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Evolution
O Cegid Workspace está desenhado para centralizar a gestão de acessos às aplicações (serviços conectados) que possui na sua área de trabalho.
Tem de ter permissões de gestor para começar a utilizar esta aplicação.
Nota: as permissões do ERP são geridas através dos perfis no Administrador.
Caso pretenda que um novo utilizador possa fazer o licenciamento do ERP, deverá conceder-lhe permissões de Gestor no Cegid Workspace.
Conhecer Interface
Para apoiar a gestão de acessos, a interface do Cegid Workspace foi construída para facilitar a usabilidade e uma experiência de utilização natural e fluída:
Seletor de Empresas
Se clicar no seletor, este expande-se e apresenta os diversos workspaces (áreas de trabalho) nas quais tem autorização para gerir acessos, sendo possível alternar entre estas.
O seletor apresenta ainda uma caixa de pesquisa para localizar rapidamente a área de trabalho, bem como a possibilidade de destacar áreas de trabalho colocando estas no topo da lista.
Explorador de Recursos
O Explorador de Recursos proporciona uma navegação hierárquica eficiente para explorar o workspace (organizações, aplicações e empresas). Esta funcionalidade está estruturada em forma de árvore para que possa navegar até ao nível pretendido para gerir acessos.
É importante destacar que pode alterar os nomes do workspace, organização e aplicaçõespara atribuir nomes mais identificativos da sua realidade.
Pode também pesquisar pelo nome do recurso. Esta pesquisa abrangente e flexível torna a utilização do explorador mais prática e eficaz na hierarquia dos recursos.
Lista de Acessos
Esta área apresenta informações detalhadas sobre os utilizadores com acesso ao recurso selecionado no Explorador, ou seja, se selecionar a aplicação serão apresentados todos os utilizadores com acesso às empresas existentes. Caso selecione apenas uma determinada empresa, só são apresentados os utilizadores com acesso a essa empresa.
Através desta lista, pode consultar de forma clara e organizada os utilizadores com acesso, incluindo informações relevantes como o nome e perfil.
Com os filtros disponíveis, pode consultar os acessos com base em diferentes critérios, por exemplo:
- filtrar por um utilizador específico para ver apenas os acessos atribuídos;
- filtrar por perfil para saber que utilizadores têm um determinado perfil.
Para facilitar a gestão dos acessos, pode adicionar ou remover permissões diretamente na lista.
Antes de utilizar esta lista, é necessário selecionar o recurso no Explorador.
Permissões
Cada utilizador tem um determinado acesso no Cegid Workspace, que é totalmente independente dos perfis das aplicações:
- Leitor: pode aceder e consultar os acessos atribuídos a uma organização/aplicação/empresa;
- Gestor: com este perfil, além de poder consultar os acessos à organização/aplicação/empresa em questão, poder gerir os acessos a esse recurso, ou seja, adicionar, remover ou alterar acessos para outros utilizadores.
No caso específico das aplicações e empresas, pode também atribuir os perfis que os utilizadores podem adotar.
Sempre que o ERP adiciona uma nova empresa, os Gestores do Workspace assumem o perfil Proprietário na nova empresa para poderem convidar novos utilizadores para aceder a esta. Consequentemente, esses utilizadores também irão ser adicionados à lista de remetentes da nova empresa.
Caso pretenda que um novo utilizador possa fazer o licenciamento do ERP, deverá conceder-lhe permissões de Gestor no Cegid Workspace.
Enquanto que as permissões são as operações que pode fazer no workspace (gestor ou leitor), os perfis são as funções que assume nos serviços conectados.
Gerir Acessos
Com esta aplicação, pode gerir as permissões e perfis dos utilizadores nas organizações, aplicações e empresas de forma hierárquica. Esta abordagem permite atribuir permissões e perfis de forma individual (para cada recurso), bem como de uma única vez para todos os recursos apresentados no Explorador.
Desta forma, remover um acesso a uma subscrição é totalmente flexível, ou seja, pode eliminar o acesso a determinados níveis da hierarquia (à organização, aplicação ou empresa) para controlar de forma precisa as permissões concedidas. Esta capacidade de ajustar os acessos contribui para uma gestão adaptável e personalizada dos acessos às aplicações.
Para gerir acessos, siga os seguintes passos:
Conceder Acesso
Com a permissão de Gestor, pode atribuir novos acessos a outros utilizadores para esse mesmo recurso.
Para conceder um novo acesso, siga os seguintes passos:
- Selecionar o Recurso específico ao qual pretende conceder acesso (organização, aplicação ou empresa);
- Clicar na opção Conceder Acesso ou Conceder Permissão disponível na interface;
- Indicar os dados identificativos do utilizador. Se este não existir no sistema, será apresentada uma janela para inserir o nome e o email do utilizador. Este processo desencadeará o envio de um email para o utilizador em questão para que este defina a password. Até que a password seja definida, o utilizador criado permanecerá no estado de onboarding;
- Escolher a Permissão pretendida;
- Se estiver a atribuir acesso ao nível da empresa, deverá selecionar o perfil aplicável;
- Se estiver a atribuir acesso ao nível da aplicação, pode limitar o acesso a determinadas empresas, selecionando as empresas às quais pretende conceder o acesso;
- Clicar em Guardar.
Editar Acessos
Com permissões de Gestor, é possível editar os acessos já existentes. Para tal, siga os seguintes passos:
- Selecionar o recurso específico (workspace, organização, aplicação ou empresa) cujo acesso pretende editar;
- Clicar no botão "..." do utilizador em questão e, de seguida, em Editar;
- Alterar a permissão e/ou o perfil;
- Clicar em Guardar.
Remover Acesso
Com a permissão Gestor, é possível remover acessos existentes do workspace, organização, aplicação ou empresa. Existem duas formas de o fazer. Para tal, siga os seguintes passos:
Por utilizador:
- Escolher o recurso específico cujo acesso pretende remover (workspace, organização, aplicação ou empresa);
- Clicar no botão "..." para remover o utilizador pretendido e, de seguida, clicar em Remover;
- Confirmar a mensagem apresentada.
Em lote:
- Escolher o recurso específico cujo acesso pretende remover (área de trabalho, organização, aplicação ou empresa);
- Clicar no botão Remover Permissão;
- Selecionar os utilizadores para os quais pretende remover o acesso;
- No caso de pretender especificar as empresas às quais pretende remover os acessos, deverá selecionar a opção Selecionar empresas com acesso e escolher a partir da lista apresentada;
- Clicar em Guardar.
