Como gerar o SIOE+Ficha de Trabalhador?

O ERP permite a geração da informação de trabalhadores para o SIOE+.

Em Recursos Humanos | Obrigações Declarativas | Outras Declarações | Recolha para SIOE | Ficha de Trabalhadores, poderá mapear, processar, validar e exportar os dados.

Conheça no artigo de apoio como é obtida a informação do SIOE+ Trabalhadores.

Enquadramento

O Sistema de Informação da Organização do Estado (SIOE), consagrado pela Lei n.º 57/2011, de 28 de novembro, alterada pela Lei n.º 66-B/2012, de 31 de dezembro, e reformulado pela Lei n.º 104/2019, de 6 de setembro, é um instrumento essencial para habilitar os órgãos de Governo com informação indispensável para a definição das políticas de organização do Estado e da gestão dos respetivos recursos humanos.

A Direção Geral da Administração e do Emprego Público (DGAEP) é a entidade gestora e detentora do SIOE. O objetivo fundamental do SIOE é criar um sistema de informação único de caracterização organizacional de todos os serviços e entidades públicas, de modo a:

permitir a recolha de informação sobre a caracterização dos recursos humanos;
servir de suporte a outros sistemas de informação, possibilitando a partilha de dados;
proporcionar a integração de informação proveniente de outras fontes relevantes para a produção de indicadores estatísticos sobre o emprego da administração pública.

Mapeamento dos Dados

A comunicação da informação dos trabalhadores pode ser efetuada por um ficheiro Excel disponibilizado pela DGAEP.

O ERP permite efetuar o mapeamento dos dados entre o que existe no ERP e o que é disponibilizado nesse ficheiro:

Ficha de trabalhador | Trabalhador: os dados têm origem na ficha do funcionário. As qualificações serão obtidas pela informação que constará do Curriculum | Cursos, devendo estar preenchido com os cursos, data de atribuição e a respetiva habilitação literária;
Ficha de trabalhador | Entidade Origem: quando a entidade origem difere da entidade exercício de funções, a informação da entidade origem deverá estar no Percurso da Administração Pública. Se esta informação não existir, assumirá os dados da Ficha Funcionário/Cadastro;
Ficha de trabalhador | Entidade de Exercício de funções: a informação provém da ficha Funcionário/Cadastro, Histórico Contratual e do Histórico da Carreira;
Remunerações e Horas: a informação terá origem no Histórico da Carreira, Avaliação de Desempenho, Ficha de Funcionário e Processamentos na data de referência;
Saída de Trabalhadores: a informação será preenchida com os dados da ficha do funcionário/contrato, nomeadamente a data de demissão e o motivo de saída, guardadas em cadastro para o mês de referência.

Ao processar o SIOE, o sistema introduz no separador Mapeamentos todos os registos (relativos aos trabalhadores) que necessitam de ser mapeados para garantir o correto mapeamento entre valores dos campos no ERP e os equivalentes na plataforma. Desta forma, após o processamento, é necessário preencher todos os valores em falta na coluna Destino e, de seguida, utilizar a opção Aplicar Mapeamentos para que a informação seja aplicada nos registos dos funcionários.

No mapeamento dos Tipos de Suplementos e Abonos são apresentadas as remunerações processadas, existindo no código origem a indicação de R- para remunerações de de H- para horas extra. Se existirem retroativos, as remunerações serão apresentadas com RR- para retroativos de remunerações e RH- para retroativos de horas extra. Desta forma, é possível atribuir códigos destino diferentes de acordo com as regras do SIOE+. Por exemplo, o R11 deve ser mapeado como Subsídio de Alimentação, mas se existir retroativos estes devem ser mapeados como Outros.

A opção Reiniciar Mapeamentos limpa todos os mapeamentos efetuados, obrigando a redefinir os mapeamentos. Ao fechar a funcionalidade, os valores dos mapeamentos são persistidos permitindo processamentos posteriores reutilizando os mapeamentos efetuados.

Para remover algum mapeamento realizado indevidamente, deverá selecionar o campo e selecionar as teclas Ctrl+Delete.

Na grelha, poderá adicionar colunas com os valores origem provenientes do ERP. Tal poderá ser útil para avaliar o resultado do mapeamento ou para perceber que valor está na origem do resultado obtido com o mapeamento. Para ativar as colunas pretendidas, deverá escolher a coluna no cabeçalho da grelha e com o botão do lado direito do rato selecionar a opção Lista de Colunas. Também poderá realizar drill-down em vários campos para consultar a origem da informação.

Processamento

Para processar os dados do SIOE+, siga os seguintes passos:

Aceder a Recursos Humanos | Obrigações Declarativas | Outras Declarações | Recolha para SIOE | Ficha de Trabalhadores;
Nos parâmetros, selecionar o Ano relativamente ao qual pretende emitir o SIOE+;
Selecionar o Mês de Referência, isto é, o mês dos dados apresentados;
Selecionar o Organismo pagador. Se não indicar nenhum valor, são considerados todos os funcionários;
Filtrar os funcionários selecionando o IRT e o Vínculo Contratual (opcional);
Especificar outras remunerações que são assumidas como remuneração base;
Clicar em Processar;
No separador Mapeamentos, são apresentados todos os registos que necessitam de ser mapeados. Deverá preencher os mapeamentos em falta no campo Destino;
Escolher a opção Aplicar Mapeamentos e, de seguida, clicar em Gravar.

Após esta operação, os dados são processados e os mapeamentos serão guardados. De salientar que o reprocessamento dos registos irá sobrepor todos os registos/dados e as alterações efetuadas serão perdidas.

