No es necesario tener conocimientos previos sobre bases de datos para utilizar Sigrid. En las bases de datos, la información se organiza en tablas. Cada tabla almacena los datos de una entidad concreta, como los clientes, o las relaciones entre entidades, como la vinculación entre un cliente y sus direcciones postales. Las tablas se identifican por un nombre, por ejemplo cli para la tabla de clientes o cua para las cuentas auxiliares.
Dentro de cada tabla se definen campos que almacenan las propiedades específicas de la entidad. Estos campos también tienen un nombre y, para evitar confusiones, se identifican precediendo el nombre del campo con el de la tabla seguido de un punto (.). Por ejemplo, cli.cif es el campo de la tabla de clientes que guarda el código de identificación fiscal.
Cada fila de la tabla se denomina registro. En la tabla de clientes (cli), por ejemplo, cada registro corresponde a un cliente concreto y almacena sus atributos en los campos correspondientes.
Sigrid se comunica con la base de datos mediante SQL (Structured Query Language), lo que le permite interactuar con diversos motores: Microsoft Jet, Microsoft SQL Server, Oracle o cualquier base de datos con controlador ODBC. Microsoft Jet es el motor utilizado por defecto, pero si se dispone de otro, basta con seleccionarlo al crear una nueva base de datos para que Sigrid se comunique con él.
Una base de datos de Microsoft Jet consiste en un archivo guardado en el sistema informático, con extensión .sig (puede tener cualquier nombre válido del sistema operativo). Tras la instalación, estos archivos quedan asociados a Sigrid, de modo que un doble clic en el Explorador de Windows ejecuta la aplicación y abre la base de datos seleccionada.
Sigrid permite manejar un número ilimitado de bases de datos, incluso de forma simultánea. Para crear una nueva, se selecciona la opción correspondiente en el menú Archivo. Cada base de datos puede contener los datos de una sola empresa o de varias.
En cada base de datos se almacenan los datos de varios ejercicios contables. Si la base de datos crece excesivamente, se puede realizar una copia de seguridad y eliminar de la base activa los ejercicios cerrados que no se consulten habitualmente. Para acceder a datos de ejercicios anteriores, basta con abrir la copia correspondiente.
No es preciso conocer SQL para trabajar con Sigrid, pero si se tienen nociones de este lenguaje, se puede aprovechar al máximo la ventana de ejecución de comandos SQL o Consulta en SQL. A través de ella, es posible interactuar directamente con la base de datos abierta en la ventana principal, sin limitaciones, siempre que el usuario tenga los permisos adecuados.
De todos modos, se observa el uso de SQL por parte de Sigrid en operaciones cotidianas, como la búsqueda general: al definir los criterios, la aplicación genera automáticamente la Sentencia SQL correspondiente y la muestra en el cuadro de texto Sentencia SQL.
Para crear sentencias SQL personalizadas, es necesario conocer la estructura de la base de datos, es decir, los nombres de tablas y campos que contienen la información.
¿Cómo copiar bases de datos?
La opción Copia base de datos del menú Archivo duplica la base de datos abierta en la ventana principal: para Microsoft Jet, crea nuevo archivo con datos completos; para SQL Server u Oracle, requiere Modo Administrador y copia a base de datos destino existente (estructura + registros). Finaliza abriendo Identificación de usuario (Jet) o conexión destino (servidores). Proceso confirma y preserva integridad de datos.
Para realizar una copia de la base de datos se deben seguir estos pasos:
- Ir a la ventana principal.
- Seleccionar Archivo | Copia base de datos.
- Para Microsoft Jet:
- Especificar el nombre de la base de datos destino en diálogo de archivos.
- Crear la nueva base de datos y copiar todos los datos.
- Abrir Identificación de usuario, si procede; para conectar a destino.
- Para SQL Server u Oracle. Esta opción requiere permisos de administrador.
- Confirmar en diálogo inicial.
- Abrir Abre base de datos para cadena de conexión a base de datos destino, debe existir previamente.
- Copiar la estructura de tablas y todos los registros desde origen.
¿Cómo abrir bases de datos?
La opción Abrir base de datos del menú Archivo permite conectar a motores como Microsoft Jet, Microsoft SQL Server, Oracle o ODBC, configurando tipo de servidor, ubicación y autenticación. Después de Aceptar, abre Identificación de usuario si aplica o directamente la ventana principal con la lista de conceptos de primer nivel. La autenticación es independiente de la gestión interna de usuarios/roles.
Los pasos que se deben seguir para abrir una base de datos son los siguientes:
- Ir a la ventana principal.
- Seleccionar Archivo | Abre base de datos para abrir la ventana de conexión.
- Especificar el tipo de servidor.
- Configurar la ubicación:
- Para Microsoft Jet: pulsar Examinar para seleccionar archivo físico.
- Para otros: pulsar Seleccionar servidor. Abre diálogo del proveedor, por ejemplo login de SQL Server.
- Introducir datos de autenticación: nombre de usuario y contraseña del motor de base de datos.
- Pulsar Aceptar:
- Abrir Identificación de usuario, si procede.
- Cargar base de datos mostrando carpetas de primer nivel en lista de conceptos de la ventana principal.
¿Cómo crear una nueva base de datos?
La opción Nueva base de datos del menú Archivo inicia la creación de una nueva base de datos, comenzando por Conexión de base de datos para configurar servidor, conexión y autenticación. Posteriormente, se accede a Opciones para crear estructura de tablas o copiar desde plantillas. Las plantillas facilitan la inicialización, se crean propias vía exportación en Herramientas. Para servidores no-Jet, preservar datos existentes desactivando Crear tablas.
Para crear una nueva base de datos se deben seguir estos pasos:
- Ir a la ventana principal.
- Seleccionar Archivo | Nueva base de datos para abrir Conexión de base de datos.
- Configurar la conexión:
- Especificar tipo de servidor.
- Introducir opciones de conexión y datos de autenticación.
- Pulsar Aceptar.
- En Opciones:
- Para Microsoft Jet: crear nuevo archivo de base de datos con estructura de tablas automáticamente.
- Para otros servidores:
- Activar Crear tablas para nueva estructura.
- Desactivar Crear tablas para copiar datos de plantilla existente. Esta opción mantiene los datos previos.
- Opcionalmente, seleccionar plantilla:
- Usar plantillas distribuidas en carpeta Plantillas.
- Abrir plantillas vía Archivo | Abrir base de datos para inspeccionar.
- Opcionalmente. crear plantillas personalizadas:
- Utilizar opción de exportación en Herramientas.