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Nos lançamentos contabilísticos, encontram-se disponíveis tabelas que permitem definir os diários e as naturezas dos documentos reais.
Diários
A tabela Diários permite que o responsável pela contabilidade defina quais os diários de lançamentos contabilísticos. Os diários traduzem a organização física de documentos por pastas, sendo importante a correta estruturação antes de introduzir documentos.
No módulo de Contabilidade está associada aos diários uma numeração automática dos documentos que lhe são atribuídos. Desta forma, quando o operador solicita a introdução de um documento novo para determinado diário, é-lhe imediatamente sugerido o próximo número da sequência.
Consoante a configuração selecionada nos Parâmetros da Aplicação, é possível gerir um numerador único e sequencial ao longo do ano ou gerir um numerador autónomo por cada mês de lançamento na Contabilidade.
| Campo | Descrição |
| Descrição | Descrição do diário. |
| Diário | Identificador do diário. |
| Exercício | Campo que identifica o exercício contabilístico. Nota: só é possível selecionar anos para os quais existam exercícios contabilísticos criados. |
| Lançamento | Tipo de lançamento associado ao Diário e Exercício. |
| Numeradores | Numeradores de documentos relativos a um diário. Os números podem ir de 0 a 99999. Poderá copiar as configurações dos numeradores do exercício anterior para manter a consistência no n.º de dígitos ao longo do tempo. Esta parametrização aplica-se apenas à numeração mensal. Assim, a configuração terá em considerado o seguinte: 1. Caso ative o visto, as configurações são mantidas utilizando sempre o formato: dígito relativo ao mês (Ex. janeiro = 1, novembro = 11, etc.) + n.º de dígitos utilizados no exercício anterior (igual a 0); 2. Se não for ativado, utiliza o standard (ex. janeiro = 10000, novembro = 110000) |
Documentos
A tabela Documentos é uma das tabelas base da Contabilidade, uma vez que a existência de documentos predefinidos é condição para se efetuarem lançamentos. Esta tabela é utilizada para definir as diferentes naturezas de documentos reais.
Simultaneamente, a sua correta utilização permite:
- Automatizar os lançamentos de documentos de naturezas diferentes;
- Predefinir os documentos suscetíveis de estarem sujeitos a recapitulativos;
- Predefinir o diário a que pertence o documento;
- Predefinir lançamentos de natureza repetitiva associados ao documento real;
- Forçar o balanceamento dos movimentos da analítica e/ou da financeira;
- Predefinir se o documento está sujeito a recolha da informação do terceiro.
Esta tabela é constituída pelos seguintes separadores:
Documentos
| Campo | Descrição |
| Código Fiscal | Designação do documento usado nos casos em que a mesma é solicitada para o preenchimento de declarações fiscais, envio de dados exigidos por lei, etc. |
| Descrição | Descrição do documento. |
| Diário | Diário associado ao documento. Trata-se de uma sugestão destinada a aumentar a produtividade na introdução de movimentos, isto é, na definição de documentos não é imprescindível indicar o diário. Por outro lado, mesmo que se indique um diário na definição do documento, no momento da introdução, poderá atribuir esse documento a outro diário. |
| Documento | Identificador do documento. |
| Exercício | Campo que identifica o exercício contabilístico. É possível selecionar os anos para os quais existam exercícios contabilísticos criados. |
| Lançamento | Tipo de lançamento associado ao documento. Quando cria um tipo de documento, são criados os numeradores para todos os Tipos de Lançamento e exercícios existentes, onde o exercício é igual ou superior ao exercício selecionado. Ao remover um tipo de documento, são também removidos os numeradores de todos os Tipos de Lançamento e exercícios. Não é possível criar um tipo de documento se o Tipo de Lançamento selecionado não estiver definido no ano selecionado. |
| Numerador | Numerador de documentos. Sempre que introduz um novo documento, o sistema sugere o próximo número a atribuir a esse documento. Desta forma, além da organização dos documentos por diários (pastas), é possível também a sua organização por separadores dentro do diário. |
| Tratamento de Pendentes | Define se o documento cria ou liquida pendentes através do módulo de Contabilidade. Esta opção e a opção de integração com Contas Correntes não podem estar selecionadas em simultâneo. |
Lançamentos Automáticos
Na seguinte grelha poderá definir os lançamentos que o sistema deve efetuar automaticamente sempre que o operador crie um documento:
| Campo | Descrição |
| Ano | Esta funcionalidade está apenas disponível para Public Sector e permite que as contas sejam lançadas mediante o ano a que se refere o valor a lançar. Poderá escolher um dos seguintes valores:
Passagem de Saldos:
|
| Conta | Conta a movimentar. Pode conter os caracteres ‘?’ ou ‘*’. |
| D/C | Indica se a conta a movimentar automaticamente deve ser a débito ou a crédito. |
| Descrição | Descrição da conta a movimentar. |
| Grupo | Indica quais as contas que são refletidas com o mesmo valor (contas do mesmo grupo são lançadas com o mesmo valor). |
| Rep. | Indica se a linha se “repete” por cada linha do processo a ser descodificada. |
| Valor | Indica se a cada conta coloca o valor da linha do processo associado a cada estado. |
| Duod. | Duodécimos (não aplicável em SNC/SNC-AP). |
Geral
| Campo | Descrição |
| Balancear Analítica (Moeda Alternativa) | Indica que o documento só pode ser gravado se os movimentos na classe da Analítica estiverem balanceados na moeda alternativa. |
