Como efetuar um reconciliação bancária?

Para controlar as movimentações das entidades bancárias nas contas da organização, poderá efetuar uma reconciliação manual ou automática, sendo possível posteriormente analisar os totais da reconciliação. Se, após uma reconciliação, ainda existiram movimentos por reconciliar poderá lançá-los diretamente na tesouraria.

Para além destas opções, poderá ainda localizar as reconciliações realizadas.

Realizar reconciliações manuais

A reconciliação bancária permite às empresas controlar a movimentação efetuada pelo banco nas suas contas. Cada processo de reconciliação tem como base o extrato emitido pelo banco, permitindo verificar quais os movimentos lançados em bancos na aplicação e se estão ou não incluídos no extrato.

No ERP, esta validação consiste em marcar os documentos que foram lançados em bancos, de acordo com o extrato fornecido pela entidade bancária.

Para efetuar uma reconciliação manual, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Finanças | Caixas e Bancos | Bancos | Reconciliação Bancária;
2. Selecionar o Tipo e a Conta pertencente ao extrato a reconciliar;
3. No campo Data introduzir a data final/limite do extrato;
4. No campo Extrato Bancário introduzir o saldo final do extrato do banco: - Visão Bancária: Caso o saldo do banco seja um débito, deverá ser introduzido o valor a negativo, se for um crédito o valor será a positivo. - Visão Contabilística: Se for um crédito o valor introduzido será negativo, se for um débito o valor será positivo.
5. Marcar a coluna de reconciliação da grelha com os movimentos que constam no extrato do banco;
6. Por fim, clicar em Gravar.

Se no extrato bancário existirem movimentos que não estão lançados em bancos, poderá ocorrer as seguintes situações:

• Não foi lançado esse movimento no ERP;
• O movimento existe no ERP, no entanto está marcado com data superior à data da reconciliação, não aparecendo desto modo listado na grelha.

Para corrigir esta situação, poderá optar por lançar esse movimento em bancos ou lançar um movimento de diferença na reconciliação. Neste último caso, estes movimentos só podem ser lançados nas reconciliações, podendo ser posteriormente convertidos em reconciliados no extrato bancário.

Contudo, se ocorreu a segunda situação, o extrato ficará com dois movimentos iguais. Para corrigir deverá apagar o movimento já existente e não o de diferença ou alterar a data do mesmo.

Não deverá considerar os movimentos da grelha que não estão mencionados no extrato do banco, já que voltarão a ser listados na grelha na próxima reconciliação.

Para facilitar o acesso ao documento contabilístico a partir da reconciliação bancária, poderá utilizar a opção Documento Contabilidade que permite aceder o respetivo documento da Contabilidade. Quando o documento não tem origem na Contabilidade, a opção não se encontra disponível.

Realizar reconciliações automáticas

A reconciliação automática permite marcar automaticamente os movimentos de Tesouraria existentes no extrato como reconciliados, tendo como base o extrato digital fornecido pelo banco e o mapeamento de campos definido.

Se for possível extrair das entidades bancárias o extrato bancário em formato eletrónico (formato fixo ou formato Swift MT940), poderá usar a reconciliação com extrato e associar ambos os movimentos.

Ao contrário da reconciliação manual, na reconciliação automática é possível efetuar oupload do extrato bancário para o ERP.

Nota: Poderá efetuar o upload com o ficheiro de formato fixo ou via MT940.

Após o upload do extrato bancário, poderá iniciar a reconciliação automática, utilizando os critérios definidos no Administrador.

Quando não é possível interligar, poderá iniciar um processo manual onde seleciona o movimento do extrato e posteriomente indica os movimentos da Tesouraria associados.

Além da facilidade do processo, a reconciliação automática garante a relação entre os movimentos do ERP e os movimentos em Tesouraria correspondentes.

