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As organizações poderão optar pelo regime de IVA de Caixa se preencherem todos os requisitos obrigatórios. Neste caso, poderá deduzir/liquidar IVA no momento de recebimento do preço e configurar os recibos de caixa.
Enquadramento e Requisitos
O regime de contabilidade de caixa em sede de Imposto sobre o Valor Acrescentado (IVA), de carácter facultativo e aprovado pelo Decreto-Lei nº 71/2013, de 30 de maio, tem como objetivo melhorar a situação financeira das empresas abrangidas, por via da diminuição da pressão de tesouraria e dos custos financeiros associados à entrega do IVA ao estado antes do respetivo recebimento.
Em complemento, a dedução do imposto suportado nas aquisições de bens e serviços destinadas à atividade do sujeito passivo apenas épossível no momento do respetivo pagamento aos seus fornecedores. Em regra geral, as empresas poderão optar por este regime até 31 de outubro de cada ano para entrar em vigor em janeiro do ano seguinte. A opção por este regime tem de ser efetuada no Portal da Finanças.
O regime de IVA de Caixa implica um maior controlo dos documentos comerciais e contabilísticos e, por consequência, o registo destes movimentos na contabilidade. Neste sentido é necessário garantir os seguintes requisitos
- Documentos comerciais diferentes consoante o tipo de operação e destinatário;
- Criação de fichas de clientes e fornecedores.
Perfis de Utilizador
Como o regime de IVA de caixa tem impacto nos módulos de vendas, compras e contabilidade, estão disponíveis os seguintes perfis de utilizador:
Vendas e Compras
Este perfil permite utilizar os módulos de Vendas/Compras e efetuar as seguintes operações ao abrigo do regime de IVA de Caixa:
Emissão de Documentos de Venda
Após a configuração do documento de venda, o processo de emissão do documento de venda não sofre alterações, ou seja, para emitir um documento de venda deverá seguir os seguintes passos:
- Aceder a Vendas/Encomendas em Vendas
- Selecionar o tipo de documento;
- Preencher o documento com todos os dados necessários;
- Clicar em Gravar ou Imprimir (ao imprimir o documento é gravado automaticamente).
O documento de venda emitido no âmbito do regime de IVA de Caixa deverá apresentar uma menção ao regime no próprio documento.
As faturas relativas às operações abrangidas pelo regime do IVA de caixa devem ter uma série especial e conter a menção IVA – Regime de Caixa.
Emissão de Recibos a clientes
O recibo emitido a cliente deverá, igualmente, mencionar o regime do IVA de Caixa. Para tal, basta no módulo de Tesouraria, em Pagamentos e Recebimentos, selecionar a opção Operações sobre Contas Correntes, definir o Período e selecionar o recibo a emitir.
Nota: O layout dos recibos relativos a faturas emitidas fora do âmbito do Regime de IVA de Caixa mantêm-se igual, ou seja, sem menção ao regime e sem resumo do IVA.
No âmbito do regime do IVA de Caixa, os recibos são obrigatoriamente comunicados à AT com o mesmo procedimento da comunicação obrigatória de faturas.
Documentos de Compra
Tal como descrito para os documentos de venda, também os documentos de compra devem ser configurados para suportar o regime de IVA de Caixa, sendo necessário criar um tipo de documento.
Pagamento de Compras
No âmbito do Regime de IVA de Caixa, apenas o IVA mencionado no recibo emitido pelo fornecedor poderá ser dedutível. Assim, o pagamento de compras poderá ser configurado da seguinte forma:
- Criar um tipo de conta: AGR - Aguarda Recibo Fornecedor;
- No separador Gerais, no campo Tipo Doc. selecionar a tipologia de Conta/Estado relativa à nota de pagamento;
- No separador Configuração, na área Transfere o documento para a conta/estado preencher os campos da seguinte forma: - Conta: CCF (Conta Corrente); - Estado: AGR (Aguarda recibo Fornecedor);
- Configurar um documento de Liquidações para terminar o processo com o recibo do fornecedor.
Com esta configuração, é assegurado que a dedução do IVA apenas se efetua com a receção do recibo emitido pelo fornecedor relativamente à operação.
Emissão do Mapa de IVA
O mapa de IVA disponível em Utilitários | [Vendas ou Compras] permite a gestão do IVA a entregar ao Estado. Através deste mapa, poderá consultar isoladamente o IVA (das vendas ou das compras) ou analisar a emissão global, permitindo uma análise real do IVA a entregar.