| Balancear Analítica (Moeda Base) | Indica que o documento só pode ser gravado se os movimentos na classe da Analítica estiverem balanceados na moeda base. |
| Balancear Financeira (Moeda Alternativa) | Indica que o documento só pode ser gravado se os movimentos da financeira estiverem balanceados na moeda alternativa. |
| Não permitir duplicações | Define se o número de documento externo pode ou não ser duplicado. |
| Obrigatória a introdução do número | Define se a introdução de um número externo é ou não obrigatório. |
| Documento de abertura orçamental | Os lançamentos manuais na contabilidade com documentos serão considerados documentos de abertura na orçamental independentemente do mês em que foram lançados. Na base de dados, as contas 0 destes movimentos serão marcadas com tipooperacao=1 (abertura), com impacto na coluna “P/Pagar Ant.” do mapa de controlo da despesa. |
| Pendente | Define se o documento cria ou liquida pendentes através do módulo de Contabilidade. Esta opção em conjunto com a opção de integração com Contas Correntes não podem estar selecionadas em simultâneo. |
| Permite Alterações | Define se os movimentos associados ao documento podem ou não ser editados. Esta opção apenas está disponível se no Administrador ([Empresa] | Contabilidade | Parâmetros da Empresa | Movimentos) a opção Bloquear a edição de documentos lançados estiver ativa. Tem como objetivo criar exceções ao nível do documento. |
| Recapitulativos | Indicador de documento sujeito a recapitulativos. Para que ao introduzir um documento seja possível indicar que está sujeito a recapitulativos, é necessário preencher este campo. Dado o conjunto de configurações complementares que determinam o processamento de recapitulativos na Contabilidade, sugere-se uma leitura atenta do capítulo Configuração e Parâmetros. |
| Recolha da informação do terceiro | Indica se este documento está sujeito a recolha de informação de terceiros. Este campo é usado para posterior emissão do Mapa de Transmissões Intracomunitárias e/ou o Anexo de Pedido de Reembolso de IVA. Ao introduzir um documento, tem de selecionar o Cliente/Outro Devedor ou o Fornecedor/Outro Credor. As seguintes opções estão disponíveis apenas para empresas com sede em Portugal ou Espanha:
|
| Regime IVA de Caixa | Indica se o documento está sujeito a IVA de Caixa. |
| Retenção na fonte | Indica que se o documento está sujeito à recolha de informação para a retenção na fonte. Esta reflexão só acontece se estiver também configurada nos parâmetros do exercício e na conta a movimentar. |
| Tipo de documento do imobilizado | Indica qual o tipo de documento a ser criado no imobilizado quando existam contas com reflexão para o imobilizado (tem de estar nos parâmetros do exercício a indicação de que se trata de uma integração com o imobilizado):
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| Valida apenas para a entidade | Campo disponível se a opção Não permitir duplicações (ValidaDupNumDocExt) estiver selecionada. Quando ativa, o número do documento externo não poderá ser duplicado ao nível da entidade. Contudo, entidades diferentes podem ter o mesmo número externo. |
Fluxos
Este separador não se encontra disponível para empresas com sede em Espanha.
| Campo | Descrição |
| Fluxo | Fluxo de caixa associado ao documento. Os fluxos de caixa pela sua natureza apenas aparecem associados a contas de pagamentos ou de recebimentos. Para que a um documento seja possível associar um Fluxo de Caixa, deverá predefinir neste campo um fluxo a usar por defeito. Ainda que um documento tenha um determinado Fluxo de Caixa associado, poderá selecionar outro fluxo no momento da introdução. |
| Método de distribuição de valores | Qual o tipo de cálculo a aplicar nos fluxos: distribui equitativamente ou não sugere valores. |
Contas Correntes
| Campo | Descrição |
| Data para Integração nas Contas Correntes | Data utilizada para integrar o documento contabilístico com as Contas Correntes:
|
| Documento (Documento de Liquidação) | Tipo de documento a utilizar na liquidação. Deverá apenas utilizar se o documento integrar com Contas Correntes e efetuar liquidação. |
| Integra com Contas Correntes | Define se o documento integra ou não com as Contas Correntes. Por exemplo, nos movimentos, se pretender lançar uma conta que gera um pendente, então o documento definido deverá ter esta opção ativa. Caso contrário, o pendente não é gerado. |
| Série (Documento de Liquidação) | Série a utilizar na liquidação. Deverá utilizar apenas se o documento integrar com Contas Correntes e efetuar liquidação. |
Cegid Docs
| Campo | Descrição |
| Integra com Cegid Docs | Indica se o documento integra com o Cegid Docs. |
| Documento com base na impressão | Indica se o documento a enviar para o Cegid Docs é a impressão do lançamento contabilístico. Caso contrário, será enviado o documento oficial que consta no Anexo. Caso esta opção não esteja ativa e não exista nenhum documento oficialanexado ao movimento, será enviado para o Cegid Docs a impressão do lançamento contabilístico, ficando esta no estado Em receção. Tal significa que o documento no Cegid Docs está num estado provisório e poderá anexar o documento oficial posteriormente. |
| Relatório | Indica qual o Mapa a ser impresso. |
| Pasta | Indica qual a Pasta do Cegid Docs onde o documento será arquivado. |
| Categoria | Permite personalizar e classificar os documentos. |
| Tipo Fiscal | Indica o tipo fiscal associado à categoria escolhida. |
A partir da versão 10.10, deixa de ser possível configurar o balanceamento ou desbalanceamento na Contabilidade, dado que estas contas devem estar sempre balanceadas.
