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A Portaria nº 195/2020, de 13 de agosto, regulamenta os requisitos de criação do código de barras bidimensional (QRCode) e código único do documento (ATCUD), a que se refere o n.º 3 do artigo 7.º do Decreto Lei nº 28/2019, de 15 de fevereiro.
Este diploma tem dois objetivos principais:
- Simplificar a comunicação de faturas por parte das pessoas singulares para a determinação das respetivas despesas dedutíveis em sede de IRS;
- Controlar as operações realizadas pelos sujeitos passivos tendo em vista combater a economia informal.
Ativar QR Code
A Portaria n.º 195/2020 regulamenta os requisitos de criação do código de barras bidimensional (QR Code) e estabelece a obrigatoriedade da sua inclusão em todas as faturas e outros documentos fiscalmente relevantes a partir de 01/01/2022.
Para cumprir com esta medida legal, no ERP é apenas necessário ativar esta funcionalidade no Administrador.
Para ativar a impressão do QR Code nos documentos, siga os seguintes passos:
- Aceder a Administrador | Empresa | Base Aplicacional de Negócio | Parâmetros da Empresa;
- No separador Logística, ativar a opção Preenche QR Code nos documentos;
- Clicar em Confirmar.
Configurar ATCUD
A comunicação de séries à Autoridade Tributária tem como princípio a uniformização da identificação única do documento com base numa codificação devolvida pela AT. Esse código único é denominado de ATCUD.
O ATCUD é o Código Único do Documento e consiste na concatenação dos seguintes elementos, separados por um hífen (-):
- Código de validação da série criado pela AT;
- Número sequencial do documento dentro da série.
Para comunicar séries à AT, é necessário primeiramente indicar credenciais de acesso ao portal das Finanças.
Para indicar as credenciais de acesso, siga os seguintes passos:
- Aceder a Administrador | Base Aplicacional de Negócio | Parâmetros de Comunicações Fiscais;
- Na secção Séries, preencher o Utilizador e PalavraPasse de acesso à AT;
- Clicar em Confirmar.
Comunicar Séries
Como referido anteriormente, a comunicação de séries à Autoridade Tributária tem como princípio a uniformização da identificação única do documento com base no ATCUD.
Neste sentido, no ERP é possível:
- Comunicar as séries de forma automática;
- Comunicar as séries de forma manual;
- Comunicar a finalização de uma série quando esta deixa de ser utilizada;
- Comunicar a anulação de uma série quando foi criada e comunicada erradamente.
Para efetuar estas operações, siga os seguintes passos:
Comunicar Séries à AT através do ERP
- Aceder a [Marketing & Vendas / Compras] | Obrigações Declarativas | Comunicação com AT | Comunicação de Séries;
- Definir um período de pesquisa das séries ou aplicar outros filtros relevantes e clicar em Atualizar;
- Selecionar as Séries que pretende comunicar;
- Clicar em Comunicar.
Será criado um código de comunicação da série que será preenchido e apresentado na série.
Configurar Código de Comunicação Manual
Para comunicar manualmente uma série, deverá primeiramente aceder à janela de comunicação de séries e verificar qual o código indicado no campo Código Série. Esse será o código da série a utilizar na comunicação.
Para configurar uma série com um código de comunicação manual, siga os seguintes passos:
- Aceder a [Marketing & Vendas / Compras] | Obrigações Declarativas | Comunicação com AT | Comunicação de Séries;
- Definir um período de pesquisa de séries, aplicar outros filtros relevantes e clicar em Atualizar;
- Selecionar as Séries que pretende indicar o código de comunicação;
- Preencher o campo Código Fiscal com o código obtido através da comunicação manual da série;
- Clicar em Gravar.
Após gravar, será efetuada uma comunicação com a AT para validar que o código introduzido está correto. Esta validação permite garantir que não são introduzidos códigos de comunicação de séries errados.
Comunicar Finalização de uma Série
Se a série em causa não tem documentos emitidos, não a poderá comunicar como finalizada. Deverá comunicá-la como anulada.
Para comunicar a finalização de séries à AT através do ERP, siga os seguintes passos:
- Aceder a [Marketing & Vendas / Compras] | Obrigações Declarativas | Comunicação com AT | Comunicação de Séries;
- Definir um período de pesquisa de séries, aplicar outros filtros relevantes e clicar em Atualizar;
- Selecionar as Séries que pretende comunicar;
- Clicar em Finalizar.
Será comunicada a finalização da série à AT e esta será também marcada no ERP como inativa. Esta operação não poderá ser revertida.
Comunicar Anulação de uma Série
No entanto, apenas o poderá fazer se a série não tiver qualquer documento emitido. A partir do momento que existe um documento emitido, o processo a utilizar será o de finalização da série. De salientar que a anulação de uma série terá obrigatoriamente de ser efetuada no próprio dia ou no dia seguinte.