A emissão deste mapa de IVA não substitui o apuramento do IVA de caixa a efetuar na Contabilidade.
Contabilidade
Com este perfil, apenas é possível aceder ao módulo de Contabilidade.
Além das configurações gerais descritas, será necessário efetuar os seguintes procedimentos no Administrador e no ERP:
- No Administrador, aceder aos Parâmetros Gerais e verificar que a funcionalidade Tratamento de pendentes está ativa;
- No ERP, nos tipos de documento do âmbito do Regime IVA de Caixa verificar que: - no separador Lançamentos Automáticos a opção Regime de IVA está ativa e no campo Pendente está selecionada a opção Criação; - no separador Geral, a opção Regime IVA de Caixa está ativa; - no separador Contas Correntes, a opção Não integra com contas correntes está desativa;
- Na conta da entidade na contabilidade, na área Tratamento de Conta ativar a opção Tratamento de pendentes.
Registo de Movimentos
Com base nas configurações dos documentos da contabilidade, no tipo de documento com tratamento de IVA de Caixa de Criação não existem alterações no registo de movimentos. Contudo, nos tipos de documento com tratamento de IVA de Caixa de Liquidação será necessário efetuar as seguintes operações:
- Registo do pagamento ou recebimento (caso se trate de um consumidor final deverá garantir que, na configuração da ficha de cliente, a opção Atividade Empresarial não está selecionada;
- Validação da(s) fatura(s) de compra ou venda a pagar ou a receber.
Para conhecer em detalhe o processo de liquidação de pendentes, sugere-se a consulta do artigo de apoio.
Importação de documentos na Contabilidade
O módulo de contabilidade permite a importação de documentos externos via ficheiro de texto. Para conhecer em detalhe, recomenda-se a consulta do artigo de apoio.
Apuramento do IVA
O apuramento do IVA será efetuado nos mesmos termos. Na coluna “IVA Suspenso” está visível o valor do IVA presente nas faturas que ainda não foram recebidas dos clientesou pagas aos fornecedores.
Consulta de IVA de Caixa
Para facilitar a conferência dos montantes do imposto, está disponível o mapa Consulta IVA de Caixa, que apresenta a qualquer momento os montantes de IVA em caixa e de IVA já disponível para apuramento (saber mais).
Para que os valores com IVA de Caixa sejam refletidos neste mapa, a conta do plano de contas associada à classe de IVA de Caixa apenas poderá estar associada à classe de IVA de Caixa.
Quando esteja em causa o imposto incluído em faturas relativamente às quais ainda não ocorreu o recebimento, total ou parcial, o imposto torna-se exigível no 12.º mês posterior à emissão da fatura. Para simplificar o controlo desta obrigação, é apresentado um alerta a avisá-lo que existem documentos pendentes há mais de 12 meses e se os pretende visualizar. Ao responder afirmativamente, este mapa é aberto automaticamente e são apresentados todos os documentos que estão pendentes há mais de 12 meses, devidamente assinalados na coluna “IVA exigível”.
Após a conferência dos documentos, ao efetuar o apuramento o ERP irá avisar que o IVA remanescente das faturas será considerado caso prossiga com o apuramento do período.
Contabilidade, Vendas e Compras
Com este perfil, é possível aceder aos módulos de Contabilidade, Vendas e/ou Compras, Tesouraria e Contas Correntes.
Integração
Os registos são efetuados na contabilidade através da integração online e, neste cenário, o tratamento de pendentes deverá ser efetuado apenas nas Contas Correntes.
Importação de documentos na Contabilidade
O módulo de contabilidade permite a importação de documentos externos via ficheiro de texto. Para conhecer em detalhe, recomenda-se a consulta do artigo de apoio.
Apuramento do IVA
O apuramento do IVA encontra-se descrito anteriormente.
Configurar Regime
Para configurar este regime, é necessário efetuar um conjunto de operações no Administrador, assim como definir uma série especial para os documentos de venda.
Para configurar a aplicação, siga as seguintes etapas:
Etapa 1: Configurar empresa no Administrador
Independentemente do perfil de utilizador, para que seja possível tratar o regime de IVA de caixa é necessário definir no Administrador que a empresa se encontra sob o Regime do IVA de Caixa, assim como definir o período correspondente.
Para tal, siga os seguintes passos:
- No Administrador, aceder a Base Aplicacional de Negócio | Parâmetros da Empresa;
- Selecionar o Ano correspondente à opção pelo regime de IVA de Caixa;
- Definir o período em trimestres ou meses;
- Clicar em Confirmar;
- Se a base de dados já permitir o tratamento de pendentes, é necessário configurar os documentos contabilísticos e depois atualizar os pendentes através da opção Pendentes.
