Processos de Execução

Os Processos de Execução controlam a passagem nos vários estados obrigatórios definidos para cada processo de despesa e/ou de receita. Desta forma, acompanha cada despesa ou cada receita na execução das várias fases.

A ficha do Processo de Execução foi construída para simplificar e facilitar a respetiva manutenção. Assim, a partir desta ficha poderá analisar os acumulados por fase no painel de gestão, assim como realizar diretamente o extrato do processo de execução através do menu de contexto da respetiva ficha.

Além destas opções, estão disponíveis as seguintes operações: Anulação de Excesso de Saldos, Passagem de Saldos,Transferências de Classificações e Transferências de Dimensões.

Também foram criados processos específicos para cada uma das operações, sendo agora possível consultar o resultado do processo antes de o efetivar em que cada um destes processos.

Anular Excessos de Saldos

Para anular o excesso de saldos, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Finanças | Orçamentos de Receita/Despesa | Processos de Execução;

2. Selecionar a opção Anulação de Excesso de Saldos;

3. Inserir o Exercício (por omissão, é apresentado o Ano de Trabalho);

4. Indicar o Ano de Afetação (por omissão, é apresentado o Ano N);

5. Indicar o tipo de Lançamento (por omissão, é apresentado o lançamento base);

6. Preencher o campo Estado de Processo de Execução;

7. Filtrar os dados por datas de movimentos e de classificações, por Tipo de Entidade e por Processo (opcional);

8. Clicar em Atualizar;

9. Na grelha são apresentados os Processos de Execução de acordo com os filtros aplicados que possuem excesso de saldo. Quando a afetação selecionada no cabeçalho é o ano N, a grelha tem 2 colunas adicionais. Por exemplo se o ano selecionado for 2023: - Compromisso em 2024 (N): valor total de compromisso em 2024 resultante da passagem de saldos; - Compromisso em 2024 (N-1): valor de compromisso em 2024 resultante da passagem de saldos referente ao ano N do ano anterior (valor que exclui o que resultou da coluna N+1 de 2023);

10. Selecionar os processos que pretende anular o valor em Excesso;

11. Clicar em Processar;

12. Inserir a informação necessária para a geração automática do documento contabilístico;

13. Por fim, clicar em Confirmar.

Poderá imprimir os documentos gerados pelo utilitário ou poderá visualizá-los posteriormente através da opção Movimentos.

Efetuar Passagem de Saldos

De acordo com o SNC-AP, para que sejam lançados os saldos a transitar no próprio ano das fases de compromisso e obrigação da despesa ou da liquidação da receita deverá ser indicado o diário e o documento do próprio ano.

Os valores apurados para o próprio de fecho devem ser registados no mês 14. Os valores no ano seguinte devem ser registados no mês 0 a par com a aprovação do orçamento no mesmo mês. Com esta operação, os processos de execução do exercício N-1 são automaticamente criados no exercício N com os respetivos movimentos orçamentais. A transição de valores é efetuada para os vários estados do processo, por exemplo:

Saldos do processo no ano N-1

• CAB: 1000 €

• COM: 1000€

• OBR: 200 €

• PAG: 100 €

Saldos a transitar para o ano N (a registar mês 0)

• CAB: 900 €

• COM: 900 €

• OBR: 100 €

• PAG: 0 €

Valores a registar dos saldos a transitar no ano N-1 (a registar mês 14)

• COM: 800 €

• OBR: 100 €

Adicionalmente, também é efetuada a passagem de saldos dos valores plurianual dos processos de execução (anos N+1, N+2, N+3, N+4 e seguintes). A transição destes valores é efetuada de acordo com a seguinte regra:

• Os valores do ano N+1 são acrescidos aos valores do ano N;

• Os valores de N+2 passam para N+1, N+3, N+2 e assim sucessivamente. O valor do ano seguinte será zero.

É possível efetuar a alteração dos valores plurianual, uma vez que se trata de valores previsionais.

Para proceder à passagem de saldos de processos de execução, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Finanças | Orçamentos de Receita/Despesa | Processos de Execução;

2. Selecionar a opção Passagem de Saldos;

3. Escolher o Exercício do ano origem a transitar (ano N-1);

4. Escolher o estado COM para a despesa e LIQ para a receita, podendo filtrar os dados por classificações para a passagem dos saldos por fases. Por predefinição, apresenta os registos com saldos positivos;

5. Ao filtrar por Negativo ou Reembolsos (Receita)/Reposições (Despesa), apenas serão apresentadas as linhas dos processos de execução que possuam saldo negativo no estado a analisar. São considerados Reembolso/Reposição os registos negativos em que o último estado foi movimentado é superior a 0 e os movimentos de tipo Reembolso/Reposição criados na passagem de saldos do ano anterior. Serão apresentadas as linhas dos processos de execução que possuam saldo negativo no estado a analisar;

