Diferenças entre a Gestão Documental do PAA e Cegid Docs

Com a transformação digital e desmaterialização dos documentos, é essencial possuir meios que permitam gerir eficazmente os documentos e que garantam a segurança da informação.

O PAA possui mecanismos que permitem gerir os fluxos dos documentos e automatizar quer os processos de integração na contabilidade como os processos de conferência. Contudo, este sistema de gestão documental nativo do PAA não pode ser confundido como um arquivo digital, caso o objetivo seja garantir a conformidade com o DL 28/2019.

Gestão Documental

A gestão documental do PAA permite organizar, arquivar e consultar documentos digitais a partir da própria aplicação. De forma resumida, é possível no PAA indicar para cada cliente:

• quais as pastas onde deverão ser colocados os diferentes tipos de documentos que têm de ser processados (vendas, recebimentos, compras, pagamentos, bancos e diversos);
• quais as pastas onde os documentos devem ser guardados após o processamento e de que forma (nome do ficheiro arquivado).

Ao longo do fluxo documental, o PAA irá executar, se necessário, um conjunto de processos de extração de dados dos documentos a partir do QR Code ou por reconciliação automática entre os documentos e o e-fatura. Se necessário, os dados poderão ser preenchidos manualmente.

Após a integração destes documentos na contabilidade, será mais fácil localizar e consultar os documentos juntamente com os respetivos lançamentos na contabilidade.

A Cegid não considera esta funcionalidade como um arquivo digital nos termos do DL 28/2019, uma vez que:

1. não tem condições de garantir a integridade, exatidão e fiabilidade do arquivamento, dado que os documentos ficam armazenados em pastas locais;
2. não tem condições de garantir as funcionalidades destinadas a prevenir a criação indevida e a detetar qualquer alteração, destruição ou deterioração dos registos arquivados;
3. não tem condições de garantir os processos de backup automáticos da informação (pastas de sistema).

Na ausência de uma solução de arquivo digital legalmente aceite, ao utilizar esta gestão documental não poderá eliminar os documentos originais emitidos em papel. Desta forma, a Cegid não assume qualquer responsabilidade pelo uso indevido desta funcionalidade.

Cegid Docs

Para utilizar as funcionalidades da gestão documental do PAA, não é obrigatório possuir o Cegid Docs. Contudo, se pretender uma solução completa que garanta todos os requisitos legais, deverá subscrever esta aplicação.

O Cegid Docs é uma aplicação web disponibilizada pela Cegid, que pode ser utilizada em simultâneo com a gestão documental do PAA, com o objetivo de arquivar todos os documentos fiscalmente relevantes num repositório cloud e, por isso, acessível em qualquer lugar. Esta solução garante o cumprimento de todos os requisitos do DL 28/2019.

Além do armazenamento dos documentos de forma segura, facilita a partilha dos documentos entre os contabilistas e os seus clientes, bem como apresenta os seus próprios mecanismos de extração de dados por leitura do QR Code.

Uma vez que é possível conectar o PAA a uma subscrição do Cegid Docs, os documentos fiscalmente relevantes enviados para o Cegid Docs e que têm de ser alvo do processamento contabilístico entram no fluxo da gestão documental do PAA e, após a sua contabilização, este irá atualizar e arquivar os mesmos na pasta do Arquivo Legal do Cegid Docs, garantindo a sua rastreabilidade com a contabilidade.

A partir da versão 10.XXXX.XXXX do PAA, as operações de validação de documentos e exportação do arquivo foram descontinuadas, devendo estas serem realizadas no Cegid Docs. Para mais informações recomenda-se a consulta da respetiva documentação.