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Para uma correta ligação à Contabilidade, deverá escolher o método de integração pretendido e, de seguida, configurar a própria ligação. É também importante configurar as contas exclusiva e os lançamentos contabilísticos.
Métodos de Integração
A integração com a Contabilidade efetua-se segundo dois métodos:
Em diferido/Contabilidade
A pedido do utilizador são gerados os movimentos contabilísticos. Uma vez gerados, a sua gravação efetua-se diretamente para os ficheiros da Contabilidade.
Esta forma de ligação à Contabilidade permite que os processamentos se possam efetuar de forma mais produtiva, pois não é despendido tempo de computação adicional quando se gera esse tipo de processamentos. A periodicidade com que se efetua a ligação à Contabilidade é da exclusiva responsabilidade do utilizador, sendo certo que o programa mantém informação sobre os documentos que já foram transferidos para a Contabilidade.
Em indeferido/Ficheiro
A pedido do utilizador são gerados os movimentos contabilísticos. Uma vez gerados, o utilizador efetua a exportação desses mesmos movimentos para um ficheiro de texto. Esse ficheiro pode posteriormente ser importado na Contabilidade, sendo os movimentos integrados no momento.
Esta opção torna-se particularmente útil para utilizadores que recorrem aos serviços de gabinetes para efetuarem a respetiva contabilidade. De referir que, nesta situação, o programa mantém apenas um registo de documento exportado para a Contabilidade, não sendo possível ter indicação de qual o diário/n.º diário que lhe foi atribuído. Isto deve-se ao facto de os ficheiros da contabilidade não estarem presentes.
Configurar ligação
A ligação com a Contabilidade é efetuada indicando em cada documento a conta da contabilidade a movimentar e os respetivos valores. Tanto as contas como os valores não são fixas, mas dependem de cada documento em concreto. Assim, a indicação de cada conta e respetivo valor podem conter mnemónicas que são concretizadas aquando do lançamento de cada movimento.
A janela de configuração está dividida em duas partes: uma onde se identificam os dígitos de ligação de cada uma das entidades (tabelas) e outra de configuração dos documentos que se pretende que tenham ligação à contabilidade.
A configuração da ligação com a contabilidade está dividida em duas partes:
- Configuração das tabelas: Para cada um dos seus elementos deverá ser indicado o(s) digito(s) de ligação à contabilidade.
- Configuração dos documentos: Existe para cada documento um vasto conjunto de opções que irão determinar o comportamento da ligação.
Configurar tabelas
- Aceder a Administrador | [Empresa] | Base Aplicacional de Negócio;
- Clicar na opção Ligação Contabilidade;
- Definir o Ano do Exercício a configurar;
- Clicar na opção Tabelas;
- Selecionar a tabela a configurar, por exemplo: Armazéns;
- Selecionar o elemento da tabela a configurar;
- Indicar as definições das contas da contabilidade. Em alternativa, utilizar a opção Configurador de Contas situada no topo da janela;
- Por fim, clicar em Gravar.
Configurar documentos
- Aceder a Administrador | [Empresa] | Base Aplicacional de Negócio;
- Clicar na opção LigaçãoContabilidade;
- Escolher o Exercício no canto superior esquerdo. A configuração da ligação à contabilidade depende do exercício;
- Escolher o Módulo pretendido. Os documentos estão agrupados por módulo (Vendas, Compras, Stock, Conta Corrente, Tesouraria, Documentos Internos);
- Selecionar o documento a configurar. Sempre que for criado um novo documento no ERP, este vai ficar automaticamente disponível nesta janela para, opcionalmente, participar na ligação à contabilidade;
- Selecionar a opção Documentos com ligação à contabilidade. Ao ativar esta opção, o separador para configurar as contas fica disponível;
- Selecionar as opções de configuração do documento. Esta configuração é muito importante porque vai influenciar a forma como o documento é tratado na CBL:
- Indicar um diário fixo ou configurar um diário específico por cada série do documento;
- Associar um fluxo associado a este documento no campo Fluxo. Os fluxos de caixa, pela sua natureza, apenas aparecem associados a contas de pagamentos ou de recebimentos;
- Indicar se o movimento será obrigatoriamente balanceado nas contas financeiras e/ou nas contas analíticas e/ou Orçamental. Por predefinição, o balanceamento na área financeira está selecionado;