Poderá exportar os dados apresentados nas grelhas de resultados e ordenar alfabeticamente através das opções disponíveis ao clicar com o botão direito do rato.

De realçar que:

Se optar por um organismo pagador, terá de processar os restantes organismos de forma individual. Não é possível ter simultaneamente um processamento sem organismo selecionado e processamentos com organismo. Este comportamento garante que o funcionário apenas é processado uma vez no período de referência.
As Outras remunerações base permitem indicar remunerações base para funcionários que não utilizam a remuneração base de sistema (R01). Cada funcionário só deverá possuir uma remuneração deste tipo. Estas remunerações serão utilizadas no cálculo da Remuneração base devida e Remuneração base efetivamente paga.

Validação

É possível validar os dados para garantir a fiabilidade da informação e para facilitar a entrega dos mesmos.

Por exemplo, é possível:

Validar o preenchimento de campos obrigatórios;
Verificar o preenchimento de campos mapeados com valores válidos.

Para tal, em Recursos Humanos | Obrigações Declarativas | Outras Declarações | Recolha para SIOE | Ficha de Trabalhadores basta clicar na opção Validar. De seguida, poderá consultar os resultados e corrigir os problemas detetados.

Exportação

É possível efetuar exportações dos dados do SIOE+ para ficheiros Excel para que possam ser posteriormente importados na DGAEP.

Para efetuar a operação deverá:

Aceder a Recursos Humanos | Obrigações Declarativas | Outras Declarações | Recolha para SIOE | Ficha de Trabalhadores;
Ter a declaração previamente processada e validada;
Utilizar a opção Exportar Fichas ou Exportar Saídas.

Ao exportar a informação das Fichas de Trabalhadores, o sistema efetua algumas alterações comparativamente com os dados que são apresentados no editor, nomeadamente:

Na exportação dos Suplementos e outros abonos, o sistema agrupa-os de acordo com o código do suplemento no SIOE. Tal se verifica caso existam duas remunerações distintas no ERP que são mapeadas para o mesmo suplemento. Neste caso, no editor serão apresentados em duas linhas e no Excel aparecerá numa única linha com o valor somado;
Se o valor do suplemento for negativo, o sistema não o exporta;
No editor Motivo pelo qual a remuneração paga é inferior à devida, aquando da exportação dos dados o sistema agrupa-os pelo NIF e Motivo e apenas enviará os três motivos mais relevantes.

FAQs

As seguintes perguntas frequentes visam esclarecer possíveis dúvidas sobre a recolha de dados para o SIOE+:

1. Porque é que um trabalhador não aparece no processamento?

O trabalhador pode não ser incluído se:

a data de admissão for posterior à data de referência;
não tiver vínculo elegível.

2. Porque é que alguns campos aparecem vazios?

Os campos podem ficar vazios quando:

não existe histórico aplicável;
o campo é facultativo no SIOE;
o trabalhador não se enquadra na regra (exemplo: não é trabalhador por conta de outrem na Ficha do Funcionário | Inf. Profissional | Situação).

3. Porque é que o grau de incapacidade não é preenchido?

O grau de incapacidade só é preenchido quando o campo Pessoa com deficiência ou doença crónica estiver marcado com SIM.

4. Porque é que a antiguidade de um determinado funcionário não foi calculada?

A antiguidade apenas é calculada para funcionários cuja situação na profissão seja Trabalhador por conta de outrem.

Deverá verificar se a situação do colaborador na ficha do funcionário no separador Inf. Profissional.

5. Tenho faltas referentes a meses anteriores, mas processadas no mês de referência do SIOE+. Quando são consideradas?

As faltas são consideradas no mês em que são efetivamente processadas, independentemente do mês a que originalmente dizem respeito.

6. Porque é que a nacionalidade não é mapeada?

O mapeamento é efetuado pela descrição do país da Nacionalidade.

Deverá verificar se o nome do país na ficha da nacionalidade corresponde exatamente ao existente na tabela SIOE ou efetuar o respetivo mapeamento.

7. Porque é que o distrito, município ou freguesia não são preenchidos?

O mapeamento é efetuado pela descrição textual.

Descrições incompletas ou diferentes impedem o mapeamento automático. Deverá efetuar o mapeamento manual ou alterar os distritos.

8. Porque é que não consigo mapear um valor novo?

O código de origem pode ainda não existir.

Ao processar, o sistema cria automaticamente os códigos origem inexistentes, permitindo o mapeamento posterior.

Para facilitar este processo, poderá reprocessar apenas um funcionário que contenha esse novo valor para que o código seja criado.

9. Porque é que alguns funcionários inativos estão a ser incluídos no mapa SIOE+?

Nestes casos, deverá validar o cadastro pessoal no grupo Situação na Profissão.

Se existirem registos posteriores ao registo de inativação que voltem a ativar o funcionário e se esses registos forem anteriores ou iguais à data de referência do SIOE+, o sistema considera o funcionário ativo na data de referência, sendo por isso incluído no mapa.

10.Como são tratados os funcionários com a situação de bolseiro de investigação, contrato de emprego-inserção ou estagiário remunerado?

Para estes funcionários existem alguns campos que não são preenchidos, nomeadamente:

Tipo Contrato/modalidade de vínculo
IRCT
Categoria profissional (na área de Exercício de funções)

Se nestes funcionários não for utilizada a remuneração base de sistema (R01), deverá indicar nos parâmetros em Outras remunerações base a remuneração utilizada para este fim.