Para efetuar esta operação com os perfis Vendas e Compras, siga os seguintes passos:
- No Administrador, aceder a Logística e Tesouraria | Parâmetros da Empresa | Tesouraria | Pagamentos Recebimentos;
- Selecionar a opção Regime de IVA de Caixa;
- Definir o período em trimestres ou meses;
- Clicar em Confirmar.
Para efetuar esta operação com o perfil Contabilidade, siga os seguintes passos
- No Administrador, aceder a Contabilidade | Parâmetros da Empresa;
- Selecionar a opção Regime de IVA de Caixa;
- Definir o período em trimestres ou meses;
- Clicar em Confirmar.
Ao efetuar esta operação com o perfil de Contabilidade, o ERP irá automaticamente assumir as mesmas validações para o módulo de vendas e/ou compras.
Etapa 2: Criar série no ERP
Para suportar o regime de IVA de Caixa, é necessário definir uma série especial para o novo documento de venda na qual deverá estar obrigatoriamente configurada como IVA sob o regime de caixa. Para tal, siga os seguintes passos:
- Aceder a Tabelas | Vendas;
- Selecionar a opção Documento de Venda;
- Definir o documento a utilizar;
- No separador Gerais, selecionar a opção IVA sob o regime de Caixa;
- Clicar em Gravar.
Se a empresa abrangida pelo regime de IVA de Caixa efetuar vendas a consumidores finais, é necessário garantir a existência de pelo menos dois tipos de documentos:
- Faturas com configuração IVA sob o regime de Caixa;
- Faturas sem esta configuração: devem ser utilizadas para vendas a consumidores finais. Na ficha do Cliente, em Dados Fiscais a opção Atividade Empresarial deve estar desativa.
Liquidar IVA
Para deduzir/liquidar IVA no momento de recebimento do preço, siga os passos seguintes:
- Aceder a Base Aplicacional de Negócio | Parâmetros da Empresa | IVA de Caixa;
- Ativar o regime de IVA de Caixa para os períodos pretendidos;
- Ativar a opção IVA sob o regime de caixa para os documentos de venda ou compra pretendidos nas tabelas dos módulos de venda e compra;
- Criar os documentos de venda ou compra pretendidos;
- Aceder a Finanças | Pagamentos e Recebimentos | Operações;
- Selecionar a Entidade e o(s) Documento(s) a liquidar;
- Clicar em Confirmar;
- O separador IVA Ded./Liq. apresenta uma grelha com os dados do IVA a deduzir/liquidar dos documentos originais: taxa do IVA, valor sobre o qual incide o IVA, valor total do IVA e a descrição do documento de venda/compra. Estes dados não são editáveis;
- Por fim, clicar em Finalizar.
Tal como definido no decreto-lei, na impressão do recibo é apresentado o quadro de resumo de IVA Deduzido/Liquidado com a menção “IVA – regime de caixa”.
Apenas são válidas as faturas que no momento da sua introdução estavam ao abrigo do regime de caixa. Caso ative o tratamento de IVA de caixa para um determinado período que já tenha faturas lançadas, as mesmas não ficarão ao abrigo do regime de caixa.
Configurar Recibos de Caixa
A introdução do regime de IVA de Caixa (RIC) introduziu o conceito de recibo de caixa (RC). De acordo com a alínea 3 do artigo 6.º do Decreto Lei 71/2013, estes recibos devem ser emitidos se:
- A empresa está sob o regime de IVA de caixa e vai efetuar recibos de faturas emitidas sob o regime de IVA de caixa;
- A empresa não está sob o regime de IVA de caixa, mas necessita de emitir recibos de caixa para os clientes que estão sob este regime.
Para configurar os recibos nesta condições, siga os seguintes passos:
- Aceder a Finanças | Pagamentos e Recebimentos | Recursos | Tabelas | Documentos de Conta Corrente;
- Configurar um novo recibo aplicando a designação fiscal RC.
- No campo Tipo Doc selecionar a opção Liquidação;
- No campo Natureza selecionar a opção A receber;
- Selecionar o tipo de entidade Cliente (só aceita este tipo de entidade);
- Para que a impressão cumpra o estipulado, está disponível o mapa GCPLLS31 e o GCPLLS21 - Doc Liquidação c/ ou s/ logótipo (IVA de Caixa). A configuração da impressão é realizada na própria série.