- Definir o tipo de ligação: - Ligação Online: indica ao sistema se a ligação é online, isto é, se o documento na Contabilidade é lançado ao mesmo tempo do documento da Logística; - Mostrar Grelha de lançamentos Contabilísticos: permite ver e editar o documento antes de ser materializado; - Integra como Rascunho: permite criar um documento do tipo Rascunho, isto é, um documento pendente para lançamento na Contabilidade; Nota: As duas últimas opções dependem da primeira. Se nenhuma das opções estiver ativa, o documento é lançado pela opção de movimentos diferidos na Contabilidade;
- Ativar a opção Refrescar automaticamente para que nos movimentos diferidos, ao editar um movimento já integrado na contabilidade, o sistema recalcula as contas a lançar com base na configuração atual;
- No campo Sujeito a escolher uma das seguintes opções: - Recapitulativos: Indica se o movimento vai estar disponível no mapa de recapitulativos. Assim sendo, o sistema vai tentar reconhecer as contas de terceiros na contabilidade; - Retenção na fonte: Indica se o documento vai permitir a reflexão para os dados de retenção na fonte;
- No campo Tipo de Documento no Imobilizado indicar se o documento vai ter ligação ao módulo de Equipamentos e Ativos. Em caso positivo, indicar qual o seu significado: Abate (desativar o bem), Aquisição (aumenta o valor do bem) ou Alienação (venda do bem ativo);
- Indicar se a configuração definida no plano de contas para a conta de IVA se sobrepõe àquela indicada no separador da configuração das contas no campo Utiliza as classes de IVA (IPC para Angola) definidas nas contas da contabilidade;
- Indicar se a configuração definida no plano de contas para as funções se sobrepõe àquela indicada no separador da configuração das contas no campo Utiliza as funções definidas nas contas da contabilidade;
- Indicar se as contas do plano de contas são automaticamente preenchidas com os projetos definidos na ficha;
- Ativar a opção Utiliza conta exclusiva para utilizar essa conta na ligação à Contabilidade. A opção de configuração de uma conta exclusiva encontra-se disponível no Administrador, em Logística e Tesouraria | Parâmetros da Empresa | Gerais | Outros | Conta exclusiva | Tabela Artigos ou Famílias. Esta opção permite indicar ao sistema se a conta utilizada na ligação à Contabilidade será a conta exclusiva. Para as outras tabelas, a conta exclusiva será utilizada com os prefixos/sufixos definidos na configuração da ligação da Contabilidade;
- Ativar a opção Efetuar reflexão para a analítica ao integrar na contabilidade para que a reflexão definida no plano de contas para a analítica (natureza normal ou inversa) é apresentada;
- Ativar a opção Efetuar integração em contas correntes para gerar pendentes a partir da Contabilidade. Esta opção encontra-se disponível se o documento selecionado não fizer integração com Contas Correntes;
- Definir as Datas a considerar: - Na ligação: Indicar qual a data de lançamento do documento. Poderá escolher entre a data de introdução (data em que o documento é criado) ou a data do documento (data efetiva do documento); - Para a recolha: Indicar a data relevante para a recolha de informação (pedidos de reembolso, transações intracomunitárias). Poderá escolher entre a data de introdução (data em que o documento é criado) ou a data do documento (data efetiva do documento); Nota: Estas opções só estão disponíveis para os documentos de compras e contas correntes;
- No campo Exercício identificar o exercício de introdução do documento (apenas para o produto Public Sector);
- No campo Numerador identificar o número do documento (apenas para o produto Public Sector);
- No campo Doc. Externo identificar um documento externo (apenas para o produto Public Sector);
- No campo Data Documento identificar a data efetiva do documento (apenas para o produto Public Sector);
- No campo Data Introdução identificar a data em que o documento é introduzido no sistema (apenas para o produto Public Sector);
- No separador Contas da Contabilidade configurar o preenchimento da grelha da contabilidade. Cada linha do documento de movimento da logística passa por esta grelha. No final, é realizado o agrupamento e somatório de valores;
- No campo Geral indicar a conta no plano de contas. A conta indicada é constituída por valores fixos aos quais se pode adicionar tokens (letras). Estes tokens são substituídos por valores no momento da integração. Normalmente os valores são retirados pela configuração indicada em Tabelas;
- No campo Valor associar a cada linha do documento da logística um valor;
- Indicar se a conta a movimentar é a Débito ou Crédito. Para os documentos de Tesouraria (únicos documentos com a noção de valor a crédito ou a débito), se não se indicar uma natureza, a aplicação vai lançar os valores respeitando a natureza das linhas do documento de Tesouraria;
