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No ERP Public Sector, estão disponíveis um conjunto de tabelas relativas aos processos de execução, aos estados e tipos que podem assumir.
Processos de Execução
Os Processos de Execução são documentos de despesa e receita inseridos por data, tipo de processo e entidade.
Esta opção está disponível em Finanças | Orçamentos de Receita/Despesa | Processos de Execução ou em Finanças | Orçamentos de Receita/Despesa | Recursos | Tabelas | Outras Tabelas | Processos de Execução.
Nas seguintes tabelas, poderá consultar os campos e respetivas descrições disponíveis nesta área:
Geral
| Campo | Descrição |
| Exercício | Identificador do exercício. Apenas é possível selecionar anos para os quais existam exercícios criados. |
| Processo | Código do processo de execução inicial |
| Descrição | Descrição do processo |
| Data | Data em que ocorreu o movimento |
| Tipo Proc. | Indicação do tipo de processo de execução |
| Lançamento | Lançamento contabilístico. Por predefinição, está preenchido com 000. |
| Entidade | Designação da entidade a que o processo de execução está associado |
| Tipo Contrato | Identificador do tipo de contrato:
|
| Número Externo | Número externo associado ao processo de execução |
| Linha | Indicação da Linha relativa ao processo de execução |
| Projeto e Elemento PEP | Indicação do projeto e elemento PEP associado, caso exista. Apenas é possível associar projetos com a opção Grandes Opções do Plano ativa. |
| Plano Orgânico | Identificador da Classe Orgânica |
| Fontes Financ. | Identificador da fonte de financiamento |
| Atividades | Identificador do tipo do plano de atividades |
| Programa/Medida | Identificador do Plano de Programas /Medidas |
| Económica | Código de identificação da Classe Económica |
| Plano de Contas | Código de identificação de um plano de contas |
| Valor (N) | Valor do processo de execução associada à classificação orçamental |
| N+1 | Valor do processo de execução associada à classificação orçamental para o ano n+1 |
| N+2 | Valor do processo de execução associada à classificação orçamental para o ano n+2 |
| N+3 | Valor do processo de execução associada à classificação orçamental para o ano n+3 |
| N+4 | Valor do processo de execução associada à classificação orçamental para o ano n+4 |
| Seguintes | Valor do processo de execução associada à classificação orçamental para os anos seguintes |
| Linha Origem (IVA) | Se preenchido nas linhas de imputação do IVA, indica qual a linha do processo que lhe deu origem (incidência) |
Transferências/Subsídios
| Campo | Descrição |
| Transf./Subs. | Identificador de que o processo está associado a uma transferência/subsídio do tipo Concedido ou Recebido |
| Tipo | Identificador do tipo de transferência:
|
| Disposição legal | Indicação da disposição legal abrangida pela Transferência/Subsídio |
| Finalidade | Indicação da finalidade |
Subvenções Públicas
| Campo | Descrição |
| Subvenção pública | Identificador de que o processo está associado a uma subvenção pública. |
| Tipologia do beneficiário | Permite selecionar o identificador do tipo de beneficiário. |
| Montante manual | Permite indicar manualmente o montante total pago no ano. |
| Montante total pago no ano | Se o montante manual estiver selecionado, poderá editar este campo para definir um valor. |
| Tipo de subvenção pública | Permite selecionar o tipo de subvenção. |
| Identificação do Órgão/Entidade | Permite selecionar o órgão/entidade. |
| Natureza do ato | Permite selecionar a natureza do ato: Deliberação, Despacho ou Outro. |
| Data do ato | Definir a data do ato. |
| Celebração de instrumento contratual | Esta opção permite indicar o detalhe do contrato. |
| Instrumento utilizado | Permite selecionar o tipo de contrato, se a celebração do instrumento contratual estiver ativa. |
| Data da celebração | Permite indicar a data de celebração do contrato, se a celebração do instrumento contratual estiver ativa. |
| Data de início da vigência | Indicar a data em que o contrato entra em vigor. Só é possível editar este campo se a celebração do instrumento contratual estiver ativa. |
| Montante total previsto | Definir o Valor do contrato. Só é possível editar este campo se a celebração do instrumento contratual estiver ativa. |
| Área | Permite selecionar a área em que se aplica a subvenção. |
| Finalidade da subvenção/benefício | Permite descrever a finalidade da subvenção. |
| Fundamento legal | Indicar qual a disposição legal da subvenção. |
| Responsável pelo preenchimento | Inserir o Código do funcionário para determinar o responsável pelo preenchimento do mapa de subvenções públicas (IGF). |
| Nome do responsável | Permite indicar o nome do responsável pelo preenchimento do mapa de subvenções públicas (IGF). Poderá preencher este campo mesmo que não indique o código do funcionário. |
| Cargo do responsável | Permite indicar o cargo do responsável pelo preenchimento do mapa de subvenções públicas (IGF). Poderá preencher este campo mesmo que não indique o código do funcionário. |
| Telefone do responsável | Permite indicar o telefone do responsável pelo preenchimento do mapa de subvenções públicas (IGF). Poderá preencher este campo mesmo que não indique o código do funcionário. |
| Email do responsável | Permite indicar o email do responsável pelo preenchimento do mapa de subvenções públicas (IGF). Poderá preencher este campo mesmo que não indique o código do funcionário.. |
Notas
| Campo | Descrição |
| Notas | Notas adicionais do processo de execução. |
Estados
É possível definir os estados previstos para um determinado documento. Será a partir desta tabela que os tipos de Processos de Execução serão preenchidos.