Para efetuar uma reconciliação bancária automática, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Finanças | Caixas e Bancos | Bancos | Reconciliação Bancária;
2. Selecionar a opção Reconciliação Automática;
3. Selecionar o tipo e a conta a reconciliar;
4. Indicar a data final no campo Data e uma descrição no campo Rec.;
5. Selecionar o extrato digital para reconciliar no campo Extrato (por defeito, são apresentadas as linhas dos extratos digitias não reconciliadas);
6. Clicar em Reconciliar. Com base nos critérios de mapeamento definidos, a aplicação marca automaticamente os movimentos como reconciliados;
7. Por fim, clicar em Gravar.

Se pretender editar uma reconciliação, poderá selecionar a operação Lupa no campo Rec. ou indicar a Data da Reconciliação no campo Data.

Se a reconciliação for efetuada com as linhas por reconciliar, o mapeamento não será calculado. Para verificar o mapeamento, será necessário efetuar drill down na grelha superior, na coluna extrato, para que seja aberto o extrato digital usado na reconciliação da linha selecionada, visto que a reconciliação pode usar mais do que um extrato digital. Quer na reconciliação automática, quer na reconciliação manual, a gravação valida a tolerância definida em Critérios | Tolerância.

Caso exista mais do que um movimento possível para reconciliar, é disponibilizado um formulário em que poderá decidir qual o movimento presente no ERP que será reconciliado com o movimento do extrato digital.

Analisar totais de uma reconciliação

Após uma reconciliação, são analisadas os vários valores que auxiliam na reconciliação bancária:

• Saldo Contabilístico: É o saldo da conta à data da reconciliação. Permite fazer o drill down para o respetivo extrato do ERP;
• Reconciliado: Corresponde ao somatório dos movimentos reconciliados;
• Não reconciliado: Corresponde ao somatório dos movimentos não reconciliado;
• Movimentos de diferença: Corresponde ao somatório dos movimentos de diferença;
• Extrato Bancário: É o saldo final apresentado pelo banco. Este campo é preenchido manualmente;
• Balanceamento: Corresponde ao seguinte cálculo: Saldo Contabilístico - Total de movimentos não reconciliados - Total Extrato bancário. Se o parâmetro do administrador Movimentos de diferença atualizam Saldos estiver ativo (disponível em Administrador | [Empresa] | Tesouraria | Parâmetros da Empresa | Outros) a esta conta soma-se os Movimentos Diferença.

Após o processo de reconciliação bancária, o valor do balanceamento deve ser 0. Caso contrário, ocorre um dos seguintes cenários:

Lançar movimentos não reconciliados

Os movimentos importados dos extratos digitais ainda não reconciliados podem ser lançados diretamente em Tesouraria.

Para lançar na Tesouraria movimentos não reconciliados, siga os seguintes passos:

1. Aceder à opção Reconciliação Automática;
2. Selecionar os movimentos ainda não reconciliados;
3. Escolher a opção do menu de contexto Lançamento em Tesouraria; Nota: Ao selecionar esta opção, apenas serão escolhidos os movimentos não reconciliados.
4. Selecionar o Tipo de Documento e respetiva Série;
5. Indicar o movimento bancário e o item de Tesouraria a utilizar;
6. Por fim, clicar em Confirmar.

Após a gravação do documento de tesouraria, os movimentos do extrato digital estão automaticamente reconciliados com os movimentos acabados de lançar.

Caso não tenha definido as reconciliações báncarias no banco, será apresentada uma janela para que faça esse mapeamento, antes de aparecer o editor de Tesouraria. Neste editor, só poderá inserir linhas novas e nunca alterar os valores provenientes do extrato digital.

Na grelha do extrato digital, podem ser selecionados os movimentos reconciliados e não reconciliados.

Localizar reconciliações bancárias

Para localizar Reconciliações Bancárias, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Finanças | Caixas e Bancos | Bancos | Reconciliação Bancária;
2. Clicar em Procurar Reconciliação;
3. Indicar a descrição com o nome atribuído a reconciliação;
4. Definir as datas iniciais e finais em que a reconciliação foi gravada;
5. Clicar em Procurar;
6. Na grelha, selecionar a reconciliação a editar;
7. Por fim, clicar em Confirmar.