Como validar o Plano de Contas e as Taxonomias?

O ficheiro SAF-T(CV), aprovado pela Portaria n.º 47/2021, de 7 de outubro, prevê a inclusão de informação relativa a recibos, documentos de conferência, inventários e contabilidade. Para cumprir com esta obrigatoriedade, no ERP estão implementadas um conjunto de medidas e validações que irão garantir as melhores práticas contabilísticas e permitir gerar um ficheiro SAF-T com informação mais exata.

No que concerne à contabilidade, é introduzido o conceito de Taxonomia que implica, tal como proposto na Portaria, a alteração ao plano de contas.

Sugestão de Implementação

A Cegid recomenda os seguintes passos para a correta utilização/configuração das taxonomias:

1. Garantir que o ERP está na versão mais recente;
2. Rever o Plano de Contas de acordo com a Portaria n.º 49/2008 e Portaria n.º 47/2021, caso ainda não tenha sido utilizado o utilitário ConvertConta;
3. Aceder aos Parâmetros do Exercício da Contabilidade;
4. No separador Outros, verificar se o Plano Alternativo TAX está devidamente configurado;
5. No separador Gerais, verificar se o Referencial Contabilístico está correto;
6. Aceder a Finanças | Contabilidade | Recursos | Tabelas | Planos | Planos Alternativos | Máscaras de Planos Alternativos;
7. Escolher o plano TAX;
8. Clicar na opção Repor Taxonomias de Sistema do Menu Contexto;
9. Verificar a atribuição das Máscaras ao Plano, ou seja, a correspondência entre as contas do Plano e as Taxonomias;
10. Através da opção Contexto, validar Contas sem Plano Alternativo e validar Máscaras do Plano Alternativo;
11. Clicar em Gravar;
12. Testar Exportação do SAF-T (CV).

Estes passos devem ser seguidos apenas pelas empresas que têm o Plano de Contas sugerido pela Cegid. Nos restantes casos, as taxonomias devem ser adaptadas ao plano utilizado.

Validar Plano de Contas

A desagregação das contas deve observar as regras previstas na Portaria n.º 49/2008, de 29 de dezembro. Assim, a criação de subcontas apenas é possível nas situações em que estão indicados 3 pontos (“...”) na Estrutura do Código de Contas.

Para garantir a validade da estrutura do Plano de Contas, o ERP avisa sempre que estiver a criar uma conta fora dos intervalos previstos pelo SNCRF. Aquando da criação de uma conta na janela do Plano de Contas, a taxonomia será automaticamente associada de acordo com a tabela disponibilizada pela DNRE, ficando o campo Taxonomia do separador Geral bloqueado.

No entanto, caso não esteja prevista do código de contas do referencial de classificação de contas, esta associação apenas é realizada com os valores possíveis para as subcontas da respetiva hierarquia da conta. Esta associação é depois atualizada na tabela das Máscaras de Planos Alternativos.

Associar Taxonomias

Contextualizando, as Taxonomias são conjuntos de códigos que representam as contas do Plano de Contas da Contabilidade. Na prática, cada uma das contas passa a ser representada através de um código de Taxonomia que obedece a um referencial contabilístico previamente estabelecido.

As Taxonomias em termos de representação no ficheiro SAF-T (CV) poderão assumir as seguintes tipologias:

• S: Referencial contabilístico de SNCRF Base e NIRF;
• M: Referencial contabilístico NRF-PE Pequenas entidades;
• O: Outros referências (neste caso a taxonomia a associar é única “1”);

Nota: Neste momento, as tipologias S e M têm o mesmo Plano de Taxonomias.

Para cumprir com este requisito, o ERP disponibiliza:

• Um plano alternativo predefinido – TAX – cuja estrutura representa a tabela de Taxonomias aplicável a cada empresa de acordo com o referencial contabilístico na funcionalidade Planos Alternativos; Nota: Caso já exista um Plano criado na Base de Dados com o código TAX, não será efetuada qualquer atualização para incluir as Taxonomias;
• No Administrador, uma opção em Parâmetros do Exercício onde poderá definir o Referencial Contabilístico aplicável a cada empresa. Com a atualização da aplicação, este campo será preenchido automaticamente com base na estrutura do plano de contas do exercício existente na base de dados. Recomendamos que valide esta campo para garantir que está preenchido com o referencial aplicável à empresa;
• A funcionalidade Máscaras de Planos Alternativos que permite gerir a associação da Taxonomia à conta do Plano de Contas;
• Um conjunto de operações - Validar Contas sem Plano Alternativo, Validar Máscaras do Plano Alternativo e Repor Taxonomias de Sistema – com o objetivo de agilizar a tarefa de validação da Taxonomias. Estas validações estão disponíveis na opção Contexto, no formulário de Máscaras do Plano Alternativo e são úteis não só para o Plano Alternativo que representa as Taxonomias, mas também para qualquer plano alternativo presente no sistema.

Deste modo, estão disponíveis as máscaras para as tabelas de taxonomias existentes, quer para as empresas que aplicam o SNCRF Base ou NIRF, quer para as empresas que aplicam o NRF-PE. As máscaras estão de acordo com o plano de contas sugerido e adaptado às Taxonomias. Se utilizar um plano diferente, poderá ser necessário alterar as máscaras para corresponderem à estrutura do plano de contas.

A sugestão da Taxonomia que ficará associada a cada conta de movimento do plano base será efetuada tendo por base a configuração das máscaras. A associação de cada conta do plano alternativo com as contas do plano base que respeitam a máscara indicada é feita pela conta mais alto nível do plano base incluída na máscara da conta do plano alternativo.