Integração de Compras, Pagamentos e Adiantamentos a Fornecedores

Após confirmação da existência destas contas, é possível executar a integração dos dados, de acordo com o preenchimento de:

• Filtro de adiantamentos: poderá definir-se um filtro para os documentos a integrar.

• Data inicial do processamento dos adiantamentos: data a partir da qual se pretende integrar os documentos.

• Data final do processamento dos adiantamentos: data até à qual se pretende integrar os documentos.

• Através do ícone de listagem, já poderá visualizar-se uma Opções das Análises dos documentos para integração.

• Só incluir recibos não contabilizados: esta opção permitirá impedir a integração de documentos que já foram integrados.

• Processar automaticamente as reflexões: esta opção permitirá executar as reflexões que estão definidas nas contas do SNC. Se estiver validada, as reflexões para a contabilidade analítica são efetuadas automaticamente.

• Lança Referência Interna dos adiantamentos como Rubrica: permitirá lançar o campo referência interna dos recibos como rubrica.

• Lança Centro Analítico: desta forma, ao lançar o documento na contabilidade, inclui o centro analítico.

• Verifica preenchimento de Centro Analítico: para que esta opção esteja completamente validada, deverá, no plano de contas, validar também a opção nos movimentos obriga a preencher um centro analítico (ver Constituição da Tabela do Plano de Contas).

• Colocar no descritivo do mov. o doc. de c/c e respetivo n.º: esta opção permite que a descrição do movimento seja a designação e respetivo n.º do Adiantamento.

• Configurar contas:deverá, através desta opção, configurar a conta para os movimentos a dinheiro e as diversas contas de adiantamentos e IVA regularizações.

• Data do movimento: indica a data do movimento na contabilidade.

• Diário:permitirá a seleção do diário onde serão lançados os documentos.

• Documento:permitirá a seleção do tipo de documento a constar no diário.

• Número: para um lançamento único deverá preencher-se o n.º de identificação desse documento. O número do lançamento só é necessário preencher se não ativar a opção Um documento na contabilidade por cada adiantamento, que coloca o número do documento original no movimento.

• Um documento na contabilidade por cada adiantamento: esta opção permitirá colocar o número do documento original no movimento contabilístico.

• Usa a data interna do documento para a data na contabilidade: permitirá usar a data interna do documento para o lançamento na contabilidade.

Esta opção permitirá efetuar integrações contabilísticas utilizando fontes de informação externas. Assim, é possível definir uma ligação do tipo ODBC que acede aos dados a integrar.

Adicionalmente, é também possível selecionar a atualização ou não dos documentos de origem sempre que a ligação utilizada permitir atualizações. Sendo necessário ativar a respetiva opção atualizar Adiantamentos a fornecedores.

Para configurar a ligação, deverá realizar clique direito sobre o botão de forma a escolher o tipo de Definição da Ligação à Origem dos Documentos Contabilísticos pretendida.

Após efetuadas estas definições, deverá clicar em Preparar para obter uma listagem exata da integração, já com indicação das contas e dos valores, ou eventualmente uma listagem de erros, com a indicação do tipo de erro, como por exemplo referências a contas não existentes.

Ao clicar em OK, volta ao ecrã anterior onde surgem os botões Observar, que permitirá observar a listagem da integração, e Integrar, que permitirá executar a integração dos dados.

Após confirmação da existência destas contas, é possível executar a integração dos dados de acordo com o preenchimento de:

• Filtro de pagamentos: poderá definir-se um filtro para os documentos a integrar.

• Data inicial do processamento dos pagamentos: data a partir da qual se pretende integrar os documentos.

• Data final do processamento dos pagamentos: data até à qual se pretende integrar os documentos.

• Através do ícone de listagem, já poderá visualizar-se uma Opções das Análises dos documentos para integração.

• Só incluir pagamentos não contabilizados: esta opção permitirá impedir a integração de documentos que já foram integrados.

