Integração dos Docs. de Tesouraria e dos Docs. de Tesouraria de Vencimentos

Após confirmação da existência destas contas, é possível executar a integração dos dados de acordo com o preenchimento de:

• Filtro de documentos: poderá definir-se um filtro para os documentos a integrar.

• Data inicial dos documentos: data a partir da qual se pretende integrar os documentos.

• Data final dos documentos: data até à qual se pretende integrar os documentos.

• Através do ícone de listagem, já poderá visualizar-se uma Opções das Análises dos documentos para integração.

• Só incluir documentos não contabilizados: esta opção permitirá impedir a integração de documentos que já foram integrados.

• Processar automaticamente as reflexões: esta opção permitirá executar as reflexões que estão definidas nas contas do SNC. Se estiver validada, as reflexões para a contabilidade analítica são efetuadas automaticamente.

• Lança Referência Interna dos pagamentos como Rubrica: permitirá lançar o campo referência interna dos movimentos como rubrica.

• Lança Centro Analítico: desta forma, ao lançar o documento na contabilidade, inclui o centro analítico.

• Verifica preenchimento de Centro Analítico: para que esta opção esteja completamente validada, deverá, no plano de contas, validar também a opção nos movimentos obriga a preencher um centro analítico (ver Constituição da Tabela do Plano de Contas).

• Utiliza Centro Analítico das linhas: permite a utilização do centro analítico das linhas para os respetivos movimentos.

• No descritivo coloca a descrição do documento original: o descritivo do documento fica com a descrição do documento original. Caso esta opção não se encontre validada, o descritivo do documento será o que se encontra no descritivo para tesouraria, caso este tenha sido definido para cada lançamento em Documentos Predefinidos, ou, no caso de este não se encontrar definido, será a designação do documento pré-definido seguido do n.º.

• Conta de Caixa:deverá preencher-se com a conta de caixa.

• Data do movimento: indica a data do movimento na contabilidade.

• Diário: permitirá a seleção do diário onde serão lançados os documentos.

• Documento: permitirá a seleção de um documento pré-definido, sendo esta a descrição dos movimentos criados.

• Número: permite digitar o número do documento contabilístico.

• Um documento na contabilidade por cada documento de tesouraria: ativando a opção, irá criar um documento contabilístico para cada documento de tesouraria, colocando o número do documento original no movimento contabilístico. Não ativando a opção, irá criar todos os documentos de tesouraria em apenas um documento contabilístico; neste caso deverá selecionar o documento e digitar o seu número.

• Usa a data interna do documento para a data na contabilidade: permitirá usar a data interna do documento para o lançamento na contabilidade.

Esta opção permitirá efetuar integrações contabilísticas utilizando fontes de informação externas. Assim, é possível definir uma ligação do tipo ODBC que acede aos dados a integrar.

Adicionalmente, é também possível selecionar a atualização ou não dos documentos de origem sempre que a ligação utilizada permitir atualizações. Sendo necessário ativar a respetiva opção atualizar Documentos de Tesouraria.

Para configurar a ligação, deverá realizar clique direito sobre o botão de forma a escolher o tipo de Definição da Ligação à Origem dos Documentos Contabilísticos pretendida.

Após efetuadas estas definições, deverá clicar em Preparar para obter uma listagem exata da integração, já com indicação das contas e dos valores, ou eventualmente uma listagem de erros, com a indicação do tipo de erro, como por exemplo referências a contas não existentes.

Ao clicar em OK, volta ao ecrã anterior onde surgem os botões Observar, que permitirá observar a listagem da integração, e Integrar, que permitirá executar a integração dos dados.

1. Dividir por funcionário

Deverá ativar esta opção se se pretender utilizar o sistema de divisão de valores por funcionário. Neste caso, ao efetuar a integração dos Documentos de Tesouraria de Vencimentos, as mesmas serão integradas dividindo por funcionários. Para que esta opção funcione corretamente, é necessário proceder à correta configuração das contas.

• Se a transferência possuir recibos de vencimento, a sua configuração é efetuada na tabela de Códigos para Vencimentos.

• Se possuir recibos diversos, a sua configuração é efetuada no ecrã de Integrar os Recibos Diversos.

Esta configuração não é mais que utilizar a filosofia dos N; para utilizar esta funcionalidade deverá colocar um N a seguir à conta.

Exemplo: na conta 63201, deverá colocar 63201n; desta forma serão lançados nas contas 63201000001 — Funcionário 1, 63201000002 — Funcionário 2.

Ao efetuar a integração de Integrar Novos Funcionários, serão criadas todas as contas que utilizem apenas a filosofia do N.

2. Integrar dividindo por Centro Analítico

So lançar os documentos na contabilidade, divide por centro analítico.

