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Para otimizar a criação de empresas e garantir a consistência de dados, é possível importar as empresas criadas no ERP para o Accounting Automation.
Entendem-se como clientes as empresas existentes no ERP.
Ativar PAA nas empresas
Quando o Accounting Automation é iniciado, as empresas existentes no Administrador do ERP são automaticamente sincronizadas. No entanto, deverá garantir que o PAA está ativo na respetiva empresa.
Para ativar o PAA nas empresas, siga os seguintes passos:
- Aceder ao Administrador do ERP;
- Efetuar duplo clique na empresa pretendida;
- No separador Parâmetros, clicar em Adicionar/Remover Aplicações;
- Selecionar Accounting Automation;
- Clicar em Confirmar.
Sempre que o Accounting Automation é executado por um utilizador com perfil de Administrador, os dados das empresas serão atualizados/importados e listados automaticamente na área Clientes, caso se trate de uma nova empresa.
Configurar clientes
Após importar os clientes, deverá configurar um conjunto de dados relacionados com estas entidades.
Para configurar clientes, siga as seguintes etapas:
Etapa 1: Selecionar cliente e definir dados gerais
- Aceder a APLICAÇÃO | Grupo Início | Clientes;
- Selecionar o cliente pretendido e clicar em Editar ou efetuar duplo clique sobre a linha do cliente;
- Indicar o Grupo de Clientes pretendido;
- Em Portal AT: Conta, indicar os dados do utilizador do site da Autoridade Tributária/e-Fatura;
- Em Portal AT: Senha, indicar a senha do utilizador do site da Autoridade Tributária/e-Fatura;
- Adicionar uma imagem na ficha do cliente, como por exemplo, o seu logótipo (opcional). Para tal, basta efetuar um clique com o botão direito do rato, escolher a opção Carregar e, de seguida, selecionar a imagem pretendida;
- Os restantes campos serão importados do Administrador do ERP;
- Na área Contatos, indicar os contactos do cliente;
- Definir o Escritório atribuído ao cliente (opcional);
- Definir o Responsável, isto é, o colaborador do escritório de contabilidade responsável pelo cliente (opcional);
- Na tabela "Equipas", poderá visualizar a equipa responsável pelo cliente;
- Na área Rentabilidade, definir os critérios para o cálculo estimado da rentabilidade do cliente. A rentabilidade será determinada com base nos custos unitários definidos para cada tipo de lançamento/processamento e Avença do Cliente.
Etapa 2: Editar dados de Terceiros
No separador Terceiros, são apresentadas todos os terceiros criados nas importações, sendo possível consultar e editar os dados individualmente ou em lote.
Depois de clicar em Gravar, estas alterações serão transferidas para os documentos dos terceiros que se encontram no estado Pendente.
É também possível fixar um template previamente criado para cada um dos terceiros existentes nesta janela.
Etapa 3: Editar artigos
No separador Artigos, são apresentadas todos os artigos criados nas importações SAF-T, sendo possível consultá-los e editá-los individualmente ou em lote.
Estas alterações serão transferidas para os documentos das entidades que se encontram no estado Pendente.
Etapa 4: Configurar dados
No separador Configurações, deverá configurar os seguintes dados:
- Indicar as contas do plano de contas correspondentes à Conta Caixa e à Conta Banco a usar por defeito; Nota: O termo Usar por Defeito define qual das contas financeiras será utilizada por predefinição no template ECHO sempre que não exista indicação das contas de liquidação;
- Caso seja necessário que todas as ligações exteriores passem por um determinado Proxy, deverá configurar os seguintes dados de acesso: - Host: endereço do proxy; - Porta: número da porta; - Utilizador: utilizador; - Senha: senha de acesso.
- Consultar as Funcionalidades Ativas no Administrador do ERP para o Cliente (opcional);
- Na área Taxas de IVA, validar e corrigir se necessário os valores das taxas de IVA em função dos Tipos de Taxa de IVA. Por predefinição, são assumidos os valores praticados em Portugal Continental;
- Na área Origens de Dados, definir as origens de dados de compras, vendas e bancos que serão utilizados no cliente, ativando a caixa de seleção correspondente;
- Selecionar o modelo de configuração que pretende aplicar a cada uma das extensões do cliente, sendo que para cada categoria só pode existir uma extensão ativa: - Categoria Vendas: SAF-T, Vendas (e-Fatura, Recibos Verdes e e-Arrendamento) e Jasmin; - Categoria Compras: Compras (e-Fatura, Recibos Verdes e e-Arrendamento) e Jasmin; - Categoria Bancos: Bancos.
Etapa 5: Selecionar pastas do cliente
Neste separador, deverá selecionar as pastas do cliente que pretender criar, sendo necessárias para os automatismos da aplicação.
Por exemplo, se ativar a extensão SAF-T, deverá ativar a pasta SAF-T - Importação e, caso pretenda ativar o LOG das importações, ativar a opção LOG desta pasta.
Para saber mais informações sobre as pastas de sistema, sugere-se a consulta do artigo "Como configurar as pastas de sistema?".
Etapa 6: Selecionar agendamentos
Neste separador, estão indicados todos os agendamentos criados e o respetivo estado. Poderá selecionar os agendamentos que pretende atribuir ao cliente, sem necessitar de aceder ao menu de agendamento de tarefas.
Para saber mais sobre os agendamentos, sugere-se a consulta do artigo "Como agendar tarefas?".
Etapa 7: Finalizar configurações
Para finalizar a configuração, basta clicar em Gravar ou Gravar e Sair.