• Processar automaticamente as reflexões: esta opção permitirá executar as reflexões que estão definidas nas contas do SNC. Se estiver validada, as reflexões para a contabilidade analítica são efetuadas automaticamente.

• Lança Referência Interna dos pagamentos como Rubrica: permitirá lançar o campo referência interna das linhas do documento como rubrica.

• Lança Centro Analítico: desta forma, ao lançar o documento na contabilidade, inclui o centro analítico.

• Verifica preenchimento de Centro Analítico: para que esta opção esteja completamente validada, deverá, no plano de contas, validar também a opção nos movimentos obriga a preencher um centro analítico (ver Constituição da Tabela do Plano de Contas).

• Utiliza Centro Analítico dos doc. de tesouraria: se validar esta opção, o centro analítico lançado na contabilidade será o que consta nos documentos de tesouraria.

• Colocar no descritivo do mov. o doc. de c/c e respetivo n.º: coloca o documento de c/c e respetivo n.º no descritivo do movimento contabilístico.

• Faz apenas um lançamento por cada conta de disponibilidades: esta opção permitirá integrar vários pagamentos criando apenas uma linha relativa à conta de disponibilidades, com o somatório de todos os pagamentos que contenham essa conta. Esta opção apenas está disponível se a opção Um documento na contabilidade por cada pagamento estiver inativa.

• Descrimina o valor da conta de fornecedores pelo valor regularizado: através desta opção, ao integrar um pagamento a fornecedor relativo a diversas faturas, a conta de fornecedor passa a ser discriminada em relação às diversas faturas; ou seja, a integração na conta do fornecedor não é efetuada pelo total do pagamento mas sim pelas diversas linhas que o pagamento tiver.

• Documento original no descritivo: esta opção adiciona ao campo da descrição do movimento o texto ,ref. a e a informação do documento que originou a linha do pagamento quando esta seja referente a contas de terceiros. Esta opção apenas está ativa quando a opção Descrimina o valor da conta de fornecedores pelo valor regularizado esteja ativa.

Configurar contas

Deverá, através desta opção, configurar:

• a conta para movimentos a dinheiro, que permite indicar a conta de caixa;

• as contas para descontos financeiros, que permitem indicar as contas onde serão lançados os valores referentes a descontos financeiros do pagamento;

• os dois campos relativos às diferenças de câmbio, que servem para indicar quais as respetivas Contas do SNC, quer se trate de uma diferença favorável ou desfavorável — o sistema operará automaticamente a diferença de câmbio (favorável ou desfavorável) entre o documento original e o pagamento correspondente, efetuando também automaticamente o respetivo lançamento no diário;

• os campos de arredondamentos favoráveis ou desfavoráveis, que permitem lançar desvios encontrados entre o documento de compra e o pagamento, quando estes não foram emitidos na Moeda principal;

• as contas de retenção de IRS, dividindo-as por categorias — ao integrar na contabilidade, os valores de IRS ocuparão as contas correspondentes à categoria dos rendimentos dos documentos regularizados.

• Data do movimento: indica a data do movimento na contabilidade.

• Diário:permitirá a seleção do diário onde serão lançados os documentos.

• Documento:permitirá a seleção do tipo de documento a constar no diário.

• Número: para um lançamento único deverá preencher-se o n.º de identificação desse documento. O número do lançamento só é necessário preencher se não ativar a opção Um documento na contabilidade por cada pagamento, que coloca o número do documento original no movimento.

• Um documento na contabilidade por cada pagamento: esta opção permitirá colocar o número do documento original no movimento contabilístico. Caso possua ativa a funcionalidade do Reembolso de IVA, esta opção encontra-se sempre ativa, não sendo possível alterá-la.

• Usa a data interna do documento para a data na contabilidade:permitirá usar a data interna do documento para o lançamento na contabilidade.

Esta opção permitirá efetuar integrações contabilísticas utilizando fontes de informação externas. Assim, é possível definir uma ligação do tipo ODBC que acede aos dados a integrar.

