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Evolution
O ERP permite a geração da informação de trabalhadores para o SIOE+.
Em Recursos Humanos | Obrigações Declarativas | Outras Declarações | Recolha para SIOE | Ficha de Trabalhadores, poderá mapear, processar, validar e exportar os dados.
Conheça no artigo de apoio como é obtida a informação do SIOE+ Trabalhadores.
Enquadramento
O Sistema de Informação da Organização do Estado (SIOE), consagrado pela Lei n.º 57/2011, de 28 de novembro, alterada pela Lei n.º 66-B/2012, de 31 de dezembro, e reformulado pela Lei n.º 104/2019, de 6 de setembro, é um instrumento essencial para habilitar os órgãos de Governo com informação indispensável para a definição das políticas de organização do Estado e da gestão dos respetivos recursos humanos.
A Direção-Geral da Administração e do Emprego Público (DGAEP) é a entidade gestora e detentora do SIOE. O objetivo fundamental do SIOE é criar um sistema de informação único de caracterização organizacional de todos os serviços e entidades públicas, de modo a:
- permitir a recolha de informação sobre a caracterização dos recursos humanos;
- servir de suporte a outros sistemas de informação, possibilitando a partilha de dados;
- proporcionar a integração de informação proveniente de outras fontes relevantes para a produção de indicadores estatísticos sobre o emprego da administração pública.
Mapeamento dos Dados
A comunicação da informação dos trabalhadores pode ser efetuada por um ficheiro Excel disponibilizado pela DGAEP.
O ERP permite efetuar o mapeamento dos dados entre o que existe no ERP e o que é disponibilizado nesse ficheiro:
- Ficha de trabalhador | Trabalhador: os dados têm origem na ficha do funcionário. As qualificações serão obtidas pela informação que constará do Curriculum | Cursos, devendo estar preenchido com os cursos, data de atribuição e a respetiva habilitação literária;
- Ficha de trabalhador | Entidade Origem: quando a entidade origem difere da entidade exercício de funções, a informação da entidade origem deverá estar no Percurso da Administração Pública. Se esta informação não existir, assumirá os dados da Ficha Funcionário/Cadastro;
- Ficha de trabalhador | Entidade de Exercício de funções: a informação provém da ficha Funcionário/Cadastro, Histórico Contratual e do Histórico da Carreira;
- Remunerações e Horas: a informação terá origem no Histórico da Carreira, Avaliação de Desempenho, Ficha de Funcionário e Processamentos na data de referência;
- Saída de Trabalhadores: a informação será preenchida com os dados da ficha do funcionário/contrato, nomeadamente a data de demissão e o motivo de saída, guardadas em cadastro para o mês de referência.
Ao processar o SIOE, o sistema introduz no separador Mapeamentos todos os registos (relativos aos trabalhadores) que necessitam de ser mapeados para garantir o correto mapeamento entre valores dos campos no ERP e os equivalentes na plataforma. Desta forma, após o processamento, é necessário preencher todos os valores em falta na coluna Destino e, de seguida, utilizar a opção Aplicar Mapeamentos para que a informação seja aplicada nos registos dos funcionários.
A opção Reiniciar Mapeamentos limpa todos os mapeamentos efetuados, obrigando a redefinir os mapeamentos. Ao fechar a funcionalidade, os valores dos mapeamentos são persistidos permitindo processamentos posteriores reutilizando os mapeamentos efetuados.
Para limpar algum mapeamento que tenha efetuado indevidamente, deverá selecionar o campo e pressionar as teclas Ctrl+Delete.
Na grelha, poderá adicionar colunas com os valores origem provenientes do ERP. Tal poderá ser útil para avaliar o resultado do mapeamento ou perceber que valor está na origem do resultado obtido com o mapeamento. Para ativar as colunas pretendidas, deverá escolher a coluna no cabeçalho da grelha e com o botão do lado direito do rato selecionar a opção Lista de Colunas.Também poderá realizar Drill-Down em vários campos para consultar a origem da informação.
Processamento
Para processar os dados do SIOE+, siga os seguintes passos:
- Aceder a Recursos Humanos | Obrigações Declarativas | Outras Declarações | Recolha para SIOE | Ficha de Trabalhadores;
- Nos parâmetros, selecionar o Ano relativamente ao qual pretende emitir o SIOE+;
- Selecionar o Mês de Referência, isto é, o mês dos dados apresentados;
- Filtrar os funcionários selecionando o IRT e o Vínculo Contratual (opcional);
- Clicar em Processar;
- No separador Mapeamentos, são apresentados todos os registos que necessitam de ser mapeados. Deverá preencher os mapeamentos em falta no campo Destino;
- Escolher a opção Aplicar Mapeamentos e, de seguida, clicar em Gravar.
