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Para utilizar a reconciliação ou contabilização de movimentos bancários, é necessário que todas as contas bancárias dos clientes estejam criadas na Tesouraria do ERP. Além disso, é necessário que cada uma das contas bancárias tenha associada a respetiva conta do plano de contas.
Cenários de Configuração
Para configurar as contas bancárias, existem quatro cenários possíveis que deverá ter em consideração em função das configurações existentes no ERP:
1. A conta bancária não existe na Tesouraria nem no plano de contas
Neste cenário, deverá criar a conta bancária e a respetiva conta no plano de contas. Para tal, siga os seguintes passos:
- Aceder a Aplicação | Início | Clientes | [Cliente] | Contas Bancárias;
- Clicar em Novo;
- No separador Conta Bancária, no grupo Identificação preencher os seguintes dados: - Tipo de Conta: indica o tipo de conta bancária que se pretende criar (0 - Depósito à Ordem, 1 - Conta Corrente Caucionada, 2 - Depósitos a prazo/Aplicações financeiras e 3 - Cartão de Crédito); - Moeda: moeda da conta; - Banco: banco a que pertence a conta na tabela de Bancos do PAA. Se o banco não existir na base de dados do cliente, será criado juntamente com a criação da conta bancária; - País: país onde se encontra a conta bancária; - NIB: NIB da conta bancária. Os 4 primeiros dígitos serão preenchidos automaticamente em função do banco definido; - Número: número da conta bancária, preenchido automaticamente a partir do NIB; - IBAN: IBAN da conta conta bancária, preenchido automaticamente a partir do NIB e no Prefixo IBAN definido na ficha do Banco; - SWIFT: código SWIFT (código Internacional Identificativo de Instituições Financeiras); - Conta Origem: conta associada à conta bancária; - N.º Cartão: número do cartão de crédito;
- Após inserir os dados referidos, os campos Código e Descrição serão preenchidos automaticamente com as regras definidas na configuração da extensão Bancos. Se pretender, poderá alterar estas sugestões;
- No grupo Configuração Contabilidade, preencher os dados de ligação à contabilidade: - Conta: conta bancária no plano de contas. Será sugerida a criação de uma conta com base nas regras definidas na configuração da extensão Bancos e dos prefixos de criação de contas bancárias definido no Grupo de Clientes. Se pretender, poderá alterar estas sugestões; - Criar a partir de: definir qual o primeiro exercício a iniciar; - N/ Inv. Natureza: deverá ativar esta opção caso pretenda que, na reconciliação ou contabilização dos movimentos bancários, não exista inversão das naturezas (por exemplo, contas Cartão de Crédito);
- No grupo Configuração Reconciliação, indicar a Data Início Rec., ou seja, a data a partir do qual se inicia a reconciliação bancária no PAA. Os movimentos bancários e contabilísticos com datas inferiores a esta data serão ignorados;
- Por fim, clicar em Gravar.
2. A conta bancária não existe na Tesouraria, mas possui conta do plano de contas
Neste cenário, deverá criar a conta bancária e indicar a respetiva conta no plano de contas. Para isso, siga os seguintes passos:
- Aceder a Aplicação | Início | Clientes | [Cliente] | Contas Bancárias;
- Clicar em Novo;
- No separador Conta Bancária, no grupo Identificação preencher os seguintes dados: - Tipo de Conta: indica o tipo de conta bancária que se pretende criar (0 - Depósito à Ordem, 1 - Conta Corrente Caucionada, 2 - Depósitos a prazo/Aplicações financeiras e 3 - Cartão de Crédito); - Moeda: moeda da conta; - Banco: banco a que pertence a conta na tabela de Bancos do PAA. Se o banco não existir na base de dados do cliente, será criado juntamente com a criação da conta bancária; - País: país onde se encontra a conta bancária; - NIB: NIB da conta bancária. Os 4 primeiros dígitos serão preenchidos automaticamente em função do banco definido; - Número: número da conta bancária preenchido automaticamente a partir do NIB; - IBAN: IBAN da conta conta bancária preenchido automaticamente a partir do NIB e do Prefixo IBAN definido na ficha do Banco; - SWIFT: código SWIFT (código Internacional Identificativo de Instituições Financeiras); - Conta Origem: conta associada à conta bancária; - N.º Cartão: número do cartão de crédito;
- Após inserir os dados referidos, os campos Código e Descrição serão preenchidos automaticamente com as regras definidas na configuração da extensão Bancos. Se pretender, poderá alterar estas sugestões;
- No grupo Configuração Contabilidade, editar os dados de ligação à contabilidade: - Conta: alterar a conta sugerida para a conta pretendida. Poderá clicar na tecla F4 para visualizar o plano de contas; - Criar a partir de: indicar neste campo qual o exercício que pretende criar a ligação; - N/ Inv. Natureza: deverá ativar esta opção caso pretenda que, na reconciliação ou contabilização dos movimentos bancários, não exista inversão das naturezas (por exemplo, contas Cartão de Crédito);
- No grupo Configuração Reconciliação, indicar a Data Início Rec., ou seja, a data a partir do qual se inicia a reconciliação bancária no PAA. Os movimentos bancários e contabilísticos com datas inferiores a esta data serão ignorados;
- Por fim, clicar em Gravar.
3. A conta bancária existe na Tesouraria, mas a ligação à contabilidade não está definida
Neste cenário, deverá indicar a respetiva conta no plano de contas. Para tal, siga os seguintes passos:
- Aceder a Aplicação| Início | Clientes | [Cliente] | Contas Bancárias;
- Selecionar a conta bancária pretendida;
- No grupo Configuração Contabilidade, preencher os dados de ligação à contabilidade: - Conta: indicar a conta pretendida. Poderá clicar na tecla F4 para visualizar o plano de contas; - Criar a partir de: indicar qual o exercício para o qual pretende criar a ligação; - N/ Inv. Natureza: deverá ativar esta opção caso pretenda que, na reconciliação ou contabilização dos movimentos bancários, não exista inversão das naturezas (por exemplo, contas Cartão de Crédito);
- No grupo Configuração Reconciliação, indicar a Data Início Rec., ou seja, a data a partir do qual se inicia a reconciliação bancária no PAA. Os movimentos bancários e contabilísticos com datas inferiores a esta data serão ignorados;
- Clicar em Gravar.
4. A conta bancária existe na Tesouraria e no plano de contas com a ligação definida
Neste cenário, apenas deverá validar se as ligações estão corretas e efetuar as alterações necessárias.
Deverá ativar a opção N/ Inv. Natureza caso pretenda que na reconciliação ou contabilização dos movimentos bancários não exista inversão das naturezas (por exemplo contas Cartão de Crédito) e indicar a Data Início Rec., ou seja, a data a partir do qual se inicia a reconciliação bancária no PAA. Os movimentos bancários e contabilísticos com datas inferiores a esta data serão ignorados.
Editar Contas Bancárias
Sempre que alterar uma conta bancária no PAA, estas alterações serão também aplicadas na ficha e conta do plano de contas do ERP.
Caso as alterações sejam realizadas no ERP, ao abrir a mesma conta no PAA deverá clicar em Atualizar Contas Bancárias para garantir que as alterações estão a ser visualizadas.