Adicionalmente, é também possível selecionar a atualização ou não dos documentos de origem sempre que a ligação utilizada permitir atualizações. Para isso será necessário ativar a respetiva opção atualizar Pagamentos a fornecedores.

Para configurar a ligação, deverá realizar clique direito sobre o botão de forma a escolher o tipo de Definição da Ligação à Origem dos Documentos Contabilísticos pretendida.

Após efetuar estas definições, deverá clicar em Preparar para obter uma listagem exata da integração, já com indicação das contas e dos valores, ou eventualmente uma listagem de erros, com a indicação do tipo de erro, como por exemplo referências a contas não existentes.

Ao clicar em OK, volta ao ecrã anterior onde surgem os botões Observar, que permitirá observar a listagem da integração, e Integrar, que permitirá executar a integração dos dados.

Deverá, para tal, proceder previamente à definição dos Códigos CSNC de Compras e, após confirmação da existência dos mesmos na ficha dos artigos/serviços, é possível executar a integração dos dados, de acordo com o preenchimento de:

• Filtro de compras: poderá definir-se um filtro para os documentos a integrar.

• Código de movimento a integrar: permite a seleção, através do botão de processamento, do tipo de documento que se pretende integrar. Se optar pela não seleção de um documento, todos serão integrados. Apenas estão visíveis os tipos de documento que não tenham ativa a opção Não Aparece como Doc. Compras; esta opção encontra-se nos códigos de movimentos da conta-corrente do Módulo Gestão. Se este campo estiver vazio, o Diário e Documento Predefinido utilizado na integração da compra é o que estiver configurado nos códigos de conta-corrente dos documentos a integrar. Se nos códigos de conta-corrente os campos não estiverem preenchidos, então usa o que estiver configurado nos campos Diário e Documento deste ecrã. O ícone de listagem permite o acesso a uma Opções das Análises dos documentos que foram emitidos e ainda não integrados, tendo sempre em conta o filtro anteriormente definido.

• Data inicial das compras: data a partir da qual se pretende integrar os documentos.

• Data final das compras: data até à qual se pretende integrar os documentos.

• Utiliza a data original:permite selecionar qual das datas (interna ou original) a ser utilizadas na contabilidade. Uma vez ativa esta opção, altera a designação da opção Usa a data interna do documento para a data na contabilidade para Usa a data original do documento para a data na contabilidade.

• Só incluir compras não contabilizadas: esta opção permitirá impedir a integração de documentos que já foram integrados.

• Processar automaticamente as reflexões: esta opção permitirá executar as reflexões que estão definidas nas contas do SNC. Se estiver validada, as reflexões para a contabilidade analítica são efetuadas automaticamente.

• Lança Referência Interna das linhas das compras como Rubrica:permite lançar o campo referência interna das linhas do documento como rubrica.

• Lança Centro Analítico: desta forma, ao lançar o documento na contabilidade, inclui o centro analítico. Ao clicar no botão Preparar ou Integrar, a aplicação vai verificar se existem centros analíticos inativos. Caso existam, é apresentada a mensagem Existem centros analíticos inativos. Pretende continuar?. Se a resposta for afirmativa, a aplicação procede com o seu comportamento normal. Se a resposta for negativa, é apresentada uma listagem com os documentos de compras que têm o centro analítico inativo. É possível navegar para o registo da compra através de um duplo clique na linha.

• Verifica preenchimento de Centro Analítico: para que esta opção esteja completamente validada, deverá, no plano de contas, validar também a opção nos movimentos obriga a preencher um centro analítico (ver Constituição da Tabela do Plano de Contas).

• Movimentar inventário permanente: sendo validada esta opção, há movimentação do Inventário Permanente de acordo com a definição das contas do plano na ficha de stocks e serviços. Nota: os movimentos são agrupados, dentro da mesma conta, em função de movimentarem inventário permanente ou não, de acordo com a definição do artigo.