Esta tabela está disponível em Finanças | Orçamentos de Receita/Despesa | Recursos | Tabelas | Outras Tabelas | Processos de Execução, com os seguintes campos:
| Campo | Descrição |
| Exercício | Identificador do exercício. Só é possível selecionar anos para os quais existam exercícios criados. |
| Numerador | Indica o valor atual do numerador do estado. |
| Estado | Identificador do estado do documento, podendo conter até 3 caracteres. |
| Conta Lançamento | Código de identificação de uma conta para validar o lançamento contabilístico do valor associado ao estado do Processo que está a ser movimentado. |
| Validação | Identificador da fórmula de cálculo para verificar a correspondência entre o valor lançado na contabilidade e o movimentado no estado do Processo. Pode assumir os seguintes valores:
|
| Conta Anulação | Código de identificação de uma conta para validar a anulação do lançamento contabilístico do valor associado ao estado do Processo que está a ser corrigido. |
Tipos
Os Tipos de Processos de Execução permitem definir todos os cenários de processos para o lançamento de despesas e receitas orçamentais.
Para cada tipo, deverá indicar os estados e documentos associados às fases que o processo pode passar, permitindo introduzir o lançamento contabilístico mais rapidamente já que não é necessário preencher manualmente todas contas de cada fase da despesa ou receita no documento.
Esta opção está disponível em Finanças | Orçamentos de Receita/Despesa | Recursos | Tabelas | Outras Tabelas | Processos de Execução.
A tabela abaixo apresenta todos os campos e as respetivas descrições disponíveis nos processos de execução.
| Campo | Descrição |
| Tipo | Identificador do tipo do Processo de Execução, podendo conter até 5 caracteres. |
| Descrição | Descrição do tipo de processo. |
| Não permite lançar estados em simultâneo | Esta opção indica que não é possível lançar estados do mesmo Processoem simultâneo no mesmo documento. |
| Obrigar a lançar dimensões | Se ativar este campo, o sistema irá obrigar que o Processo de Execução tenha as dimensões definidas para a linha movimentada. |
| Transferência interna | Indica que se trata de uma transferência entre dimensões, podendo assim ter saldo nulo na sua movimentação. |
| Permite ter estados a negativo | Permite que o acumulado de um qualquer Estado associado a esse Tipo de Processo possa ter valor negativo. |
| Atualiza valor da ficha do Processo de Execução | Indica que o valor da linha do Processo de Execução será atualizado aquando da movimentação do primeiro Estado associado ao mesmo. |
| Estados/Documentos | Para cada tipo, deverá indicar o número de estados e o documento associado a cada estado. Assim, a introdução do documento será uma operação mais rápida dado que já não é necessário preencher o documento. O identificador do tipo do Processo de Execução pode conter até 5 carateres. |
| Estado | Indicar todos os estados associados ao tipo de processo. |
| Doc. | Selecionar o documento associado ao estado que permitirá automatizar o lançamento na contabilidade, nomeadamente, na Passagem de Saldos. |
| Permite valor sup. estado anterior | Com este campo ativo, é validado o valor face ao Estado anterior. Além disso, o sistema irá impedir que um determinado Estado tenha valor superior ao Estado anterior. |
| Valida contas assoc. ao estado | Com este campo ativo, é validado o valor movimentado no Processo face às contas do lançamento contabilístico (configuradas na ficha do Estado de Processos de Execução). |
| Valida Contrato (CCP) | Com este campo ativo, são validados os limites dos valores dos Contratos ao abrigo do CCP. |
| Realizado (mapa GOP) | Identificador do Estado que assumirá o valor realizado para efeitos do Mapa GOP. |
| Executado (mapa GOP) | Identificador do Estado que assumirá o valor executado para efeitos do Mapa GOP. |
| Permite lançar no ano anterior | Indica se o estado pode ser movimentado no ano N, mesmo que o processo em causa já tenha sido transitado para o ano n+1. |
Contabilização dos Processos de Execução
Para contabilizar o fecho e abertura dos processos de execução nas respetivas contas, é necessário que os documentos associados aos estados estejam corretamente configurados. A cada estado indicado nos Tipos de Processos de Execução, é definido um tipo de documento da contabilidade, onde deverão constar as contas a lançar para cada estado.
Posteriormente, é apresentada uma proposta para todos os lançamentos de todas as fases da despesa, tanto para o registo no novo ano como para o registo no ano de fecho.
Nas fases da despesa, estão disponíveis os seguintes documentos:
- Cabimento;
- Compromisso;
- Obrigação;
- Pagamento.
Já nas receitas estão disponíveis os documentos de liquidação e de cobrança.