Para comunicar a anulação de séries à AT através do ERP, siga os seguintes passos:
- Aceder a [Marketing & Vendas / Compras] | Obrigações Declarativas | Comunicação com AT | Comunicação de Séries;
- Definir um período de pesquisa de séries, aplicar outros filtros relevantes e clicar em Atualizar;
- Selecionar as Séries que pretende comunicar;
- Clicar em Anular.
Após esta operação, a anulação da série será comunicada à AT e a série fica identificada no ERP como inativa. Esta operação não poderá ser revertida.
Comunicar Séries para entidades não sujeitas passivas de IVA
Nos termos do Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, todos os documentos fiscalmente relevantes (faturas, documentos de transporte, documentos de conferência e recibos) devem conter o Código Bidimensional (QR Code) e o Código Único do Documento (ATCUD). Para que tal seja possível, é necessário comunicar previamente as séries dos documentos.
Recentemente, a Autoridade Tributária (AT) publicou a FAQ 43-4701 onde afirma que existem entidades, nomeadamente as que não exercem qualquer atividade para efeitos de IVA, que não estão obrigadas a comunicar as séries nem a inserir o ATCUD nos documentos.
Neste contexto, enquanto se aguarda por mais esclarecimentos da AT e tendo em conta que estas entidades se encontravam impedidas de emitir documentos, é dada a possibilidade de emitir documentos sem o ATCUD com o devido consentimento do utilizador após a mensagem de alerta apresentada.
Assim, caso a empresa se enquadre nesta exceção, deverá seguir o seguinte procedimento:
- Aceder a [Marketing & Vendas / Compras] | Obrigações Declarativas | Comunicação com AT | Comunicação de Séries;
- Definir um período de pesquisa das séries, aplicar outros filtros relevantes e clicar em Atualizar;
- Selecionar as Séries em que pretende indicar o código de comunicação;
- Preencher o campo Código Fiscal com o valor “0” (zero);
- Clicar em Gravar.
Após a confirmação da configuração da série, a mesma adota o comportamento das séries comunicadas à AT, sendo que como não tem o ATCUD válido não terá relevância fiscal.
Comunicar Séries de Autofaturação
Compras
As séries de autofaturação nas compras têm um tratamento distinto relativamente à sua comunicação, uma vez que a responsabilidade da comunicação da série é da entidade que efetua a venda e não da entidade que realiza a compra.
Neste caso, os documentos relativos às séries de autofaturação não são apresentados na janela de comunicação de séries, devendo realizar a configuração do código de comunicação manualmente na série.
Deverá ter em atenção que o código da série a comunicar por parte do fornecedor tem de respeitar a estrutura do código do ERP (ver pergunta frequente n.º15).
Para configurar o código de comunicação da série de autofaturação, siga os seguintes passos:
- Aceder a Compras | Recursos | Tabelas | Documento de Compra;
- Selecionar o documento que pretende configurar;
- No separador Séries, criar uma série ou selecionar uma já existente;
- No separador Fiscalidade, preencher o campo Código Fiscal com o código indicado pelo seu fornecedor;
- Clicar em Gravar.
Perguntas Frequentes
As seguintes perguntas visam esclarecer todas as dúvidas sobre o ATCUD e a comunicação de séries:
1. O que é o código único de documento – ATCUD?
2. Como se processa a comunicação de séries documentais?
Por exemplo, se comunicar uma série para a utilizar num programa de faturação na emissão de Faturas Simplificadas irá receber um código de validação. Caso pretenda utilizar uma série para a emissão de Notas de Crédito, terá que efetuar a comunicação desta série para este tipo de documento, ao qual será atribuído um código de validação da série distinto.
3. Quais os documentos em que deve constar o código único?
Desta forma, não está excluído nenhum tipo de documento, devendo ser comunicadas todas as séries documentais por tipo de documento fiscalmente relevante em uso.
4. Quando devo comunicar uma série para obter o código de validação? Quanto tempo demora a obter o código por parte da AT?
Independentemente do meio de processamento utilizado, o código de validação tem de ser associado à respetiva série antes da emissão de documentos.
5. Posso utilizar um código de validação por cada identificador da série para os diferentes tipos de documentos?
Por exemplo, se for utilizado identificador de série “ABCD” nas Faturas e Notas de Crédito, terão que ser solicitados dois códigos de validação distintos para gerar sempre códigos únicos de documento (ATCUD) distintos.
6. Como identifico a série que está a ser usada atualmente na emissão de documentos para ser possível comunicá-la e obter o código de validação?
Nos programas de faturação, esta identificação é composta sequencialmente pelos seguintes elementos: o código interno do tipo de documento, um espaço, o identificador da série do documento, uma barra (/) e o número sequencial desse documento dentro dessa série.