• O desconto financeiro é lançado em existências: lança o desconto financeiro em existências.

• Integra as despesas adicionais incluídas junto com as restantes linhas: ao validar esta opção, as despesas adicionais da compra são integradas junto com as restantes linhas do documento.

• Configurar contas: Deverá, através desta opção, configurar as contas de adiantamentos e de regularização de IVA das diversas tabelas, assim como as contas de diferenças de câmbio favoráveis e desfavoráveis. Poderá também configurar as contas de retenção de IRS, dividindo-as por categorias. Ao integrar na contabilidade, os valores de IRS ocuparão as contas correspondentes à categoria de cada documento. Ao efetuar a Integração de Compras a Fornecedor, caso exista referência a uma conta que não esteja preenchida ou que seja de integração, é dada uma mensagem com informações de forma a facilitar a correção da situação que lhe deu origem (nomeadamente a conta que não está preenchida ou que é de integração, o tipo do fornecedor, a tabela do IVA, o CSNC, o número do documento de compra, a referência e descrição do artigo onde se encontra este erro). Retornarão tantas mensagens quantas as contas que não estejam preenchidas ou sejam de integração para cada documento.

• Data do movimento: indica a data do movimento na contabilidade.

• Diário:permitirá a seleção do diário onde serão lançados os documentos.

• Documento:permitirá a seleção do tipo de documento a constar no diário.

• Número: para um lançamento único deverá preencher-se o n.º de identificação desse documento. O número do lançamento só é necessário preencher se não ativar a opção Um documento na contabilidade por cada documento de compra, que coloca o número do documento original no movimento.

• Um documento na contabilidade por cada documento de compra: esta opção permitirá colocar o número do documento original no movimento contabilístico.

• Usa a data interna do documento para a data na contabilidade:permitirá usar a data interna do documento para o lançamento na contabilidade.

Esta opção permitirá efetuar integrações contabilísticas utilizando fontes de informação externas. Assim, é possível definir uma ligação do tipo ODBC que acede aos dados a integrar.

Adicionalmente, é também possível selecionar a atualização ou não dos documentos de origem sempre que a ligação utilizada permitir atualizações. Sendo necessário ativar a respetiva opção atualizar Documentos de Compras.

Para configurar a ligação, deverá realizar clique direito sobre o botão de forma a escolher o tipo de Definição da Ligação à Origem dos Documentos Contabilísticos pretendida.

Quando se efetuam integrações através de ligações externas, deverá ter-se em atenção aos Códigos CSNC da base de dados destino e se existem no Plano de Contas da base de dados destino as contas configuradas.

Exemplo: estando na base de dados da Empresa XPTO e integrando compras da base de dados da Empresa Teste, é necessário, primeiramente, integrar os fornecedores da base de dados da Empresa Teste na base de dados da Empresa XPTO e verificar na base de dados da Empresa XPTO se existe um CSNC configurado para o documento em questão (neste caso, a compra da base de dados da Empresa Teste).

Após efetuadas estas definições, deverá clicar em Preparar para obter uma listagem exata da integração, já com indicação das contas e dos valores, ou eventualmente uma listagem de erros, com a indicação do tipo de erro, como por exemplo referências a contas não existentes.

Ao clicar em OK, volta ao ecrã anterior onde surgem os botões Observar, que permitirá observar a listagem da integração, e Integrar, que permitirá executar a integração dos dados.

Nota: para a Integração de Compras de Imobilizado, quando o fornecedor é em simultâneo fornecedor de imobilizado, deverá estar ativo o parâmetro de fornecedores Guarda o estabelecimento na conta-corrente, existir um estabelecimento para o mesmo fornecedor com as respetivas contas para a Integração de Compras de Imobilizado definidas. Assim torna-se possível, para o mesmo fornecedor, efetuar integrações consoante o tipo de bens adquiridos: para as contas 21 para compras normais e 26 para compras de imobilizado.