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Desde Usuarios | Expediente de RRHH es posible dar de alta empleados, modificar sus datos y eliminar registros cuando sea necesario.
Es necesario disponer de los permisos correspondientes para realizar estas acciones.
Dar de alta
Visualtime dispone de un asistente que permite registrar uno o varios empleados al mismo tiempo, siempre que compartan características comunes (grupo, fecha de alta, convenio, etc.).
Para dar de alta empleados, se deben seguir los siguientes pasos:
Acceder a Usuarios | Expediente de RRHH;
En el árbol organizativo, seleccionar el grupo o departamento al que pertenecerán;
Hacer clic en el ícono Añadir nuevo(s) usuario(s);
Hacer clic en Siguiente en el asistente de alta que se abre;
Indicar el número de empleados que se va a dar de alta;
Seleccionar la fecha de iniciodel contrato. Si es necesario, se puede modificar esta fecha posteriormente desde Usuarios | Expediente de RRHH | Administración;
Definir si el código de contrato se asigna automáticamente o manualmente. El número de contrato debe ser único en la empresa;
Seleccionar el convenio colectivo aplicable;
Definir el método de identificación por terminal (biometría o tarjeta);
Si es necesario, hacer clic en el icono de lápiz para editar nombres de los empleados o códigos de contrato;
Confirmar la edición (✓) o cancelarla (✗);
Indicar si se activa Gestión de tareas (solo si se dispone de licencia);
Hacer clic en Finalizar;
Revisar la pantalla de confirmación y, en caso necesario, corregir errores;
Confirmar el alta.
Modificar datos
Si es necesario, se pueden modificar los datos de los empleados.
Cambiar nombre
Para cambiar el nombre de un empleado, deben seguir los siguientes pasos:
Acceder a Usuarios |Expedientes de RRHH;
Seleccionar el empleado en el árbol jerárquico;
En la sección Perfil, modificar el campo Nombre;
Hacer clic en Guardar cambios o Deshacer cambios.
Cambiar idioma
Para cambiar el idioma por defecto de un empleado en la aplicación, se deben seguir los siguientes pasos:
Acceder a Usuarios |Expedientes de RRHH;
Seleccionar el empleado en el árbol jerárquico;
En la sección Perfil, en el campo Idioma, seleccionar el idioma deseado en la lista desplegable;
Hacer clic en Guardar cambios o Deshacer cambios;
Editar campos del perfil
Para editar los campos del perfil del usuario se deben seguir los siguientes pasos:
Acceder a Usuarios |Expedientes de RRHH;
Seleccionar el empleado deseado en el árbol jerárquico;
Hacer clic en Expediente HR (esquina superior derecha);
En la sección Perfil de usuario, hacer clic en Editar;
Modificar los campos necesarios:
Los campos no históricos reemplazan directamente el valor anterior;
En los campos históricos, indicar la fecha en Válido a partir de;
Si existen registros previos, se muestra la fecha del registro actual;
Si es el primer registro, se muestra la fecha actual;
Para los campos con registros históricos, se ofrece la opción de añadir nueva información, sin perder el rastro de los datos anteriores. Indicar en Válido a partir de, la fecha a partir de la que es efectiva la nueva información.
Hacer clic en Guardar o Cancelar;
Informar de la fecha de cierre específica
La fecha de cierre bloquea los datos hasta la fecha indicada y se puede personalizar por empleado, siguiendo los siguientes pasos:
Acceder a Usuarios | Expediente de RRHH;
Seleccionar el empleado deseado en el árbol jerárquico;
Hacer clic en Administración (esquina superior derecha);
En Fecha de cierre, hacer clic en Editar; Nota: si no se ha editado anteriormente, es la misma que la fecha de cierre global.
Elegir una de las siguientes opciones:
Aplicar la fecha global;
Indicar una fechapersonalizada (manualmente o seleccionando den el calendario);
Hacer clic en Aceptar;
Introducir el código de confirmación y confirmar.
Nota: También es posible definir esta fecha desde Seguridad y auditoría | Fecha de cierre.
Eliminar empleados o datos asociados
La eliminación puede realizarse de forma completa o parcial, según se desee:
Eliminar empleado
Si el empleado no ha generado datos significativos (como registros de jornada), se deben seguir los siguientes pasos para eliminarlo:
Acceder a Expediente de RRHH;
Seleccionar el empleado deseado en el árbol jerárquico;
Hacer clic en el icono Eliminar el usuario seleccionado (papelera);
Introducir el código de confirmación;
Hacer clic en Aceptar.
Si el empleado ya ha generado datos significativos para la gestión de tiempo, el sistema puede impedir su eliminación completa por restricciones o políticas de retención de datos. En ese caso, será necesario utilizar la opción de borrado de datos asociados.
También se puede realizar esta operación desde Usuarios | Expediente de RRHH | Administración.
Eliminar datos asociados
Si el empleado ya ha generado datos, puede no ser posible eliminarlo completamente. En ese caso, es posible eliminar información concreta, siguiendo los siguientes pasos:
Acceder a Usuarios |Expediente de RRHH;
Seleccionar el empleado para el que se desea eliminar datos en el árbol jerárquico;
Hacer clic en Administración (esquina superior derecha);
En la sección Borrado de datos de usuario, hacer clic en Seleccionar datos a borrar;
Seleccionar los datos que se desea eliminar:
Foto de usuario: se borra la foto del usuario que aparece en los distintos portales;
Huellas del usuario: se borran las huellas del usuario del servidor y de todos los terminales;
Fotos de fichajes:se borran todas las fotos asociadas a los fichajes del usuario;
Hacer clic en Finalizar;
Introducir el código de confirmación y confirmar; Nota: si no se introduce el código o se pulsa Cancelar, no se eliminan los datos.