Como integrar documentos no Cegid Docs a partir do Editor de Movimentos?

Com esta integração, o ERP Evolution passa a ter um mecanismo de integração dos documentos registados a partir do Editor de Movimentos da Contabilidade no Cegid Docs. Para isso, basta ativar a integração com o Docs na tabela de documentos.

Tal irá permitir que a impressão do lançamento seja enviada para o Arquivo Legal, permitindo agilizar o acesso à documentação, o rastreamento dos ficheiros e a centralização da informação num único local. Os metadados do documento são também enviados.

Estornar Documentos

Se o documento for estornado, e para respeitar a numeração sequencial do SAF-T, a impressão do lançamento é também enviada para o Arquivo Legal. Neste caso, o estado dos dois documentos passa a ser 33 – Estornado;

Anular Documentos

Em caso de anulação o comportamento é diferente, uma vez que os documentos anulados não são enviados para o SAF-T e o Cegid Docs utiliza o Transaction ID para a numeração. Assim, neste caso, o documento anulado será eliminado do Arquivo Legal.

Se existirem erros, o documento pode ser gravado novamente e reenviado para o Cegid Docs.

Para mais informações e consulta de toda a documentação de apoio, sugere-se a consulta do Cegid Docs Help Center.

Associar Documentos

Caso o documento oficial jáesteja arquivado no Cegid Docs, é possível associar esse documento a um movimento contabilístico a partir do Editor de Movimentos.

Para associar um documento oficial já arquivado no Cegid Docs, siga os seguintes passos:

1. Garantir que a opção Documento com base na impressão disponível na tabela Documentos está desativa;
2. Aceder a Finanças | Contabilidade | Movimentos;
3. Selecionar o lançamento pretendido;
4. No menu do Cegid Docs escolher Associar Documento;
5. Selecionar os filtros pretendidos no Cegid Docs e a pasta onde se encontra o documento;
6. Clicar em Atualizar;
7. Na grelha selecionar o documento pretendido;
8. Clicar em Associar.

Desta forma, o movimento na contabilidade fica ligado ao documento que já existe no Arquivo Legal. Esta associação pode também ser efetuada no momento do registo contabilístico.

Se a opção não estiver ativa e não existir nenhum documento oficial anexado ao movimento, será enviado para o Cegid Docs a impressão do lançamento contabilístico, ficando esta no estado Em receção.

Tal significa que o documento no Cegid Docs está num estado provisório e poderá anexar o documento oficial posteriormente. Logo que esta associação ao documento oficial esteja concluída, o campo N.º do Doc. no Cegid Docs passa a ser o N.º do Documentoassociado (no caso de uma fatura de fornecedor, será o n.º da fatura).

Anexar Documento Oficial

Se existir um documento oficial para anexar ao lançamento (por exemplo, uma fatura de compra), deverá desativar a opção Documento com base na impressão na tabela Documentos. Nestes cenários, o objetivo passa por anexar o documento oficial e não enviar a impressão do lançamento.

Assim, se o documento oficial estiver guardado numa pasta, poderá anexar como documento oficial no movimento contabilístico e enviar para o Cegid Docs.

Para anexar um documento oficial, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Finanças | Contabilidade | Movimentos;
2. Selecionar o lançamento pretendido;
3. Nos anexos selecionar o documento pretendido;
4. Ativar a opção Documento Oficial. Caso não ative, o documento será anexado ao lançamento mas não será enviado para o Cegid Docs;
5. Gravar a operação.

Desta forma, o movimento na contabilidade fica ligado a esse documento e envia automaticamente para o Arquivo Legal. Esta associação pode também ser efetuada no momento do registo contabilístico.

Caso a opção não esteja ativa e não exista nenhum documento oficial anexado ao movimento, será enviado para o Cegid Docs a impressão do lançamento contabilístico, ficando esta no estado Em receção.

Tal significa que o documento no Cegid Docs está num estado provisório e poderá anexar o documento oficial posteriormente.