Como configurar as pastas de sistema?

Em diversas operações automáticas, é necessário indicar em cada cliente as pastas onde o Accounting Automation deve ler a informação que está pendente de tratamento e as pastas onde os ficheiros/documentos vão ser inseridos após esta operação.

É possível criar regras de renomeação dos ficheiros/documentos, ou seja, após processados, além de serem inseridos numa pasta de arquivo definitivo, também serão renomeados de acordo com as regras definidas.

Pastas de sistema disponíveis

No PAA, existem oito tipos de pastas de sistemas que devem ser configuradas, caso algumas destas funcionalidades seja utilizada:

1. Raiz: define a raiz das pastas;
2. SAF-T - Importação: define as pastas de pendentes e processados dos ficheiros SAF-T que se pretende importar, bem como a regra de renomeação dos mesmos;
3. SAF-T - Submissão: define as pastas de pendentes e processados dos ficheiros SAF-T que se pretende submeter no portal e-fatura, bem como a regra de renomeação dos mesmos;
4. Documentos - Vendas: define as pastas de pendentes e processados dos documentos de venda em formato digital, bem como a regra de renomeação dos mesmos. Quando esta pasta está definida, é ativada a gestão de documentos digitais de vendas no cliente;
5. Documentos - Recebimentos: define as pastas de pendentes e processados dos recibos em formato digital, bem como a regra de renomeação dos mesmos. Quando esta pasta está definida, é ativada a gestão de documentos digitais referente a recebimentos no cliente;
6. Documentos - Compras: define as pastas de pendentes e processados dos documentos de compras em formato digital, bem como a regra de renomeação dos mesmos. Quando esta pasta está definida, é ativada a gestão de documentos digitais de compras no cliente (apenas disponível na extensão Compras);
7. Documentos - Pagamentos: define as pastas de pendentes e processados dos pagamentos em formato digital, bem como a regra de renomeação dos mesmos. Quando esta pasta está definida, é ativada a gestão de documentos digitais referente a pagamentos no cliente;
8. Documentos - Diversos: define as pastas de pendentes e processados de documentos diversos em formato digital;
9. Documentos - Bancos: define as pastas de pendentes e processados dos documentos bancários, bem como a regra de renomeação dos mesmos. Quando esta pasta está definida, é ativada a gestão de documentos digitais de bancos no cliente;
10. Bancos - Extratos Bancários: define as pastas de pendentes e processados dos extratos bancários, bem como a regra de renomeação dos mesmos;
11. Bancos - Retorno SEPA: define as pastas de pendentes e processados dos ficheiros de retorno SEPAs, bem como a regra de renomeação dos mesmos.

Para um cliente que pretenda importar um ficheiro SAF-T para a contabilização e, de seguida, submetê-lo no portal e-fatura, deverá ser inserida uma cópia do ficheiro em cada uma das respetivas pastas.

Com o lançamento de novas funcionalidades, poderão ser definidos outros tipos de pastas.

Configurar pastas

Para as configurar as pastas de sistema, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Aplicação | Grupo Configurações | Pastas de Sistema;
2. Selecionar o tipo de pasta pretendido e clicar em Editar ou fazer duplo clique sobre a linha;
3. No campo Pasta Pendentes, definir a regra de nome a atribuir às pastas com os documentos/ficheiros pendentes de processamento;
4. No campo Pasta Processados, definir a regra de nome a atribuir às pastas onde serão inseridos os documentos/ficheiros processados;
5. No campo Regra de Renomeação, definir a regra de renomeação a atribuir aos respetivos documentos/ficheiros após processamento;
6. Selecionar os clientes em que pretende aplicar as regras. Nesta listagem, também poderá indicar se pretende criar o Log das respetivas importações. Ao ativar esta opção, será criada a pasta Log dentro da pasta Pendentes;
7. Deverá também indicar se pretende criar uma pasta de Anexos. Ao ativar esta opção, será criada a pasta Anexos dentro da pasta Pendentes. Deverá inserir dentro desta pasta qualquer ficheiro que não seja para contabilizar mas que vá ser necessário anexar a outro ficheiro;
8. Por fim, clicar em Gravar ou Gravar e Sair.

É possível utilizar tokens e outros campos da aplicação para criar as regras. Ao clicar em Gravar, as pastas irão ser criadas automaticamente no Windows para os clientes selecionados.

Sempre que existir um novo cliente, basta adicioná-lo à configuração de cada tipo de pasta no respetivo menu e as pastas irão ser criadas automaticamente. Em alternativa, poderá:

1. Aceder a Aplicação | Grupo Início | Clientes;
2. Selecionar o cliente pretendido e clicar em Editar ou efetuar duplo clique sobre a linha do cliente;
3. No separador Pastas do Cliente, selecionar cada tipo de pasta que pretende utilizar;
4. Indicar se pretende criar o Log e a pasta Anexos;
5. Clicar em Gravar ou Gravar e Sair.

Atualizar pastas de sistema

Após a importação ou submissão de ficheiros SAF-T, importação de extratos bancários e ficheiros SEPA ou integração de um documento com anexos, os respetivos ficheiros são renomeados e movidos para as respetivas pastas de processados.

Não é possível renomear, mover para outra pasta ou eliminar estes ficheiros para não perder a rastreabilidade dos ficheiros. Contudo, é possível atualizar as pastas de sistema caso seja necessário mover as pastas para outro local.

Para atualizar o endereço das pastas, deverá:

1. Definir as novas regras das pastas pendentes e processados;
2. Criar cada uma das pastas através do PAA;
3. Copiar os ficheiros das pastas antigas e inseri-los nas novas;
4. Eliminar as pastas antigas.

Os nomes dos ficheiros que estão na pasta Processados não podem ser renomeados.

Exemplos

De seguida, são apresentados alguns exemplos de configuração de pastas de sistema e de renomeação de ficheiros ou documentos.

Nas regras de criação de pastas e renomeação dos ficheiros, é necessário garantir que não são introduzidos caracteres inválidos. Na regra de renomeação do exemplo 4, o campo Núm. Doc. Externo foi inserido dentro da função Replace para substituir uma / por um caracter vazio. No entanto, podia ser inserido outro caracter aceite pelo Windows: Replace([Documento.NumDocExterno], '/', '')

Os seguintes caracteres são inválidos: /: * ? " < > |

Para saber mais informações sobre os tokens do PAA, sugere-se a consulta do artigo "Tokens disponíveis no PAA".