Após esta operação, os dados são processados e os mapeamentos serão guardados. De salientar que o reprocessamento dos registos irá sobrepor todos os registos/dados e as alterações efetuadas serão perdidas.
Poderá exportar os dados apresentados nas grelhas de resultados e ordenar alfabeticamente através das opções disponíveis ao clicar com o botão direito do rato.
Validação
É possível validar os dados para garantir a fiabilidade da informação e para facilitar a entrega dos mesmos.
Por exemplo, é possível:
- Validar o preenchimento de campos obrigatórios;
- Verificar o preenchimento de campos mapeados com valores válidos.
Para tal, em Recursos Humanos | Obrigações Declarativas | Outras Declarações | Recolha para SIOE | Ficha de Trabalhadores basta clicar na opção Validar. De seguida, poderá consultar os resultados e corrigir os problemas detetados.
Exportação
É possível efetuar exportações dos dados do SIOE+ para ficheiros Excel, para que possam ser posteriormente importados na DGAEP.
Para efetuar a operação deverá:
- Aceder a Recursos Humanos | Obrigações Declarativas | Outras Declarações | Recolha para SIOE | Ficha de Trabalhadores;
- Ter a declaração previamente processada e validada;
- Utilizar a opção Exportar Fichas ou Exportar Saídas.
Ao exportar a informação das Fichas de Trabalhadores, o sistema efetua algumas alterações comparativamente com os dados que são apresentados no editor, nomeadamente:
- Na exportação dos Suplementos e outros abonos, o sistema agrupa-os de acordo com o código do suplemento no SIOE. Tal se verifica caso existam duas remunerações distintas no ERP que são mapeadas para o mesmo suplemento. Neste caso, no editor serão apresentados em duas linhas e no Excel aparecerá numa única linha com o valor somado;
- Se o valor do suplemento for negativo, o sistema não o exporta;
- No editor Motivo pelo qual a remuneração paga é inferior à devida, aquando da exportação dos dados o sistema agrupa-os pelo NIF e Motivo e apenas enviará os três motivos mais relevantes.
FAQs
As seguintes perguntas frequentes visam esclarecer possíveis dúvidas sobre a recolha de dados para o SIOE+:
1. Porque é que um trabalhador não aparece no processamento?
- a data de admissão for posterior à data de referência;
- não tiver vínculo elegível.
2. Porque é que alguns campos aparecem vazios?
- não existe histórico aplicável;
- o campo é facultativo no SIOE;
- o trabalhador não se enquadra na regra (exemplo: não é trabalhador por conta de outrem na Ficha do Funcionário | Inf. Profissional | Situação).
3. Porque é que o grau de incapacidade não é preenchido?
4. Porque é que a antiguidade de um determinado funcionário não foi calculada?
Deverá verificar se a situação do colaborador na ficha do funcionário no separador Inf. Profissional.
5. Tenho faltas referentes a meses anteriores, mas processadas no mês de referência do SIOE+. Quando são consideradas?
6. Porque é que a nacionalidade não é mapeada?
Deverá verificar se o nome do país na ficha da nacionalidade corresponde exatamente ao existente na tabela SIOE ou efetuar o respetivo mapeamento.
7. Porque é que o distrito, município ou freguesia não são preenchidos?
Descrições incompletas ou diferentes impedem o mapeamento automático. Deverá efetuar o mapeamento manual ou alterar os distritos.
8. Porque é que não consigo mapear um valor novo?
Ao processar, o sistema cria automaticamente os códigos origem inexistentes, permitindo o mapeamento posterior.
Para facilitar este processo, poderá reprocessar apenas um funcionário que contenha esse novo valor para que o código seja criado.
9. Porque é que alguns funcionários inativos estão a ser incluídos no mapa SIOE+?
Se existirem registos posteriores ao registo de inativação que voltem a ativar o funcionário e se esses registos forem anteriores ou iguais à data de referência do SIOE+, o sistema considera o funcionário ativo na data de referência, sendo por isso incluído no mapa.