6. Selecionar a opção Mostrar processos com valores em períodos seguintes se pretender visualizar processos de execução com valores em anos seguintes, mesmo que não tenham valores a transitar respetivos ao ano atual;

7. Clicar em Atualizar;

8. Na grelha são apresentadas as linhas dos processos de execução que, para o estado escolhido, estão em condições de passagem de saldos. Em cada linha poderá visualizar a seguinte informação:

   • Identificação do processo de execução e respetiva classificação orçamental;

   • Valor do processo no estado selecionado, saldo remanescente e valor do ano N. O total a transitar corresponde à soma do saldo com o valor do ano N+1;

   • Valores dos anos seguintes para o estado selecionado (estes valores podem ser alterados);

9. Selecionar o Processo e as Linhas a passar;

10. Clicar na opção Processar;

11. Inserir a informação para a geração automática do documento contabilístico;

12. Num fecho do exercício no ano N-1 em SNC-AP, indicar o diário e o documento do próprio ano para gerar no fecho dos valores dos saldos a transitar;

13. Por fim, clicar em Confirmar.

Os valores dos estados a passar para o ano seguinte serão sempre os valores do estado subtraído do último estado associado ao tipo de processo (por exemplo o estado de pagamento na despesa).

Quando um processo de execução tem mais de uma linha disponível para a passagem de saldos, se o objetivo for passar todas as linhas, esse processo tem de ser realizado uma única vez.

Se inicialmente passar uma linha e mais tarde tentar passar as outras, estas já não estarão disponíveis para esse efeito. Caso tenha alterado classificações orçamentais no ano N, é possível que as classificações alteradas sejam aqui sugeridas, desde que nas novas classificações indiquem o código da classificação anterior (código da classificação no ano N-1).

A indicação da classificação anterior pode ser introduzida nos vários planos orçamentais (orgânica, económica, atividade, etc.) e também no plano de contas. Neste último caso utilizando o campo Conta Alternativa no plano N.

De referir que a integração destes movimentos na Contabilidade é realizada individualmente por cada Processo de Execução.

Transferir Classificações

Esta opção permite transferir classificações orçamentais de processos de execução num exercício. Para tal, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Finanças| Orçamentos de Receita/Despesa | Processos de Execução;

2. Selecionar a opção Transferência de Classificações;

3. Inserir o Exercício (por omissão, é apresentado o Ano de Trabalho);

4. Inserir o tipo de Lançamento (por omissão, é apresentado o lançamento base);

5. Filtrar por Processo de Execução e pelas Datas de Movimentos (opcional);

6. Ativar a opção Efetuar transf. em novo documento para que a aplicação crie uma linha no processo e um lançamento contabilístico específico para o registo da transferência. Caso contrário, as classificações são atualizadas nos documentos já existentes. Com esta opção ativa, fica disponível também a opção Agrupar movimentos de reclassificação por estado que, caso ative, invés de lançar uma retificação por cada lançamento existente, irá lançar uma correção agrupada com a soma dos lançamentos por cada estado (CAB, COM, etc.);

7. Filtrar os dados apresentados por classificações (opcional);

8. Clicar em Atualizar; Nota: Na grelha deverão ser apresentados os Processos de Execução de acordo com os filtros aplicados;

9. Inserir as classificações destino pretendidas;

10. Selecionar os Processos onde se pretende transferir as classificações;

11. Por fim, clicar em Processar.

A opção Efetuar transf. em novo documento irá transferir os valores de uma linha de um processo para outro num novo registo sem alterar o histórico. Assim, o processo de transferência de classificações vai:

Transferir Dimensões

Além das classificações orçamentais de base, existe a possibilidade de definir até cinco classificações orçamentais adicionais e criar orçamentos para essas dimensões.

Em qualquer momento, pode ser necessário reclassificar itens das dimensões já associados a processos de execução.

Para efetuar a reclassificação de itens, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Orçamentos de Receita/Despesa | Processos de Execução | Transferências;

2. Selecionar a opção Transferência de dimensões;

3. Indicar o Exercício (por omissão, é definido o ano de trabalho);

4. Efetuar os filtros que permitam identificar as dimensões a transferir;

5. Indicar as dimensões destino;

6. Selecionar os registos a transferir;

7. Por fim, clicar em Gravar.

Nota: Se não existir orçamento no item da dimensão destino, é apresentado um aviso em que poderá cancelar a operação.