho | [Cliente] | Menu Açõesdas Vendas | Importações do Período;
2. Será aberta a listagem das importações realizada apenas para o cliente selecionado no mês de referência indicado no Ambiente de Trabalho;
3. Selecionar a importação pretendida e clicar em Editar ou efetuar duplo clique sobre a linha;
4. Se clicar em Novo a partir desta lista, será aberta a janela para uma nova importação com os dados do cliente para o mês de referência definido no Ambiente de Trabalho.

1. Aceder a Aplicação | Grupo Importações | Vendas | SAF-T;
2. Será aberta a listagem de todas as importações realizadas para todos os clientes;
3. Selecionar a importação pretendida e clicar em Editar ou efetuar duplo clique sobre a linha.