Como remover o Arquivo Legal?

É possível remover o arquivo legal, no entanto, ao retirar essa informação do Cegid Docs retira à Cegid qualquer responsabilidade em caso de coimas.

O arquivo legal segue as regras legais e é cumulativo, ou seja, são os escritórios de contabilidade que realizam o armazenamento da informação pelos seus clientes.

Remover Arquivo Legal

A eliminação do arquivo legal tem também implicações técnicas. Caso os documentos sejam removidos, no ERP/PAA vai existir uma referência a esses documentos do Cegid Docs que deixam de existir, gerando erros no PAA ou na contabilidade do ERP na consulta do documento.

Se, após ler os avisos anteriores, pretende avançar com a eliminação do Arquivo Legal, siga os seguintes passos:

1. No Cegid Docs exportar o arquivo legal do exercício pretendido;
2. Garantir que o download é efetuado. Como o link para download é válido durante 7 dias, é aconselhável aguardar esse período antes de avançar para o passo seguinte;
3. No PAA, efetuar a limpeza dos dados histórico do exercício pretendido (por exemplo 2023);
4. Fechar e voltar a reabrir o PAA;
5. Aceder à reconciliação de documento e, de seguida, selecionar a opção Cegid Docs – ERP;
6. Selecionar a opção Reconciliados no filtro de visualização;
7. Selecionar os documentos e clicar em Anular Reconciliação.

Com esta operação, as referências ao documento do Cegid Docs serão removidas do ERP e estes documentos serão movimentados para a pasta do Cegid Docs Pronto a Contabilizar. Nesta pasta, poderá selecionar todos os documentos e eliminá-los. De seguida, deverá ir à reciclagem e esvaziá-la.

Ao anular a reconciliação, serão removidas dos metadados as referências aos lançamentos contabilísticos. Por isso, é muito importante exportar o arquivo legal do Cegid Docs antes de avançar com o restante procedimento.