3. Verifica preenchimento de Centro Analítico

Para que esta opção esteja completamente validada, deverá, no plano de contas, validar também a opção nos movimentos obriga a preencher um centro analítico (ver Constituição da Tabela do Plano de Contas).

4. Dividir por estabelecimento

Deverá ativar esta opção se se pretender utilizar o sistema de divisão de valores por funcionário. Neste caso, ao efetuar a integração dos Documentos de Tesouraria de Vencimentos, as mesmas serão integradas dividindo por funcionários. Para que esta opção funcione corretamente, é necessário proceder à correta configuração das contas.

• Se a transferência possuir recibos de vencimento, a sua configuração é efetuada na tabela de Códigos para Vencimentos.

• Se possuir recibos diversos, a sua configuração é efetuada no ecrã de Integrar os Recibos Diversos.

Esta configuração não é mais que utilizar a filosofia dos EEs; para utilizar esta funcionalidade deverá colocar EEs a seguir à conta. Deverá colocar tantos E quantos dígitos de estabelecimentos existirem.

Exemplo: se uma empresa tem 12 estabelecimentos, deverá utilizar dois EEs nas contas, se pretender integrar recibos de vencimento (ou recibos diversos) dividindo por estabelecimento.

Dessa forma, por exemplo, para dividir os lançamentos na conta 63201 pelos vários estabelecimentos, deverá preencher com 63201EE; assim serão efetuados lançamentos nas contas 6320101, 6320102, 6320103…, 6320111, 6320112.

Se uma empresa tem 120 estabelecimentos, deverá utilizar três EEEs nas contas.

Ao efetuar a integração de Integrar Novos Funcionários, não serão criadas contas que utilizem apenas a filosofia do EE.

5. Integrar dividindo por Ref.ª Interna

Deverá ativar esta opção se se pretender utilizar o sistema de divisão de valores por funcionário. Neste caso, ao efetuar a integração dos Documentos de Tesouraria de Vencimentos, as mesmas serão integradas dividindo por funcionários.

Para que esta opção funcione corretamente, é necessário proceder à correta configuração das contas.

• Se a transferência possuir recibos de vencimento, a sua configuração é efetuada na tabela de Códigos para Vencimentos.

• Se possuir recibos diversos, a sua configuração é efetuada no ecrã de Integrar os Recibos Diversos.

Esta configuração não é mais que utilizar a filosofia dos RRs; para utilizar esta funcionalidade deverá colocar RRs a seguir à conta. Deverá colocar tantos RRs quantos dígitos existirem na referência interna (esta deverá ser numérica, de forma a ser possível a sua criação no plano de contas). Este campo deverá também estar preenchido nos recibos que se pretenda integrar.

Exemplo: supondo que tem a seguinte referência interna -10250, deverá preencher a conta da seguinte forma: 63201RRRRR.

Ao efetuar a integração de Integrar Novos Funcionários, não serão criadas contas que utilizem a filosofia dos RRs.

6. Campos de lançamento

• Conta caixa: conta SNC para os movimentos a dinheiro.

• Data do movimento: indica a data do movimento na contabilidade.

• Diário:permitirá a seleção do diário onde serão lançados os documentos.

• Documento:permitirá a seleção do tipo de documento a constar no diário.

• Um documento na contabilidade por cada recibo: esta opção permitirá colocar o número do documento original no movimento contabilístico.

• Usa a data original do documento para a data na contabilidade:permitirá usar a data original do documento para o lançamento na contabilidade.

Esta opção permitirá efetuar integrações contabilísticas utilizando fontes de informação externas. Assim, é possível definir uma ligação do tipo ODBC que acede aos dados a integrar.

Adicionalmente, é também possível selecionar a atualização ou não dos documentos de origem sempre que a ligação utilizada permitir atualizações. Sendo necessário ativar a respetiva opção atualizar Documentos de Tesouraria de Vencimentos.

Para configurar a ligação, deverá realizar clique direito sobre o botão de forma a escolher o tipo de Definição da Ligação à Origem dos Documentos Contabilísticos pretendida.

Após efetuadas estas definições, deverá clicar em Preparar para obter uma listagem exata da integração, já com indicação das contas e dos valores, ou eventualmente uma listagem de erros, com a indicação do tipo de erro, como por exemplo referências a contas não existentes.

Ao clicar em OK, volta ao ecrã anterior onde surgem os botões Observar, que permitirá observar a listagem da integração, e Integrar, que permitirá executar a integração dos dados.

Para saber mais informações sobre o funcionamento dos Documentos de Tesouraria de Vencimentos, deverá consultar o artigo de apoio Lançamento de Recibos em Documentos de Tesouraria.