Por exemplo, em “FT SERIE/000001”, a série corresponde ao conjunto de carateres “SERIE”. No caso de documentos pré-impressos em tipografia autorizada, a série corresponde ao conjunto de caracteres sem espaços imediatamente antes da barra (/).
7. Em dezembro de 2022, vou comunicar uma série que pretendo continuar a usar. Como devo preencher a data prevista de início da utilização da série?
Deve comunicar o identificador da série do documento e o tipo de documento relativamente à série que pretende manter em utilização, indicando o último número já utilizado no momento da comunicação, em vez do início da numeração sequencial a utilizar na série.
8. Por motivos comerciais, utilizo séries plurianual. Tenho de as comunicar todos os anos?
9. Os códigos de validação de série têm prazo de validade? Podem ocorrer situações em que a data prevista para a utilização da referida série seja adiada?
A data prevista de utilização da série é de carácter informativo, tratando-se apenas de uma previsão.
10. Sou obrigado a comunicar uma finalização de uma série?
Constitui igualmente um controlo adicional de segurança no caso de utilização indevida, inclusive por terceiros, de um código de validação de série que já não está em uso.
11. Em que momento deve ser aposto o ATCUD nos documentos?
Nos documentos pré-impressos em tipografia autorizada, deve estar impresso pela tipografia autorizada.
12. Os documentos podem incluir o ATCUD antes de 01/01/2023 ?
13. A partir de janeiro de 2023 posso criar documentos em séries que não estejam comunicadas?
O ERP irá validar se a série foi comunicada e, caso não esteja, irá impedir a criação/emissão de documentos fiscalmente relevantes.
14. Criei uma série e comuniquei-a, mas reparei que foi criada indevidamente. Posso anular a comunicação dessa série?
Para tal, deverá aceder à janela de Comunicação de Séries à AT, selecionar a série que pretende anular a sua comunicação e gravar a operação. Após comunicada a sua anulação, a série será marcada no ERP como inativa.
Alertamos que este procedimento é irreversível, terá de ocorrer no prazo de cinco dias após a comunicação e a série não poderá ter qualquer documento emitido. Caso tenha documentos emitidos, a série deverá ser comunicada como finalizada.
15. Após atualizar para as versões da SR7, os novos documentos terão uma codificação diferente?
Sim. O suporte à comunicação de séries no ERP tem impacto na composição do campo InvoiceNo no SAF-T, uma vez que no mesmo tipo fiscal do documento não podem existir séries com a mesma nomenclatura.
Assim, a partir da SR7 existe o conceito de série fiscal composto pelos seguintes atributos:
- Filial;
- Tipo/código de documento interno;
- Série interna.
Ou seja:
O código fiscal do documento passa a ser composto pelos seguintes atributos:
- Tipo fiscal
- Série fiscal
- Número documento
Ou seja:
Exemplo:
Um documento com os seguintes atributos:
- Tipo fiscal: FT
- Tipo documento interno: FA
- Série interna: 2022
- Número documento: 1
O código fiscal desse documento (InvoiceNo) será: FT FA.2022/1. Caso tenha filiais, será FT 001.FA.2022/1.
A alteração à lógica do documento fiscal e da série fiscal no ERP não tem qualquer impacto com a sequencialidade das chaves de certificação dos documentos. O ERP garante que o campo InvoiceNo respeita o modelo existente à data da criação do documento.
Ou seja, para os documentos criados antes da atualização para esta versão serão sempre apresentados/impressos com a lógica antiga (FA 2022/1). Contudo, os documentos criados após a atualização já serão criados de acordo com a nova lógica (FT FA.2022/1).
A impressão dos documentos respeitará o que estiver registado no documento, assim como a exportação do ficheiro SAF-T.
Desta forma, não é necessário criar séries nem para comunicar à AT nem para continuar a trabalhar na aplicação.
Esta atualização apenas tem impacto ao nível da impressão e de reporte do SAF-T, não necessitando por isso qualquer configuração.
16. Após atualizar para as versões da SR7, os novos documentos terão uma descrição diferente na impressão?
Sim. De acordo com a indicação da Autoridade Tributária, a descrição dos documentos na impressão deverá corresponder à descrição da designação fiscal.
Nesse sentido, a partir da SR7 passa a ser impressa a designação fiscal, sendo imediatamente impressa por baixo a descrição da impressão original. A impressão da descrição original é importante nos cenários onde se pretende identificar o documento mediante a sua tipologia de utilização. Por exemplo, uma Fatura de Importação será na mesma do tipo FT e com descrição Fatura, tal como a sua designação fiscal. No entanto, será impressa na mesma a sua descrição original “Fatura de Importação” por baixo.