Execução da despesa

Documento inicial ao fluxo do processo de aquisição completo. Este documento resultará de processos preparados previamente nos serviços para responder às necessidades do IPAP para a atividade corrente.

As suas parametrizações em termos de ERP implica a abertura do processo de execução, sendo que em termos contabilísticos não terá qualquer impacto.

Este documento garante a cabimentação da verba, sendo o valor confrontado com a dotação disponível da rubrica relativa ao orçamento gerido no IPAP. Caso não exista dotação disponível, o ERP não permitirá o registo do cabimento.

A ligação online e a opção Mostrar grelha de lançamentos contabilísticos devem estar ativas, ou seja, com visualização por parte do utilizador dos movimentos contabilísticos gerados. Tem ainda implícita a movimentação contabilística na classe 0 de acordo com o SNC-AP.

Como todos os documentos, a opção liga processo de execução deverá estar ativa, bem como parametrizado para movimentar o estado CAB.

Paralelamente a este documento existe um documento equivalente, ou seja, que também movimenta a fase de cabimento que é o RCA – Reforço de Cabimento, utilizado sempre que necessário um reforço ao processo original.

Este documento é em tudo igual ao anterior em termos de parametrizações, no entanto, exige a associação manual ao processo de execução original que pretende reforçar. A utilização deste documento deverá ser limitada a um número restrito de utilizadores que, com permissão superior, podem provocar esta alteração ao valor do processo.

O processo de estorno da fase de cabimento é efetuado através de um utilitário específico no ERP que facilita e agiliza a libertação da dotação disponível, sendo este utilitário explicado detalhadamente nos manuais de utilização.

Este documento não tem qualquer impacto contabilístico, existindo somente para formalizar no ERP o momento de assunção da responsabilidade por parte do IPAP da execução orçamental do processo em questão.

Este documento em termos contabilísticos dará origem a movimentos na classe 0 de acordo com o novo normativo contabilístico (SNC-AP) e à fase de compromisso. Será neste momento que se avaliará a disponibilidade ou não de fundos disponíveis para cumprimento da Lei dos Compromissos e Pagamentos em atraso.

A ligação online e geração de grelha de movimentos devem estar ativas, ou seja, com visualização por parte do utilizador do movimento contabilístico gerado.

A movimentação contabilística referente à fase de compromisso sendo as várias dimensões orçamentais (Orgânica, Fonte de Financiamento, Programa/Medida, Atividade e Plano económico) herdadas do documento de cabimento que lhe deu origem.

Em termos de processo de execução de despesa a sua parametrização está associada à fase de compromisso.

Paralelamente ao documento de compromisso existe um documento equivalente RCO- Reforço de Cabimento e Compromisso que deve ser utilizado sempre que ocorra uma alteração positiva ao valor do compromisso. Este documento regista, de forma automática, os movimentos contabilísticos relativos ao registo do cabimento e do compromisso.

Este documento é em tudo igual ao anterior em termos de parametrizações, no entanto, exige a associação manual ao processo de execução original que pretende reforçar.

O processo de estorno da fase de compromisso, tal como o de cabimento, é efetuado através de um utilitário específico no ERP que agiliza a libertação da dotação disponível.

Este documento serve exclusivamente para encomendar/comunicar ao fornecedor a autorização de execução do que foi contrato. Será possível a impressão de um documento de Nota de Encomenda existente no ERP que cumpre as requisições legais, como por exemplo a exigência do número do compromisso.

Este documento não tem qualquer impacto a nível contabilístico.

Documento que sucede ao compromisso/encomenda a fornecedor e presume a execução da obrigação assumida pelo fornecedor/prestador. É registado na contabilidade para garantir a correta movimentação contabilística associada a esta fase da execução orçamental.

Apesar da designação, será utilizado para todo o tipo de documentos emitidos pelo fornecedor associado a esta fase de obrigação como, por exemplo, Talão, Venda a dinheiro, Nota de débito, etc.

Este documento movimenta a nível de processo de execução o estado de Obrigação de forma a controlar corretamente os valores registados na fatura, não permitindo que o utilizador proceda ao registo da fatura com um valor superior ao que foi encomendado, garantindo assim a coerência nos dados orçamentais. Com o novo normativo contabilístico, nesta fase também é movimentada a classe 0.

Nota: Todos os documentos podem ser registados parcialmente, não existindo qualquer limitação com as parametrizações/ligações contabilísticas.

A ligação online e com geração de grelha de movimentos devem estar ativas, ou seja, com visualização por parte do utilizador do movimento contabilístico gerado. A data de contabilização do documento está associada à data de introdução do documento e não à data do documento efetiva.

A movimentação contabilística referente à fase de obrigação sendo obrigatória a indicação do centro de custo sempre que a conta associada ao artigo seja uma conta de custos.

Encontram-se ainda parametrizadas as contabilizações automáticas do IVA, uma vez que o IPAP aplica a afetação real. Relativamente aos recapitulativos, este documento também deverá efetuar essa recolha.

Em termos de processo de execução de despesa, a parametrização está associada à fase de obrigação.

Documento para registo de estornos, na figura de uma nota de crédito a fornecedores que anulam a fase de obrigação pelo seu montante total ou parcial. Este documento é uma sequência do documento de fatura do fornecedor.

Este documento não movimenta a anulação do compromisso e cabimento, o que para efeitos da LPCA significa que não liberta fundos disponíveis. Para esse efeito, deverá recorrer ao utilitário de operações sobre processos de execução da despesa no módulo de contabilidade.

