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Evolution
É possível associar os documentos importados para o Cegid Docs aos documentos existentes no ERP, garantindo que cada ficheiro digital fica corretamente relacionado com o respetivo lançamento no módulo a que o documento pertence.
Interface
A janela desta funcionalidade está dividida em duas áreas principais:
- Painel esquerdo – Cegid Docs: apresenta os documentos importados que ainda não foram reconciliados;
- Painel direito – ERP: apresenta os documentos existentes no módulo selecionado do ERP, permitindo efetuar a correspondência.
A partir da barra de ferramentas, poderá utilizar as seguintes opções:
- Atualizar: atualiza a informação apresentada nos dois painéis;
- Contexto: acede às opções adicionais disponíveis para a reconciliação;
- Cancelar: fecha a janela sem guardar alterações.
Área Cegid Docs
- Pastas: seleciona a pasta onde se encontram os documentos.
- Data: permite optar entre a data de documento ou a data de submissão do documento no Cegid Docs.
- Período: limita os documentos ao intervalo de datas pretendido.
- Contribuinte: filtra os documentos pelo NIF.
- Valor Entre: permite pesquisar documentos por um intervalo de valores.
- Mostrar documentos sem metadados: inclui documentos que ainda não possuem metadados associados. Ou seja, documentos que, aquando da submissão do documento no Cegid Docs, não sofreram o processo de leitura.
- Pré-visualização automática: ao selecionar um documento, apresenta automaticamente a imagem do mesmo no painel lateral quando este é selecionado.
- Lista de documentos: grelha de documentos que estão compreendidos nos critérios definidos.
Para evitar leituras demoradas de ficheiros, a grelha é atualizada manualmente apenas quando clica em Atualizar.
Área Documentos (ERP)
- Módulo: define o módulo onde será efetuada a pesquisa (por exemplo, Compras).
- Período: intervalo de datas dos documentos.
- Outros Filtros: dinâmico em função do módulo selecionado.
- Lista de documentos: grelha de documentos que estão compreendidos nos critérios definidos.
Para evitar leituras demoradas de ficheiros, a grelha é atualizada manualmente apenas quando clicar em Atualizar.
Reconciliação
Para reconciliar documentos, siga os seguintes passos:
- Aceder a Geral | Cegid Docs | Reconciliação Manual;
- Selecionar os filtros necessários na área Cegid Docs;
- Selecionar os filtros a aplicar do lado do ERP;
- Clicar em Atualizar para que sejam apresentados os documentos nas duas grelhas;
- Escolher o documento do lado do Cegid Docs (esquerdo) que pretende reconciliar. Automaticamente serão definidos filtros na grelha do lado direito (ERP) que filtram a lista de documentos compatíveis para reconciliação;
- Selecionar o documento do lado do ERP (direito);
- Confirmar os valores e possíveis divergências no ecrã apresentado automaticamente;
- Clicar em Reconciliar para aceitar a reconciliação ou em Fechar para rejeitar a mesma.
Após a reconciliação, o documento digital ficará associado ao documento do ERP, permitindo a sua consulta direta a partir do respetivo editor.