- Indicar o Sinal. Quando este é Positivo, o movimento de conta é utilizado apenas para movimentar as linhas positivas e vice-versa. Se tiver a opção Pos./Neg., significa que essa conta será movimentada independentemente do sinal da linha;
- Ativar a opção Inverte Natureza. Quando ativa, significa que a natureza e o sinal serão invertidos quando a linha tiver valor negativo. Por exemplo, se a configuração do movimento da conta é a débito e negativo, então a conta será movimentada a crédito e com sinal positivo. Se a configuração do movimento da conta é a débito e positivo, então não se realizará a inversão de natureza;
- Indicar a classe de IVA do plano de IVA (CBL). A classe de IVA pode ser indicada por valores fixos aos quais se pode adicionar tokens (letras). Estes tokens são substituídos por valores no momento da integração. Os valores normalmente são retirados pela configuração indicada em Tabelas. Os códigos alfanuméricos são apresentados com parêntesis retos (“[]”). Esta é a forma de distinguir os tokens dos caracteres que fazem parte do código da Classe de IVA.Por exemplo, “%L3113[N]D” significa: - %L – Local de operação; - 3113 - parte do código da classe de IVA; - [N] – letra “N”; - D – Conta de tipos de mercado;
- Indicar a reflexão do valor de IVA para uma conta específica;
- Indicar o valor a ser lançado na reflexão para a conta de IVA. Quando não se indica valor nenhum, o sistema utiliza as percentagens indicadas na classe de IVA, no plano IVA;
- No campo Centro de Custo indicar o centro de custo da linha do movimento. Por regra, o centro de custo é indicado para as contas de custos e proveitos. Poderá utilizar valores fixos ou variáveis representados por letras;
- Indicar qual a conta do plano funcional que este movimento vai refletir. Por regra, indica-se uma conta do plano funcional para as contas de custos e proveitos;
- Indicar a Configuração da conta IVA;
- Indicar no campo Classe IVA (Autoliq.) se este movimento é auto-liquidado através de um processo de inversão de sujeito passivo (reverse-charge). Caso seja uma transação intracomunitária, indica-se aqui a classe de IVA que vai autoliquidar;
- No campoConta IVA (Autoliq.) forçar a conta a utilizar num processo de autoliquidação de IVA;
- Indicar o valor que vai ser refletido na autoliquidação no campo Conta IVA (Autoliq.);
- No campo Analítica indicar se pretende que este movimento faça reflexão para o plano analítico, configurar aqui quais são as contas a utilizar (a débito e/ou a crédito). O valor utilizado é o mesmo indicado para a conta da geralM
- No campo Afetação indicar se esta linha afeta apenas o saldo de uma das moedas ou ambos (por predefinição, está selecionada a opção Ambas Moedas). Esta opção só aparece visível nas empresas com mais de uma moeda;
- Indicar a Descrição do movimento. Esta descrição é inscrita no movimento contabilístico. Se não preencher este campo, o sistema vai utilizar por defeito Tipo de documento/Numero/Série; Nota: Quando um documento é integrado com a opção Mostrar Grelha de lançamentos Contabilísticos ativa, o número do documento que será mostrado na grelha, será o token . Este será automaticamente substituído pelo número final do documento após a confirmação na janela da contabilidade;
- Indicar observações.
Configurar contas exclusivas
No Administrador, é possível configurar uma conta exclusiva para que a mesma seja utilizada na ligação à Contabilidade.
Para configurar uma conta exclusiva, siga os seguintes passos:
- No Administrador, aceder a Base Aplicacional de Negócio | Parâmetros da Empresa;
- No separador Fiscalidade, na área Conta Exclusiva indicar se esta é referente à tabela Artigos ou Famílias;
- Clicar em Confirmar.
Deste modo, na ligação à Contabilidade será possível indicar que a conta a utilizar será a conta exclusiva. Para as outras tabelas, a conta exclusiva será utilizada com os prefixos/sufixos definidos na configuração da ligação da Contabilidade.
Configurar lançamentos contabilísticos
Para configurar os lançamentos contabilísticos na gravação de documentos, siga os seguintes passos:
- Aceder a Administrador | [Empresa] | Base Aplicacional de Negócio;
- Clicar na opção Ligação à Contabilidade;
- No separador Configuração selecionar a opção Ligação Online;Nota: A ligação com a contabilidade é efetuada aquando da gravação do documento do Comercial Empresarial. Assim, a contabilidade está sempre atualizada relativamente ao Comercial Empresarial;
- Selecionar a opção Mostrar grelha de lançamentos contabilísticos. O documento contabilístico é visualizado, podendo ser alterado, antes de ser lançado na contabilidade;
- Clicar em Confirmar.