Para cumprir todas as regras do SAF-T, o recibo normal deve receber a designação fiscal RG.
Os documentos que têm a designação fiscal preenchida têm seguir as regras da sequencialidade. Deste modo, o processo de anulação é apenas permitido para o último recibo de uma determinada série.
Para documentos já emitidos sem designação fiscal, depois de configurar os tipos de documento, poderá executar a seguinte query no Administrador em Consulta de Dados (operação a ser realizada com cuidado e preferencialmente por um técnico):UPDATE CabLiq SET SAFTTipoDocumento=DocumentosCCT.SAFTTipoDocumento FROM CabLiq INNER JOIN DocumentosCCT ON DocumentosCCT.Documento = CabLiq.TipoDoc WHERE cabliq.DataDoc>'9/30/2013'
Reverter Regime
Para reverter o processo de IVA de Caixa para um determinado período, siga os seguintes passos:
- Garantir que esse período não tem o apuramento de IVA efetuado:
- No Administrador | Base Aplicacional de Negócio | Parâmetros da Empresa | IVA de Caixa, inserir o período anterior como final do processo de IVA de Caixa para o exercício;
- Efetuar a configuração inversa ao indicada na secção Configurar Regime.
Uma vez que o período anterior teve o apuramento de IVA efetuado dentro do regime de IVA de Caixa, foram criados três documentos durante o processo de apuramento:
- Um documento de pré-apuramento que servirá para saldar os valores de IVA;
- Um documento relativo ao apuramento de IVA;
- Um documento no período seguinte com vista à reposição dos saldos de IVA anteriormente lançados no documento de pré-documento.
Este último documento de pós apuramento fica registado no período seguinte e servirá para tratar os valores de IVA que ficaram pendentes. Assim, ao realizar o apuramento do período fora do IVA de caixa, serão processados normalmente os documentos registados, incluindo este último documento, regularizando os valores de IVA pendentes.
Classificação Contabilística: Caso Prático
Para demonstrar o processo implementado pela Cegid no tratamento do regime de IVA de Caixa (RIC), apresentamos o seguinte caso prático.
Determinada Empresa, que optou pelo Regime de IVA de Caixa com entrada em vigor a 01/10/2013 efetuou durante esse trimestre compras, vendas e pagamento de parte da fatura de compra.
Pela receção de uma fatura de compra (Out 2013):
- Débito da conta compra 3111: pelo valor de 8.130,08;
- Débito da conta IVA 2432: pelo valor de 1.869,92;
- Crédito da conta 221110001: pelo valor de 10.000.
Pela emissão de uma fatura de venda (Out 2013):
- Débito da conta compras 211110001: pelo valor de 20.000;
- Crédito da conta 7111: pelo valor de 16.260,16;
- Crédito da conta IVA 2433: pelo valor de 3.739,84.
Pelo pagamento de metade do valor da compra (Nov 2013):
- Crédito da conta caixa 111: pelo valor de 5.000;
- Débito da conta 221110001: pelo valor de 5.000;
Em janeiro de 2014, a empresa recebe 40% da fatura emitida a cliente.
Pelo recebimento de 40% do valor da venda (Jan 2014):
- Débito da conta caixa 111: pelo valor de 8.000;
- Crédito da conta 211110001: pelo valor de 8.000.
Perguntas Frequentes
Preparamos um conjunto de perguntas frequentes para auxiliar a desmistificar possíveis dúvidas sobre esta temática:
1. É necessário criar no ERP um tipo de documento específico para estes clientes?
Sim. A empresa poderá manter o RE – Recibo para os clientes sem Regime de IVA de Caixa e utilizar um novo tipo, por exemplo, RC – Recibo de IVA de Caixa só para clientes com este regime.
2. O documento “RC – Recibo IVA de Caixa”, além de mencionar o texto “IVA – Regime de Caixa”, também terá de ter uma designação fiscal própria para efeitos de SAFT/Comunicação?
Sim. O documento RC – Recibo IVA de Caixa deverá ter uma designação fiscal própria para efeitos de SAF-T.
3. O documento “RC – Regime IVA de Caixa” tem de ter uma numeração sequencial distinta do recibo normal (RE – Recibo)?
Sim. A numeração deverá ser sequencial e distinta do recibo normal.
4. O documento “RC – Recibo IVA de Caixa” deve discriminar os montantes do IVA por taxa ou basta ter a menção “IVA – Regime de IVA de Caixa”?
O RC – Recibo IVA de Caixa deve discriminar os montantes do IVA por taxa.