A ligação online e a geração de grelha de movimentos devem estar ativas, ou seja, com visualização por parte do utilizador do movimento contabilístico gerado.

A movimentação patrimonial é em toda semelhante à movimentação do documento VFA/PRC, sendo o seu estorno. A nível orçamental, a movimentação contabilística está associada à classe 0 representa a fase de anulação da obrigação sendo as várias dimensões orçamentais (Orgânica, Fonte de Financiamento, Programa/Medida, Atividade, Plano económico) herdadas do documento de VFA que lhe deu origem, sendo movimentado o estorno desse movimento.

Em termos de processo de execução de despesa, a parametrização está associada à fase de anulação de obrigação.

Documento para registo de estornos, tal como a VNC que anulam a fase de obrigação pelo seu montante total ou parcial. Este documento é uma sequência do documento de fatura do fornecedor/funcionário.

No entanto, este documento difere da Nota de Crédito uma vez que movimenta automaticamente a anulação do compromisso e cabimento, libertando fundos disponíveis para efeitos da LPCA.

A ligação online e com geração de grelha de movimentos devem estar ativas, ou seja, com visualização por parte do utilizador do movimento contabilístico gerado.

A movimentação contabilística referente à fase de anulação da obrigação, compromisso e cabimento sendo as várias dimensões orçamentais (Orgânica, Atividade, Programa/Medida, Fonte de financiamento e rubrica económica) herdadas do documento de VFA que lhe deu origem.

Este documento também movimentará contas específicas relativas à reposição abatida existente no SNC-AP.

Em termos de processo de execução de despesa, a parametrização está associada à fase de anulação de obrigação, compromisso e cabimento.

Este documento permite autorizar o pagamento da despesa e não tem associado qualquer movimento contabilístico, sendo registado no editor de contas correntes. O próprio documento associado à autorização de pagamento tem garantida uma numeração sequencial e única.

Este documento formaliza o ato de pagamento ao fornecedor, finalizando o processo de despesa. Será possível automatizar o envio deste documento diretamente para o Fornecedor via correio eletrónico com a identificação dos documentos pagos.

As parametrizações em termos de ERP são:

• Ligação online e a geração de grelha de movimentos, ou seja, com visualização por parte do utilizador do movimento contabilístico gerado. A movimentação contabilística referente à fase de pagamento sendo obrigatória a indicação da conta bancária/caixa que vai efetuar o pagamento.
• Em termos de processo de execução de despesa, a parametrização está associada à fase de pagamento (PAG).

• Pelo adiantamento ao fornecedor: - Credita-se uma conta de DO (v.g. 121 – Depósitos à ordem no Tesouro); - Debita-se a conta 39 – Adiantamentos por conta de compras/455 - Adiantamentos por conta de investimentos (se o preço se encontrar previamente fixado) ou a conta 228 – Adiantamentos a fornecedores/2713 – Adiantamentos a fornecedores de investimentos (se o preço não se encontrar previamente fixado);
• Pela receção da fatura relativa aos bens ou serviços contratados credita-se a conta 221 – Fornecedores c/corrente/2711 – Fornecedores de investimentos, por contrapartida do débito duma conta de compras de inventários ou de investimentos. Simultaneamente, é regularizado o adiantamento efetuado debitando a conta 221 – Fornecedores c/corrente/2711 – Fornecedores de investimentos por contrapartida do débito da conta creditada no momento do adiantamento, que fica saldada;
• Posteriormente, aquando do pagamento do valor remanescente (se o adiantamento não correspondeu à totalidade do valor da aquisição): - Credita-se uma conta de DO (v.g. 121 – Depósitos à ordem no Tesouro); - Debita-se a conta 221 – Fornecedores c/corrente/2711 – Fornecedores de investimentos.

• Com a decisão de aquisição, é orçamentada a despesa a realizar pelo montante dos encargos prováveis, debitando a conta 024 – dotações disponíveis e creditando a conta 0251 – cabimentos registados;
• Pela assunção do compromisso (assinatura do contrato/emissão da nota de encomenda), debita-se a conta 0252 – cabimentos com compromisso e credita-se a conta 0261 – compromissos assumidos pelo valor global do contrato/nota de encomenda;
• Pelo adiantamento ao fornecedor, debita-se a conta 0262 – compromissos com obrigação e credita-se a conta 0271 – Obrigações processadas e simultaneamente debita-se a conta 0272 – obrigações pagas por contrapartida do crédito da conta 0281 – pagamentos do período, pelo valor adiantado suportado pela fatura-recibo ou outro documento apropriado.
• Com a receção da fatura relativa aos bens ou serviços contratados: - Não é executado qualquer lançamento na contabilidade orçamental relativamente ao valor do adiantamento efetuado, na medida em que o pagamento ocorreu no momento desse adiantamento conforme lançamentos referidos; - Relativamente ao valor remanescente (valor total da fatura deduzido do adiantamento efetuado), debita-se a conta 0262 – compromissos com obrigação e credita-se a conta 0271 – Obrigações processadas;
• Posteriormente, quando o pagamento do valor remanescente debita-se a conta 0272 – obrigações pagas por contrapartida do crédito da conta 0281 – pagamentos do período.
• Se existir reposição parcial ou integral do adiantamento, designadamente por incumprimento do fornecedor, deverá ser registada uma RAP ou RNAP (consoante ocorra no próprio ano ou em anos seguintes) pelo respetivo valor da reposição.